檔案工作標準化的現狀分析

劉強 李麒

摘要? 近年來，我國的檔案工作標準化建設逐漸受到人們的關注，檔案標準是檔案管理工作開展的基礎和依據。本文介紹了我國檔案工作標準化的發展歷程，分析了檔案工作標準化的現狀，指出了存在的主要問題，并針對上述問題提出了幾項主要的改進措施。

關鍵詞? 檔案工作標準化 現狀分析 問題 措施

檔案工作標準是針對檔案工作領域中的重復性事物和概念制定或修訂的各種標準的總稱，是單位和個人在檔案工作基礎以及一致遵循的規范。檔案工作標準化是指在技術、經濟、科學及管理等社會實踐中，對檔案工作領域中的重復性事物和概念通過制定、實施標準，達到統一，以獲得最佳秩序和社會效益的過程[1]。檔案工作標準化是檔案行業健康發展的基礎，是實現檔案管理現代化和信息化的必要條件。檔案工作標準化的實行，切實提高了檔案工作的質量和效率，大力推動了檔案學的發展。

一、我國檔案工作標準化建設的發展歷程

在1979年12月舉行的全國文獻檢索標準化工作會議上，國家檔案局首次提出檔案工作過程標準化的提案，這是中國檔案標準化工作的開端。1985年，國家標準局批準發布了我國第一個檔案工作國家標準《檔案著錄規則》，為中國檔案工作的標準化提供了依據。1986年，標準化研究室作為專門研究和制定我國檔案工作標準的機構正式成立，很好地促進了我國檔案工作標準化的發展。1988年，國家標準GB/T9705-88《文書檔案案卷格式》正式頒布;1989年，國家標準GB/ T 11821-89《照片檔案管理規范》和GB/T 11822-89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》發布;1992年，國家標準GB/T 13967-92《全宗單》和GB/T 13968-92《檔案交接文據格式》發布;1994年，國家標準GB/T 15021-94《縮微攝影技術用35mm卷片拍攝技術圖樣和技術文件的規定》和GB/T 15418-94《檔案分類標引規則》發布。

除國家標準外，國家檔案局還制定了一系列檔案行業標準。1992年，我國首個檔案行業標準《檔案工作基本術語》發布，此后，我國檔案工作標準化快速發展，頒布了大量的行業標準。1992—1995年間發布的檔案行業標準包括《檔案工作基本術語》《直列式檔案密集架》《檔案裝具》等。

二、檔案工作標準的分類

檔案工作的標準系統包括以下類型。

1.基礎標準。

（1）術語標準。檔案術語用于表達檔案工作中的事物和概念，在檔案工作標準化過程中發揮重要作用。如《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）主要定義了檔案工作的基本術語和定義。

（2）文件材料標準。文檔材料的質量水平直接決定了文件的質量。代表性標準是《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008），主要規定了文書檔案案卷格式的基本內容，并對其構成和填寫方法提出要求。

（3）專業符號標準。專業符號是用漢字、漢語拼音和阿拉伯數字表示的特定概念，包括管理中的文件編號、檢索語言中的分類編號、專業檔案館的代號等。例如，《明清檔案檔號編制規則》（DA/T9-1994）闡明了明清檔案檔號的編制原則、結構和方法，它充分反映了明清檔案實體的整理體系，便于檔案的實體管理及目錄的檢索交流。

（4）保管單位規格和質量標準。如《全宗卷規范》（DA/T12-2012）規定了全宗卷的編制原則、內容構成、基本格式及整理方法等。

（5）庫房和裝具標準。例如，《直列式檔案密集架》（DA/T7-1992）規定了直列式檔案密集架的型號、規格及結構形式、技術要求及試驗方法等。

2.管理標準。管理標準是檔案管理工作的程序和職責的標準，包括如下。

（1）一般檔案管理標準。在歸檔、接收、整理、鑒定、保管、統計和利用等一系列檔案管理工作流程中的標準。①一般管理標準。例如，《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）的主要內容是對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。②著錄標引標準。如《檔案分類標引規則》（GB/T15418-2009）規定了檔案分類標引的基本原則、不同類型和主題的檔案分類標引規則以及檔案分類標引的工作程序和質量管理。

（2）檔案縮微品和聲像檔案管理標準。它主要包括針對縮微檔案和聲像檔案在收集、整理、鑒定、開發利用等方面制定的標準。如《縮微攝影技術在16mm卷片上拍攝檔案的規定》（DA/T4-1992）的主要內容為規定了在16mm卷式縮微膠片上按全宗系統拍攝檔案的程序和要求。

（3）檔案數字化管理標準。檔案數字化管理標準主要指檔案信息化建設、數字化建設和電子檔案管理應遵循的標準。例如，《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）規定了紙質檔案數字化技術和管理要求[2]。

三、檔案工作標準化的現狀

1.檔案工作標準化研究現狀分析。本文的標準樣本信息來源于中國知網標準庫中的國家標準全文數據庫和萬方數字資源系統——中外標準類數據庫。分別以“標準名稱”和“題名”為檢索項，以“檔案”為檢索詞，刪除重復及無關內容，截止到2019年5月4日，檢索的統計結果如下表。

從上表中可以看出，我國的檔案標準化工作始于20世紀80年代，1985年到1990年發展緩慢，制定和頒布的檔案標準數量不多。20世紀90年代中期，是制定和頒布檔案標準的高峰期，其中1992年與1996年制定與頒布數量最多，最高數量達19個。90年代后期數量呈下降趨勢，21世紀初期起伏比較平緩。2008—2010年間，制定與頒布數量呈上升趨勢;2012—2014年間，數量急速增長，2014年制定與頒布數量最多，為33個。2016年呈上升趨勢，2017—2018年間起伏比較平緩。總結來說，我國檔案標準化工作經過20世紀80、90年代的初期發展，21世紀初的平緩發展，2010年后進入蓬勃發展的階段。

通過以上圖表及分析可得出以下結論。首先，檔案標準涉及學科廣泛，包括科學研究管理、工業通用技術及設備、計算機軟件及計算機應用、社會科學理論與方法等八個學科領域。其次，檔案標準涉及收集、整理、鑒定與利用等不同工作環節與層次。截止到2019年5月4日，有關檔案的行業標準74項，全部是非強制性標準。在74項標準中，有26項標準是針對電子文件管理的標準，約占35%，可以看出國家越來越重視檔案信息化標準建設。

2.檔案工作標準化發展趨勢。進入21世紀以來，我國國民經濟快速發展，國際地位不斷提高，檔案工作標準化建設進入新局面，呈現出以下三個發展趨勢。

（1）檔案信息標準建設取得重大成果。在當今時代，我們已經進入了信息化社會。檔案館作為一種重要的信息資源，其標準化工作正受到越來越多的關注。標準規范是檔案信息化建設的重要保證。近五年來，信息化標準逐漸體系化，渡過了因缺乏規范依據從而制約檔案工作信息化發展的尷尬時期[3]。

在管理實踐方面，國家檔案局近年來修訂并發布了數十項相關標準。2014年發布的標準包括《檔案數字化外包安全管理規范》及《數字檔案館系統測試方法》，2015年發布的標準包括《企業電子文件歸檔與電子檔案管理指南》及《數字檔案室建設指南》，2016發布的標準有《檔案信息系統安全保護基本要求》，2017年發布的標準有《電子檔案管理系統基本功能規定》[3]。

國家檔案館近年來修訂或發布了大量的行業標準，如《數字檔案COM和COLD技術規范》（DA/T 53-2014）、《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T63-2017）、《文書類電子檔案檢測方案一般要求》（DA/T70-2018）等十幾項行業標準，為電子文檔的標準化管理提供了依據和基礎。地方檔案部門根據地方檔案工作實際情況，以國家檔案局發布的國家、行業規范和標準為前提，制訂、修訂了地方標準和規范達140余個[3]。

（2）借鑒國際經驗，配合國際標準化工作。“采用和應用國際ISO標準是衡量文件管理水平的重要指標之一。”根據目前我國的檔案標準現狀，可以看出我國開始逐漸借鑒國際經驗，采用國際ISO標準，與國際標準化工作接軌。

ISO成員國同意根據澳大利亞國家標準《AS 4390文件管理標準》制定《ISO 15489》，該標準將國際文件管理最佳實踐納入標準。國家檔案局發布的《信息與文獻—文件管理第一部分：通則》（GB/T 26162.1-2010）采用了《ISO15489-1：2001》，將我國文件管理工作與國際接軌。除此之外，積極參與國際檔案事務，開展更廣泛的國際交流。檔案工作者組織代表團參加國際會議，如國際檔案理事會年會和國際檔案大會等，參加或承辦世界記憶項目亞太地區委員會和國際檔案理事會東亞分會的活動，并參與國際檔案學術討論和標準制定[4]。

（3）檔案標準推廣宣傳力度加大。檔案工作的標準化需要所有檔案工作者的參與，仔細研究和解讀標準。如果檔案工作人員不去學習、解讀標準，導致對標準理解不準確、不到位，將會對標準的執行產生負面影響。近年來，國家檔案局針對發布的檔案標準加大推廣宣傳力度，這體現在以下兩方面。首先，國家檔案局組織相關學者撰寫已發布標準的相關解釋。自2018年1月1日起，國家檔案局發布了12項檔案行業推薦性標準，如《紙質檔案數字化規范》，該標準已正式實施。國家檔案管理部門與中國檔案雜志合作共同發起“提質增效 標準先行”系列專題，《中國檔案》刊登了12項行業標準的解讀文章，為廣大檔案工作者解難答疑，推動了12項行業標準的執行。其次，國家檔案局定期舉行不同類型的培訓班，宣傳推廣已發布的檔案標準。國家檔案局檔案干部教育中心舉辦了針對新頒布的檔案數字化標準解讀和數字檔案室建設培訓課程，以上措施加深了檔案工作人員對相關標準的認識，有效地促進了標準的施行。

四、檔案工作標準化存在的問題

目前，我國檔案工作標準化的發展正在加速，發展過程中存在一些問題。

1.基層事業單位檔案管理人員混淆標準和法規的使用條件。統一領導、分級管理是我國檔案管理工作的基本原則之一。國家檔案局通過對全國檔案工作實行全面規劃和統籌安排，制定統一檔案法規和業務標準，提出統一的方針政策，實行統一的指導、監督和檢查[5]。通過頒布國家標準和行業標準，越來越多的事業單位開始更加關注檔案的標準化，提高了檔案管理人員的標準化意識，推動了檔案標準化工作的發展。但由于發布的國家標準與行業標準具有覆蓋面廣、比較寬泛等特點，導致許多事業單位檔案管理人員在使用標準的工作過程中，對頒布的標準理解不準確，從而產生很多問題。如經常混淆標準和法律法規的效力和適用條件。很多行業標準是非強制性標準，而事業單位檔案管理人員錯以為是強制性標準，認為國家一旦發布就必須貫徹實施等。

2.檔案工作標準化人才隊伍尚未建成。檔案工作者是檔案工作標準化的直接實施者。在實際工作情況下，部分單位沒有配備專職檔案人員，由其他工作人員負責檔案工作。為了簡化人員，在一些較小的單位中，其他職位兼職負責檔案工作。目前的實際情況是，在相當多的單位中，無論是專職檔案人員還是兼職檔案人員，都存在教育水平低、缺乏專業性等問題。一些文件管理人員沒有經過專業的文件管理培訓，缺乏文件管理的專業知識。社會的進步和科學技術的發展要求檔案工作者與時俱進。根據目前的實際情況，建設規范的檔案工作隊伍還有很長的路要走。

五、解決檔案工作標準化問題的措施

1.加大檔案標準宣傳力度，實行多樣化的監管方式。首先，基層事業單位領導要注重檔案管理，充分認識檔案管理的重要性。在選擇和派遣員工時，要選擇責任心強、能力強、工作嚴謹的員工。在準備發布檔案行業標準和法規時，檔案行政管理部門和標準管理部門經常組織檔案管理人員對相關規范性文件進行培訓，促進有關單位學習理解標準的要點，有效降低標準在執行過程中出現的問題，提高標準實施的質量。其次，檔案標準實施后，還要進行有效的監督和審查。當發現與其他法律法規、行業標準存在矛盾以及與工作實踐落后的地方時，應及時地進行修訂和完善。在監管方式的選擇上，除了建立監督團隊的傳統方式外，還可以采用微博、電話和微信公眾號的方式吸引社會相關組織和個人積極參與標準的監督，促進標準制定的科學性。

2.抓好人才培養，組建檔案標準化工作人才隊伍。習近平總書記強調，人才是實現民族振興、贏得國際競爭主動的戰略資源，檔案管理工作人員的業務水平直接決定檔案工作標準化發展水平。各檔案部門要充分認識到人才培養的重要性和緊迫性，并采取以下措施。首先，每個檔案工作部門都要加強相關人員的團隊建設，促進檔案工作的信息化和標準化。積極組織檔案管理、規章制度、職業道德教育和現代科技知識培訓，提高檔案相關人員的業務能力和專業水平。特別是，重點對專職檔案員、兼職人員進行業務培訓，使檔案管理員的標準化知識與時俱進，適應新形勢。其次，檔案工作者除了學習檔案專業的相關知識外，還應加強對計算機和辦公軟件的使用以及檔案法律法規的學習。最后，各單位和部門也要做好檔案交接工作，特別提醒負責檔案交接工作的相關人員，避免工作移交中的錯誤，實現檔案工作的規范化管理。