論新形勢下如何搞好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作

李銀霞

摘 要：檔案管理工作是對某方面成果的維護(hù)和總結(jié)，對日后工作的展開有一定的指導(dǎo)作用，該工作包括檔案的接收、整理、保管、編目、統(tǒng)計以及利用服務(wù)。基于此，本文簡單例舉了農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中存在的問題，并提出了搞好檔案管理工作的建議，包括加強(qiáng)管理意識、健全管理機(jī)制等，以提高工作效率，并為有關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技;檔案工作;規(guī)范管理

科技檔案是社會組織或個人從事生產(chǎn)、科研、基建以及管理活動形成的具有保存價值的科技文件材料。農(nóng)業(yè)科技檔案管理能夠提高現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技工作水平，所以，檔案管理員應(yīng)做好本職工作，清楚自身工作的重要性。另外，由于相關(guān)研究項目增加，造成農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作任務(wù)繁重，為了減輕檔案管理員的工作壓力，需要形成規(guī)范化管理。

1 農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員意識薄弱

農(nóng)業(yè)科技資料不受領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的重視，部分科研資料歸檔不及時，甚至出現(xiàn)拒絕歸檔的情況，導(dǎo)致大量的農(nóng)業(yè)科技資料無法實現(xiàn)共享，還有部分科研人員，不愿將自己的研究成果對外公開，使單位檔案沒有持續(xù)更新，內(nèi)容比較陳舊。

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分檔案管理人員專業(yè)性欠缺，將檔案工作視為簡單的收集和存取，特別是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員忽略了此項工作，認(rèn)為農(nóng)業(yè)科技檔案管理技術(shù)含量較低，未能給管理人員提供專業(yè)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)機(jī)會。在此情況下，檔案管理工作長期停留在簡單的收集階段，甚至可能出現(xiàn)分類雜亂的問題。另外，檔案管理人員多為兼職，對其工作的熱情不高，缺乏對檔案的保密意識，主動服務(wù)意識也較為匱乏，導(dǎo)致服務(wù)工作無法落到實處，使檔案資料失去實用價值。

1.2 檔案的管理制度不完善

由于檔案管理工作未能得到有關(guān)人員的重視，致使相應(yīng)的管理制度長期缺乏，影響了檔案的利用率。雖然少數(shù)單位制定了相關(guān)的制度，但并不完善，執(zhí)行力度較低，基本無人遵守。因無具體的行為標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理人員并不會及時將檔案記錄在冊，在檔案外借時，造成檔案丟失，或使用困難。檔案管理單位無固定的章程，缺少相應(yīng)的培訓(xùn)、獎懲、考核制度，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性不高，從而阻礙了檔案管理的開展[1]。

1.3 檔案的信息利用率較低

因管理人員工作積極性欠缺，主動發(fā)掘信息收集新渠道的意識薄弱，使信息獲取不暢通，未能對新信息資源進(jìn)行深入研究與挖掘，同時也缺乏技術(shù)創(chuàng)新。在此情況下，信息更新速度慢，導(dǎo)致可應(yīng)用的農(nóng)業(yè)科技信息內(nèi)容缺失;相應(yīng)的管理系統(tǒng)不完善，致使農(nóng)業(yè)科技信息缺乏時效性，信息資源無法充分共享。

2 規(guī)范農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作

2.1 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理意識

農(nóng)業(yè)科技檔案是對科研成果的記錄，整理每一個科研項目的點滴收獲，關(guān)系到科研項目的進(jìn)展，對科研經(jīng)費的走向也有一定影響。部門的領(lǐng)導(dǎo)、科研人員等應(yīng)對農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作有深刻認(rèn)識。科研人員不能只看重研究成果和獎金，需及時將自身的研究成果向管理人員進(jìn)行反饋。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)給予足夠的重視，為檔案管理工作提供充足的經(jīng)費，提高工作人員的積極性。

農(nóng)業(yè)科技檔案在農(nóng)村工作中起到指導(dǎo)作用，各單位應(yīng)加強(qiáng)對各類農(nóng)業(yè)科技檔案的管理以及利用，要提高服務(wù)意識，相關(guān)部門應(yīng)開展對檔案管理工作的宣傳以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)，深入基層，形成科學(xué)的檔案管理指導(dǎo)服務(wù)體系。檔案管理對工作人員有一定的要求，需要具有工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、以及樂于奉獻(xiàn)的精神和細(xì)心的工作態(tài)度。同時這項工作有較強(qiáng)的專業(yè)性，這就使檔案管理人員要有相關(guān)的檔案管理理論知識和農(nóng)業(yè)科技知識，并擁有運用現(xiàn)代科技設(shè)備的技能。因此，檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)自身的農(nóng)業(yè)科技知識，提高自身素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。早期的檔案管理都是手工抄寫的，從文件資料的起草、修改、刪減再到后來的定稿打印、傳閱整理以及最后的歸檔，都是人工進(jìn)行的。而現(xiàn)代電子計算機(jī)的應(yīng)用，可以通過計算機(jī)完成檔案的一系列工作，使管理工作更加自動化，因此，這項技術(shù)需要管理工作者熟練掌握。

2.2 完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理機(jī)制

檔案管理工作應(yīng)逐漸具有制度化、規(guī)范化特點，良好的管理機(jī)制會使工作更加高效，體制較為落后的單位應(yīng)向體制較為完善的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，及時修正不符合操作規(guī)范的規(guī)章制度。由于管理機(jī)制混亂，導(dǎo)致責(zé)任不明確，對此，單位可以采取責(zé)任個人制，將檔案管理的每個環(huán)節(jié)，都設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人員，從最開始的資料收集到最后的材料歸檔，中間任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將歸咎于個人。若實行這一制度，可提高檔案管理人員對該工作的重視程度，也可端正其態(tài)度，認(rèn)真執(zhí)行自己的任務(wù)。即使出現(xiàn)丟失農(nóng)業(yè)科技檔案問題，也能夠在第一時間找到負(fù)責(zé)人，并進(jìn)行及時補救。

除此之外，制定檔案管理工作的操作方法，將工作內(nèi)容規(guī)范化，例如：檔案如何進(jìn)行分類、整理以及儲存等流程，明確具體的操作步驟，能夠使工作效率進(jìn)一步提高。以分類為例，常見的分類依據(jù)為專題、專業(yè)性質(zhì)及生產(chǎn)單位等。雖然部分單位制定了管理制度，但因管理團(tuán)隊不夠?qū)I(yè)，也影響了制度的落實情況，因此，單位應(yīng)完善培訓(xùn)制度以及人才引進(jìn)制度，著重培養(yǎng)工作人員的職業(yè)技能，包括計算機(jī)軟件最新的使用方法，以及全面的檔案管理技能等等;單位可以引進(jìn)專業(yè)性的人才，作為檔案管理工作的部門主管;也可以安排優(yōu)秀員工外出進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，這可作為一項獎勵，進(jìn)而激勵員工的積極性，讓管理人員能夠?qū)W習(xí)到最新的技術(shù)，對工作人員快速提升自己的綜合性能力有一定的幫助。

2.3 提高農(nóng)業(yè)科技檔案信息利用率

檔案管理工作主要是為了方便研究人員在開展科研活動時，能夠借鑒前人的經(jīng)驗以及數(shù)據(jù)，更快速地進(jìn)行下一步科研活動。為使農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)揮其真正的作用，首先，應(yīng)向大眾普及農(nóng)業(yè)科技檔案使用的觀念，使大眾清楚農(nóng)業(yè)技術(shù)管理對科研活動的作用，從而培養(yǎng)相關(guān)人員使用檔案的習(xí)慣。其次，應(yīng)開發(fā)便于使用的查詢程序，使農(nóng)業(yè)科技檔案獲取更為快捷，能夠間接提高對農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率。最后，科技檔案的存放應(yīng)進(jìn)行細(xì)致的分類，將同一類目的檔案歸在一處，并對每一個文件資料進(jìn)行編號，將其記錄在冊，使工作人員能夠更快地找到所需的資料[2]。

農(nóng)業(yè)科技檔案管理具有公用性，凸顯了其社會價值，通過對其價值的強(qiáng)調(diào)，使檔案資料在社會上得到更好地推廣，這有利于提高農(nóng)業(yè)科技檔案的服務(wù)能力。實踐中應(yīng)優(yōu)化推廣形式，可利用行政手段，建立鄉(xiāng)村科學(xué)技術(shù)推廣網(wǎng)絡(luò)，拓寬推廣渠道，實行多層次、全方位推廣。此外，需要加強(qiáng)社會服務(wù)意識，從而通過擴(kuò)大服務(wù)范圍以及提高服務(wù)水平，使農(nóng)業(yè)科技檔案的服務(wù)能力得到提高，強(qiáng)化社會檔案的公用意識，提高對農(nóng)業(yè)科技檔案信息的利用率。

3 結(jié)束語

農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中存在諸多的問題，只有將檔案工作規(guī)范化，提升檔案管理者的工作意識、完善管理制度以及提高檔案信息的利用率，才能真正做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]呂晶.淺議農(nóng)業(yè)科技檔案的科學(xué)管理[J].黑龍江檔案，2019（04）：83.

[2]馬明遠(yuǎn)，楊國航，耿東梅，等.農(nóng)業(yè)科技檔案管理中存在的問題與對策研究[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2019，38（03）：37-38+56.