財務共享模式下的會計檔案管理研究

尹彩霞

摘? ? 要：現階段，我國部分事業單位已經開始對財務共享模式進行了應用，有效提升了財務處理流程的智能性，并且使憑證處理也向著影像方向發展。在該時代背景下，事業單位需要根據自身的情況，利用財務共享模式，創新會計檔案管理工作。下文針對財務共享模式下的會計檔案管理進行深入分析，希望可以促進會計檔案管理水平的提升。

關鍵詞：財務共享模式;會計檔案;檔案管理

在新時代背景下，我國部分事業單位已經開始對會計檔案管理模式進行了創新，通過財務共享加強會計檔案管理。該種模式和傳統會計檔案管理模式存在較大的差異，傳統會計檔案管理是利用人工對會計賬簿進行管理，而財務共享模式下的會計檔案管理是把各個區域的會計檔案進行集中，在財務共享中心實施統一管理。這種新型會計檔案管理模式可以實現電子化管理會計檔案，并且還可以實現在線傳遞和線上應用會計檔案，具有較高的工作效率。下文針對財務共享模式下的會計檔案管理進行深入分析。

一、財務共享模式下的會計檔案管理價值

（一）有助于提升會計檔案管理精細化

在財務共享服務模式下，會計檔案管理工作大多都是利用財務共享云平臺，分類、電子化管理會計檔案。把原始單據掃描上傳到財務共享服務中心，系統自動結合會計賬目進行分類，并自動生成編號，有效提升了工作質量[1]。并且，上傳的會計憑證經過整合處理后，和其他會計信息之間建立了聯系，有效提升了檔案管理精細化。

（二）有助于提升會計檔案管理準確性

財務共享模式下的會計檔案管理工作，其賬簿與報表數據都是以獨立數據形式存在的，也可以和多類會計信息構建聯系。相關人員只需要利用物聯網技術，掃描原始會計信息，使用影像識別系統，便可以對原始數據進行自動讀取，上傳到云端。然后云端通過處理后，會形成財務報表。在該過程中，會計信息數據都是實時更新的，具有較強的準確性。

（三）有助于提升會計檔案管理處理效率

財務共享模式會計檔案管理利用的雙重載體形式，不僅擁有電子會計檔案，還擁有紙質會計檔案。在財務共享平臺中，單位把數據信息上傳，可以使紙質會計檔案減少，使得電子會計檔案存儲空間擴大[2]。并且，可以結合單位領導預期需求，分析預測會計檔案，通過進一步加工處理，縮短會計報表編制時間，可以節省很多物力、人力、時間，有效提升處理效率。

二、財務共享模式下的會計檔案管理策略

（一）創建統一的會計檔案處理平臺

在新時代背景下，基于財務共享模式，想要有效提升會計檔案管理工作質量，應創建一個統一的會計檔案處理平臺。在創建平臺時，需要根據目前會計檔案管理規定，針對信息化環境下會計數據電子檔案的形成、歸檔、電子會計檔案信息資源多項描述、標識、存儲、交換、查詢、網上傳輸、管理等多個方面，進行標準和規范的制定，并對實施過程進行指導[3]。實際上，財務共享模式下的會計檔案管理，需要依賴于網絡環境、硬件環境、軟件環境，這些環境的建設是會計檔案信息傳輸和交換以及共享的前提。簡單來講，在對財務共享模式下會計檔案管理進行實施后，對于會計檔案硬件管理的要求也相應的有所提升。因此，需要對會計檔案信息化水平進行提升，創建完善的財務檔案信息網絡，提升各項工作的網絡性能和利用效率。

（二）創建完善的會計檔案管理制度

首先，需要創建完善的會計檔案歸檔制度。在會計數據沒有打印成書面形式前，需要進行妥善保管，對副本進行留檔。針對記賬憑證、現金日記賬、總分類賬、銀行存款日記賬，需要打印成書面形式，并嚴格根據相關稅務和審計等部門的要求，對相關賬簿和報表進行及時打印。其次，創建完善的電算化會計檔案存儲制度。結合國家檔案局相關標準，對電算化會計檔案保管制度進行創建。挑選優質的磁盤介質，對會計檔案數據進行備份，并且需要分離存放備用盤和儲存盤，做好防塵、防壓、防光、防腐蝕工作。根據分類與順序，編號數據磁盤、光盤等電子會計檔案，并對時間、文件內容進行標明，制作成為檔案管理文件卡片。再次，創建完善的查閱手續制度。想要對會計檔案進行查閱，需要經過相關負責人的批準，并嚴格根據檔案管理相關規定，對借閱手續進行辦理。最后，創建完善的會計檔案定期備份制度。對會計數據進行定期備份，并創建備查登記簿，對備份的細節信息進行記錄，其中包括備份時間、數量、保管形式等。與此同時，因為磁性介質存在特殊性，檔案管理人員需要定期檢查這些電子會計檔案，避免會計數據信息損壞。

（三）注重關鍵環節的風險控制和安全防范工作

在財務共享模式下，會計檔案管理工作發生了較大的改變，各種紙質會計檔案的真實性和影像資料的一致性被很多人質疑。怎樣對外部風險進行有效防范，需要創建新的風險控制內容。因此，在實際工作中，需要提升內部流轉會計檔案加工處理質量，在生成和流轉會計檔案時，可以適當的增加提取、處理、稽核環節，以防處理出現失誤，減少由于管理人員操作失誤帶來的風險，有效提升財務共享服務的質量和效果[4]。此外，還需要系統固化表單填制規則、會計制度邏輯規范、各個審核環節的稽核規則、銀企資金結算規則等等內容，從根本上促進管理流程運作效率的提升，提高風險控制質量。

結束語：

總而言之，在財務共享模式下，創新會計檔案管理模式是非常重要的，這不僅關系著會計檔案管理質量，并且還關系著事業單位的發展。因此，在會計檔案管理工作中，相關人員應意識到財務共享模式給會計檔案管理帶來的影響，并結合實際情況，通過科學合理的手段，對會計檔案管理進行創新，通過把財務共享模式和會計檔案管理進行充分融合，以便于相關人員可以對各類數據進行及時查看，減少信息傳輸成本，提升數據信息的準確性和時效性，進而從根本上提升管理效率和服務質量。

參考文獻：

[1]許雯君.基于財務共享模式的電子會計檔案管理研究[J].商場現代化，2020（02）：149-150.

[2]張慧蘭.大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理思考[J].中外企業家，2020（01）：125-126.

[3]連波.淺析基于財務共享模式的電子會計檔案管理[J].中國商論，2020（01）：156-157.

[4]趙先艷.大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理思考[J].現代經濟信息，2019（10）：280.