信息化建設下做好機關事業人員社保檔案管理的策略研究

錢興

【摘? 要】社會保障工作直接關系社會與群眾福利。本文從機關事業人員社保檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲等方面，對相關檔案的管理現狀進行分析，提出了信息化條件下做好機關事業人員社保檔案管理的可行性辦法。

【關鍵詞】信息化;機關事業社保;檔案管理;策略

引言

機關事業社保經辦機構在人們的日常生活中主要承擔的是民生問題，為了能夠深入開展民生檔案工作，構建功能更加強大更加豐富的人民群眾檔案資源體系，運用信息化的手段，構建機關事業人員社保檔案的數字化平臺，利用數字化對紙質檔案進行加工，創新檔案管理與業務經辦模式，將各有關部門的原始紙質檔案逐步轉化成電子影像檔案，方便后期的調閱與管理，對信息進行多維和多級重組，充分提升社會保障等公共服務能力。

1.機關事業社保檔案管理的現實矛盾及衍生問題

一是資源共享率還不適應社保整體發展形勢。除社會保障部門外，財政、稅務、銀行、社區等部門都各自形成并保存著一批社會保障檔案材料。未能形成集中統一管理的模式。這種現狀造成多頭經辦、政出多門，無法有效履行社保職能。特別是2014年10月實施機關事業社保保險改革以來，部分“中人”因單位性質和人員類別定位不滿意、檔案管理有斷層等方面的問題，參保意愿相對較差。其中很重要的原因是工齡認定、視同繳費等問題。造問題的直接原因大多是檔案支撐不夠。至今，這些不利因素尚未完全解決，不利于社會保障工作全面、協調、可持續發展。

二是檔案管理手段還不適應業務增長需求。對于機關事業社保業務而言，經辦業務量呈現逐步增長的態勢，業務、人事方面的檔案越來越多。社保業務的覆蓋范圍也在逐步擴大，經辦管理效率越來越受到人們的關注，傳統模式下的紙質檔案已經無法滿足廣大參保者的需求，使服務訴求變得更加便捷。迫切需要建設一套快速采集與審核的電子檔案傳輸，緩存海量的電子數據，實現電子檔案的快速調閱，全面應用關于服務的數字化管理系統。

2..圍繞數字化檔案平臺，建設現代機關事業社保信息系統

目前，機關辦公自動化已廣泛啟動，機關事業社保檔案管理信息化也是必然趨勢，這對檔案的提供利用工作具有重要的意義。機關事業社保檔案管理向信息化的轉變，將是一場歷史性的變革，我們只有從現在起就抓緊工作，創造條件，才能盡快完成這個轉變，實現這個變革。

2.1建設統攬全局的檔案管理模式

按照化零為整的思路，建設整體性、全面性具備綜合覆蓋面的檔案信息系統。實施統一管理，并對整體性檔案管理業務進行指導，建立標準化的檔案管理服務中心，對檔案的資源設備以及檔案資源進行統一管理。給人力資源、社會保障等社會服務提供整體性技術支撐，對現代信息技術充分加強運用。通過統一的形式和共享的手段滿足社會保障服務以及人力資源領域多方面的實際需求，為其提供豐富多樣的檔案信息查詢服務。

2.2構建檔案數字化管理平臺

大力推廣“互聯網+”工作模式，積極推進數字化檔案建設。在電子檔案與業務系統對接的基礎上，對檔案業務處理模式進行優化，并對其實施處理，對檔案實施規范化的管理。做好檔案的保管工作，將重心放在系統管理上，以手工管理為基礎，逐漸向電子化管理邁進。項目業務的需求架構主要有檔案收集、檔案管理、檔案利用三大部分。

（1）關于檔案收集。以現有檔案特別是紙質檔案為基礎，加大多方面檔案的收集力度。要持續把好入口關，讓符合政策的材料納入檔案管理，與條件不符的材料堅決杜絕進入檔案系統。收集數據的過程中，需要讓各個系統的標準數據從數據接口中進入到檔案管理平臺后，然后進行收集。各有關部門應采取會議強調、發布文告通知、檔案工作人員主動收集等形式，對社保檔案工作活動中形成的紙質、電子、實物等檔案資料展開收集。收集齊全完整后，劃分保管期限，并做好分類，保證案卷標題簡明確切，裝訂結實美觀，裝具規范，編目合理，檢索方便。

（2）關于檔案管理。管理檔案業務需從基礎入手抓好業務工作。管理理念要創新。改變過去盲目追求小而全、大而全，以藏為主、重藏輕用，被動服務的狀態，本著以人為本、服務至上的理念，把滿足社會發展和群眾需求作為機關事業社保檔案管理的價值走向，把科技化、信息化作為檔案工作的目標。管理內容要創新。有目的、有重點、有計劃地管好用好檔案，對檔案資源要不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化。管理方式要創新。實現系統化的管理，滿足檔案信息化管理方面的需求，提供檔案庫房各項管理的實際操作，使庫房在信息化管理的標準下實現信息化管理。

（3）關于檔案利用。轉變利用者對檔案利用工作的看法。由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對檔案廣泛的社會性和豐富的內容不甚了解，甚至認為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規的頒布實施和人們對檔案工作重要性認識的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已越來越成為整個社會事業中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識。推進B/S架構建設，集中統一對平臺的應用業務進行部署，對社保分支機構進行部署和服務，實施好緩存服務，登陸使用IE瀏覽器，使用商業化來開源中間件，滿足各個規模的客戶應用，伸縮功能極強，可以從垂直、水平兩個方位擴展，部署適合集群式、分布式，性能擴展能力良好，具有較高的可靠性。

2.3完善檔案信息化管理體系

檔案管理在信息化的建設中，管理體系的完善和取得成效的重要因素。建設信息化的過程中，機關事業人員社保檔案管理需要從下面幾點來做：第一，設立獨立的檔案管理機構，機關事業社保經辦部門中，檔案管理是重要的組成部分，實施信息化建設期間，需要設立獨立的檔案管理機構，這是最為基礎的工作。同時，明確認識傳統檔案管理和信息化建設檔案管理間存在的差距，健全與之相關的管理機構。第二，機關事業社保經辦部門要擴大檔案管理信息化的建設經費，在云計算和數據的視角下，為檔案管理信息化建設提供捷徑。但是，現代化設備也出現供不應求的局面，擴大經費投入主要是采購現代化設備，給信息化建設提供必要的支撐，還需要為后期預留需要的成本。

2.4提高信息化管理人員專業素質

信息化管理人員屬于機關事業社保檔案信息化管理工作得以實現的關鍵性因素，可以對人們的實踐提供可能。從檔案管理工作的本質來講，主要特點就是具備系統性、專業性、知識性。正是因為具備這些特點，才需要借助高質量的檔案管理人員實現對信息的處理與分析。因此，迫切需要將檔案管理人員的專業素養不斷提升。在科技與經濟的雙重發展下，檔案的傳統管理模式已經不能適應信息時代的發展。這就需要鼓勵檔案工作人員不斷學習，將自身的專業素質不斷提升，學習較為先進的管理方法，讓檔案工作人員樹立創新意識，積極學習新思想、新知識，學會使用先進的方法對檔案進行管理，提高檔案管理的效率。

3.結語

信息化建設的背景下，機關事業社保檔案管理系統可以將人們的工作效率不斷提高，不需要再投入大量的人力以及物力來管理復雜的檔案，勞動強度大大降低，管理方面的成本也適度壓縮，管理效能充分提高。檔案的各個生命周期都是由平臺支撐并采集上傳的。強大的索引功能可以使各個業務準確得到需要的信息，實現資源的共享。

參考文獻：

[1]李志鳳.基于新形勢下的檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2018（7）：40-41.