探討社區衛生服務中心檔案管理的規范化

霍艾玲

摘 要：在社區衛生服務中心的管理中，辦公檔案管理是一個重要內容。文章從辦公檔案的主要類型出發，指出檔案管理存在的問題，闡述了檔案管理規范化的實現途徑，以供參考。

關鍵詞：社區衛生服務中心;辦公檔案;規范化管理;實現途徑

檔案管理，包括收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等環節。在社區衛生服務中心內，對辦公檔案進行科學規范管理，能指導各項業務的開展，提高衛生服務水平[1]。但是調查發現，社區衛生服務中心在檔案管理上，存在不重視、不規范等現象，成為急需解決的

問題。

1 社區衛生服務中心辦公檔案的主要類型

1）人事檔案。在人事檔案中，包含了在編人員的所有資料信息，例如個人身份、學歷、資歷、家庭情況等。對于衛生服務人員，人事檔案非常重要，關系到職稱評級、崗位調整、薪酬獎勵，具有法律效用。如果沒有建立個人檔案，或者檔案丟失，就會影響職工的正常工作。

2）財務檔案。財務檔案是財務收支的憑證，財務檔案中的內容包括：①每一筆收入的來源，每一筆支出的金額、用途、目的，均要做好登記;②年度預算、決算，以及預算調整情況，為預算執行打下基礎;③季度和年度財務報告，通過分析財務數據，提高資金的使用效率，還會涉及稅費征繳、資金收支和執行[2]。財務檔案是財務管理的基礎，關系到社區衛生服務中心的健康運營。

3）業務檔案。業務檔案主要是業務學習、業務考核、會議記錄等內容，簡單來說就是記錄了社區衛生服務中心每天在干什么。近年來，單位招考比較流行，招考時使用的教材、大綱、資料等，也成為業務檔案的一部分。此外，社區衛生服務中心針對現有人員進行業務培訓時，購買的圖書、雜志，也是業務檔案的組成。實踐證實，這些資料記錄越詳細、越全面，后續工作的開展越順利。

2 社區衛生服務中心檔案管理存在的問題

1）管理意識薄弱。社區衛生服務中心屬于基層醫療機構，主要開展保健和常見疾病的防治工作。日常運行中，管理者將重點放在了業務上，并沒有認識到辦公檔案管理的重要性。在一些管理者的眼中，辦公檔案就是一堆沒有價值的資料，簡單保管就好。此外，由于社區衛生服務中心內的人力配置不合理，檔案管理人員可能身兼數職，導致檔案管理不規范，存在安全隱患，容易發生損壞、丟失等情況。

2）管理制度缺失。檔案管理工作的開展，需要有完善的管理制度進行引導，減少人為因素的干擾，避免管理的隨意性和盲目性。在社區衛生服務中心，辦公檔案制度缺失的表現是：第一，制度本身比較陳舊，標準不統一，缺少歸檔、借閱、使用制度，數據收集效率低，無法提供真實可靠的管理依據。第二，檔案目錄不全，沒有歸類處理，影響查詢工作。例如：醫療服務中需要查找資料時，由于目錄不全、分類不規范，就會延長查找時間，影響相應的業務開展。第三，安全保密工作不到位，例如紙質檔案的存取沒有詳細記錄，重要的檔案保管時沒有加鎖。

3）設施條件較差。受到環境、資金因素的影響，社區衛生服務中心在檔案管理方面，相關設施條件差，一般只購買了不可或缺的辦公用品，例如檔案袋、檔案柜，整體上軟件和硬件設施不全。在硬件上，檔案管理室的空間小，不同類型的檔案沒有分類堆放，采光、通風、溫濕度不達標，缺少防火、防潮措施[3]。在軟件上，依然采用人工手動模式，不僅工作效率低，而且容易出現誤差，無法為業務開展提供準確的支持。

4）人員素質不足。檔案管理人員，是辦公檔案的經手人，人員素質不足主要表現為三個方面：一是缺乏專業知識，多數管理人員并非專業出身，對檔案管理的理論、技能了解不多，難以滿足實際管理需求。二是管理態度不端正，將檔案管理等同于整理裝訂，沒有看到潛在價值，經常出現字跡潦草、信息不全、管理流程不規范等問題。三是信息技術能力差，對于計算機、掃描儀、復印機等設備的使用不熟練，電子檔案的管理和紙質檔案的管理采用相同方法，不利于檔案管理水平的提高。

3 社區衛生服務中心檔案管理規范化的實現途徑

1）完善檔案管理制度。構建一套完善的、科學的檔案管理制度，是管理工作開展的基礎，能保證實際工作有章可循，從人治轉變為法治。第一，應該從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用六個環節入手，制定詳細的管理細則，合理配置工作人員，既職責明確、又相互監督。第二，檔案管理中，必須嚴格執行管理制度，按照標準流程操作，減少人為誤差。輔助利用信息技術，對紙質檔案、電子檔案同時歸檔，提高資料查找效率。第三，社區衛生服務中心的各個科室，均要參與到辦公檔案管理中，積極配合檔案的收集、整理工作，查詢、借閱、利用檔案時，自覺遵守制度要求，增強檔案管理

意識。

2）更新軟件硬件設施。隨著人們的醫療保健需求增加，社區衛生服務中心的業務規模擴大，相應的辦公檔案數量增多。對檔案進行管理時，先進的設施設備必不可少，必須加大資金投入，提供物質保障[4]。其一，紙質檔案必須保管在專用的檔案室內，除了檔案袋、檔案柜，還要做好通風、溫濕度、防潮、防火等工作，延長檔案的使用壽命。其二，設備采購時，結合檔案管理特點，在滿足管理需求的前提下，盡量降低成本，避免大材小用。其三，構建信息檢索平臺，將辦公檔案資料傳輸到平臺上，方便日常整理和查找，能實現資源共享的目標。相比于傳統管理模式，可以減少人力物力投入，減輕管理人員的工作量。

3）樹立安全管理意識。社區衛生服務中心的業務開展，具有明顯的社會效益，辦公檔案不僅記錄了服務中心的發展情況，也反映出各項業務活動。對于管理人員來說，應該注重檔案的保密性，樹立安全管理意識。在實際管理工作中，如果檔案涉及職工隱私，或屬于“三重一大”的范疇，就要加大安全管理力度。不論是紙質檔案、還是電子檔案，均要嚴格執行規范標準，增強保密責任感，避免信息泄露、資料丟失。另一方面，定期對信息管理系統進行升級，采用防火墻、殺毒軟件，抵御病毒、黑客入侵;配合權限訪問制度，從根源上保證電子檔案的安全性。

4）提高工作人員素質。對檔案管理人員進行培訓，才能適應新形勢下的管理需求，提高檔案管理水平。第一，定期組織管理人員，學習新知識、掌握新技術，借鑒企事業單位成功的管理經驗，對現行的檔案管理方式進行改進[5]。第二，將信息技術作為一個重點，檔案管理人員要熟練使用計算機、掃描儀等設備，提高管理效率，提高檔案管理的流程化。第三，落實績效考核和獎懲激勵機制，能激發工作積極性，將管理者個人的努力，和社區衛生服務中心的發展相結合，增強歸屬感。

4 結語

綜上所述，在社區衛生服務中心的管理中，辦公檔案管理是一項重要內容，主要包括人事、財務、業務檔案等內容。分析可知，目前檔案管理工作存在一些問題，必須完善檔案管理制度，更新軟件硬件設施，樹立安全管理意識，提高工作人員素質，才能實現檔案管理的規范化，推動社區衛生服務中心健康運行。

參考文獻

[1]張燕君.淺析社區衛生服務中心辦公室檔案管理工作的改進策略[J].卷宗，2018，（12）：32-33.

[2]徐寧.社區衛生服務中心檔案管理工作探討[J].中國保健營養，2019，29（28）：384-385.

[3]王栩.如何讓社區衛生服務中心檔案管理專業化和職業化[J].辦公室業務，2019，（20）：69-70.

[4]陸雯.關于社區衛生服務中心文書檔案管理和利用探討[J].卷宗，2019，9（20）：65.

[5]伊美嬌.淺談新農村建設中如何加強社區衛生服務中心電子化檔案管理[J].農民致富之友，2019，（26）：204.