優化流程改造承鋼ERP 系統采購結算功能

劉廣泉

（河鋼集團 承鋼工程公司信息中心，河北 承德 067000）

對于企業經營管理來說，物資采購結算是非常關鍵的管理，特別是鋼鐵企業來說，采購大宗原燃料、備品備件和材輔料的采購的量和金額都非常大，在管理過程中，依靠傳統的手工記賬方式根本無法滿足企業經營管理需求。因此，河鋼承鋼公司2002年引入ORACLE ERP 系統并成功上線，利用ERP 系統在采購管理過程落實精細化管理，提升企業的綜合實力。

ORACLE ERP 系統采用財務業務一體化和閉環管理的管理理念，采購管理從采購申請、采購訂單、采購接收、采購檢驗、采購入庫、采購結算和采購付款幾個過程來實現采購業務閉環。物料種類的不同，結算方式也有很大差異，大宗原燃料的結算要根據質量檢驗要素進行優質優價，供應商按優質優價后的價格開具發票；備品備件采購結算要區分出生產用和工程技改用等。大宗物料入廠都需要進行計量和質檢，鋼鐵企業24 小時不間斷生成，所以每天每時都有物資進廠，一個采購訂單會有幾十幾百，甚至上千個計量接收檢驗批次，采購結算人員結算時要按采購接收匹配發票，一方面要準確對應采購批次、采購量，另一方面又要調整結算價（采購發票匹配接收對應帶出的價格是采購訂單價），工作量繁雜，操作效率低。

為此業務非常強烈要求技術人員能通過技術改造，來降低操作復雜性，提升操作效率。在長期ERP 系統運維的知識基礎上，持續不斷的對系統應用的掌握和技能的學習提升，對系統進行了反復鉆研和驗證，突破技術瓶頸，進行功能改善攻關，滿足采購結算提高效率，降低操作復雜性的要求。

1 ERP結算優化前現狀

本文對于ERP 結算優化主要是采購發票匹配功能的優化，ERP 發票匹配是為了保證收到供應商的發票和供應商提供的貨物是相匹配的。ERP 與采購訂單的匹配分為幾個維度：

（1）二維匹配：應付發票和采購訂單的數量和單價匹配。

（2）三維匹配：應付發票和采購訂單、接收單的數量、單價匹配。

（3）四維匹配：應付發票和采購訂單、接收單的數量、入庫單的數量、單價匹配。

ERP 的匹配原則是ERP 的應付模塊、采購模塊和庫存模塊共享信息，以進行聯機匹配。

承鋼公司ERP 采購結算優化前現狀是，采購員只能根據采購訂單進行挑選采購接收到貨信息，輸入采購訂單號后查找，在匹配界面會把改采購訂單對應的所有接收都帶出來，采購結算人員要根據發票附帶的采購清單明細進行逐一核對匹配，價格有不一致的，要修改匹配單價，數量不一致的要修改數量，工作繁雜，有時要從上千筆業務中選擇一二十筆業務，費時費力，碰到復雜的發票，一個結算員一個工作日可能就處理三、四張發票。圖1 為改造前的操作界面。

圖2 改造前操作界面

2 ERP結算優化難點

（1）首先要進行數據庫分析，ORACLE ERP 系統數據庫有兩萬多個基礎表，數據庫的對象更是異常龐大。ERP 結算是對ERP 系統的二次開發，要對數據庫中相關的對象進行操作和展示，采購結算是財務的應用，對數據的正確性要求非常高，在數據量大的處理中，要去高效，運行速度快，在系統應用方面，要求數據完整，不能丟失數據。

（2）開發工具的的專用獨立，ORACLE ERP 系統的開發工具是ORACLE 公司提供的專用開發開發工具，ERP 二次開發需要熟練掌握該工具，并對ERP 的開發流程非常熟悉。

（3）ERP 源程序不容易讀懂，ORACLE ERP 的源程序是對用戶開源的，但由于源程序涉及到關聯的表單，過程、函數等非常多，讀懂程序都非常不容易，在此基礎上修改程序更是非常困難。

（4）ERP 采購結算技術優化改在的前提是，技術人員要清楚整個采購結算業務流程，熟悉各種結算規則，這對技術人員要求也是非常高。

3 ERP結算優化過程

（1）將采購結算對應的數據庫對象都找到，分析數據對象之間的關聯關系。

圖3 數據庫對象關聯關系

（2）與大宗物料結算對應的物資稽核系統關聯，取到對應的結算單號和對應的采購接收號信息，同時還要關聯對應的結算單價。

（3）改造優化備品備件的結算模式，按結算單結算，與大宗物料結算不同的是，備件備件的單要區分出是生產用和工程技改用，同時注意備品備件的結算價就是采購訂單的價格。

（4）調整ERP 采購結算對應的發票和發票匹配對應的源程序，按與財務人員溝通確定的方案就行改造，增加結算單選項，增加全選按鈕等。

（5）大批量數據測試，只有經過反復大量數據的測試，完善相應的功能改造程序，才能夠為用戶提供滿意的功能。

4 ERP結算結算優化改造后

通過業務流程改造優化，供應商按承鋼提供的結算單開具發票，結算單是根據采購訂單接收到貨沒有開發票的數據集合，這樣一方面滿足于供應商核對到貨未結信息，另一方面滿足承鋼公司求按詢、月、季度等結算時間要求。供應商開具發票要附帶承鋼結算單，財務結算人員在發票匹配時，首先填入結算單，程序根據結算單把結算單對應的采購接收列示出來，如果有價格變動，挑選修改價格標志復選框，單擊全選按鈕后，核對數據量和金額，無誤后保存，即完成發票匹配業務。

圖4 改造后操作界面

5 實施效益

（1）降低操作強度，提高工作效率。

（2）采購結算人員日常業務管理更加精細化，提升業務管理水平。

（3）在應對國家財務審計審查時，精細的采購結算管理，能夠快速根據審計需求統計或核查相關業務，提高企業對外高素質財務規范管理形象。

用戶在意見反饋中說到：“以前過發票匹配，一張焦煤采購發票要做1～2 個小時，做完眼睛都是酸的，改造后，點幾下鼠標就完成了，效率高，既省時間，又賬目清晰，非常贊”。