新時期如何做好醫院人事檔案管理工作

李玉芳

摘 要：社會的快速發展最大限度的推動了我國醫療行業的改革與創新進程，但同時，也對醫院的醫療服務質量和人事檔案管理提出了更多要求。在此情形之下，醫院檔案管理人員必須要掌握人事檔案管理過程當中的挑戰和機遇，了解醫院經營與管理的實際要求，對當下的人事檔案管理制度、方法、內容進行有效的創新和改革。這樣不僅能夠有效解決人力資源管理過程當中存在的問題，同時也能夠為醫院的管理質量和服務效率的同步提升提供良好的保障。

關鍵詞：新時期;做好;醫院;人事檔案管理工作

醫院人事檔案是醫院發展管理過程當中的重要組成部分，同時也是提升醫院人力資源管理科學性和規范性的重要依據之一。因此，相關人員必須要樹立全新的人事檔案管理意識，對現階段的人事檔案工作進行系統和全面的總結，充分的了解人事檔案的特性和內容，對各環節的管理工作進行有效的創新和優化。與此同時，還可以參考先進的醫院檔案管理經驗和案例，以本醫的具體情況為參考，對原有的管理制度和流程進行科學的調整，安排具有較高專業水平和能力的工作人員來負責各個環節的人事檔案管理工作。這樣才能使醫院的人事檔案的利用率和精準性得到全面提升。

1 加強人事檔案管理制度的建設

醫院的人事檔案管理工作人員必須要對與檔案管理有關的法律法規，以及工作制度進行全面的研究分析，充分的結合人事管理要求和本院的管理現狀，制定具有較高針對性和可行性的人事檔案管理制度。在這個過程當中，相關人員必須要充分的明確人事檔案的管理流程，對以往各環節的管理問題進行全面的總結，根據信息化與自動化檔案管理的特性，制定具有加強適應性和可行性的檔案管理制度，如，檔案歸檔制度、檔案借閱制度檔案、網絡安全管理制度、文件安全保密制度、檔案建立制度、檔案銷毀制度、檔案共享制度等，對每個環節有管理權責進行詳細的規定。也可以在充分考慮本院的紙質檔案管理的現狀和要求的情況下，制定包含了歸檔要求、檔案室管理、檔案保存、檔案修補、鑒定銷毀等內容的紙質檔案管理制度，科學提升檔案室管理的規范性、高效性、科學性。此外，還可以在醫院內部推行健全的檔案管理崗位責任制，將不同階段的檔案管理工作落實到每一個工作人員頭上，使工作人員更好的掌握檔案管理的內容、要求、范圍。引導檔案管理人員積極的和相關部門的工作人員進行有效的協商和溝通，以相關的制度為參照來開展各環節的檔案管理工作。這樣不僅能有效避免檔案管理遺漏或重復管理的現象出現，同時也能夠使醫院檔案管理能有章可循、有法可依。

2 加強人事檔案管理的信息化建設

醫院人事檔案主要是對醫院就職人員的實際情況進行詳細的記錄，包括了勞動合同、入職報到表、在職登記表、應聘表，以及個人相關資料，即：政治面貌、健康狀況、參加工作時間、學歷、職稱、畢業院校、工作科室、職務、家庭住址、聯系電話（緊急聯系的電話）、學習簡歷、工作經歷、進修情況、職稱晉升情況、培訓經歷、論文發表情況等。若僅依靠檔案管理人員的能力，想要完成上述信息的收集、整理、分類、歸檔需要耗費大量時間，且無法保證相關信息的準確性和真實性。在此情況下，檔案管理人員須立足于高效、快捷、安全、穩定的網絡環境，掌握檔案服務與檔案管理特性，及其基本方法和基本構架，引進先進的信息化檔案管理技術。可根據檔案管理需求來成立人事檔案管理信息數據庫，利用相關的設備將聲像文件、紙質檔案轉錄到電子數據庫當中，利用網絡系統來對數據進行全面的界定與審核。并對數據進行篩選和處理，根據檔案的特性來進行歸檔和儲存管理。還可以要求檔案管理人員利用大數據技術、云存儲技術、云計算技術等來構建全新的數字人事檔案館，參考實體檔案館的運行管理模式，利用數字化技術來進行檔案的系統管理，并為不同的人員提供相應的檔案服務。醫院還可以引入數字認證技術，引導管理人員或醫護工作者進行注冊。在需查閱相關檔案時，需進行密碼登錄或信息驗證，只有成功登陸的人員才可根據自身的權限來進行人事檔案的查詢和下載。

3 對人事檔案管理機制進行適當的創新

檔案管理人員必須要對醫院檔案管理的運行原理、功能、問題，以及管理系統的結構及其內在聯系有一定的了解，對各階段人事檔案管理存在的問題進行系統而全面的分析。充分參考各方面因素，對實際的人事檔案管理機制進行創新。在這個過程當中，檔案管理人員要充分的了解管理機制的可調性、自動性、客觀性、系統性、內在性，掌握人事檔案管理過程當中的以件歸檔、查閱、鑒定、銷毀等各個環節的運行狀態，安排檔案管理人員科學的收集不同形態的檔案資料，以醫院為整體來構建一級檔案管理機制。由部門的檔案管理人員對醫院內部各個科室和部門的人事檔案情況進行全面的審核與管理，根據獲取的人事檔案信息來對來進行電子檔案和紙質檔案的更新。為提升整體的人才管理效率，也可以在各個科室安排專業檔案管理人員來負責二級人事檔案管理工作，對本科室的醫護人員和管理人員的職業注冊、職業資格、職稱、職業、特長等相關信息進行系統的整合。特別是一些既屬于住院科室，又屬于門診科室的醫護人員，需要對相關人員的基礎信息和人員調配情況進行詳細記錄，并對醫護人員的績效考核、獎金分配、出勤情況、排班情況、獎懲記錄進行科學核定。并將本科室的人事檔案管理信息錄入到管理系統，或遞交給一級人事檔案管理人員。從而形成適合本醫院檔案管理工作發展的分層級管理

機制。

4 加強現代化人事檔案管理隊伍的建設

醫院可以招聘一些具有較高專業能力和信息化水平，且對醫院的運行管理情況有一定了解的優秀人才，根據醫院檔案管理需求來進行人事檔案管理工作的分配。可在內部選舉思想政治覺悟較高、責任心較強、思想作風正派，具有一定的檔案管理經驗的優秀人員來負責人事檔案管理工作。對于檔案管理人員的層次的能力進行全面了解，根據醫院的實際情況來為其安排具有針對性的人事檔案管理培訓，引導相關人員掌握一些先進的人事檔案管理理論和方法。可以充分的立足于現階段的人事檔案管理現狀，增設一些計算機技術的專項培訓，使每一個檔案管理工作人員都能夠掌握計算機系統使用方法和軟件操作方法。還可以在培訓當中增加一些與法律、黨風廉政、醫德醫風有關的培訓項目，通過多方面的教育和宣傳來全面提升人事檔案管理工作人員的專業能力和職業素質。也可以外聘一些檔案管理領域或計算機領域的優秀人才，擔任醫院人事檔案管理的顧問，有效的指導和輔助檔案管理人員開展各階段的人事檔案管理工作。這樣不僅能夠有效的擴大醫院人事檔案管理隊伍的規模，同時也能夠科學的提升檔案管理隊伍工作人員的專業技能、管理能力、職業素養。

5 結束語

醫院人事檔案的管理是醫院人事工作的重要組成，促進了醫院人才的有序管理，為醫院人才的任用提供了依據。綜上所述，醫院檔案管理人員必須要對新時期的人事檔案管理的主流方向和發展前景進行全面的了解，與時俱進的樹立全新的人事檔案管理觀念和思想，制定適合新時期醫院發展的全新人事檔案管理方案，為后續的人事檔案管理工作指明方向。與此同時，還必須要引進一些先進的人事檔案管理理論和信息化技術，對現有的檔案管理制度進行有效的優化與創新，采取科學的方式和手段來全面的構建優秀的人事檔案管理隊伍。這樣不僅能夠實現醫院檔案管理的人力資源優化配置，同時也能夠為新時期醫院的全面發展和人事檔案管理工作的深入開展奠定良好的基礎。

參考文獻

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