基于SDCA循環的檔案數字化流程標準化管理

摘 要：SDCA循環模式，即“標準化、執行、檢查、總結”模式，又稱為標準化維持，其目的是標準化和維持已有的工作流程。在項目運行的初期，工作流程中都存在一定的不穩定因素，在不穩定的工作流程中循環運行SDCA模型，能夠有效改進產品質量，完成企業目標要求。在檔案數字化加工項目中應用標準化循環步驟，即查找與現有標準的差距、分析問題產生原因、編制解決方案、標準化執行、檢查效果、將有效方案制度化的過程，有助于自糾自查項目運行情況，及時解決加工實踐中出現的問題，不斷提高產品質量及工作效率。

關鍵詞：SDCA循環;檔案數字化;標準化

隨著近年信息技術的快速發展，網絡應用也隨之迅速崛起，傳統實體檔案的保存方式面臨著館藏數量增加、存放空間不足、檔案損壞嚴重、檔案利用受到限制等問題，這些現實問題促使檔案管理部門打破原有檔案管理模式，積極推行檔案的信息化管理，大力推動數字檔案館建設，以期大幅度提高檔案管理和檔案利用水平。

1 SDCA循環模型的涵義

在檔案數字化加工項目中，不斷運行標準化循環步驟，即標準化（Standardization）、執行（Do）、檢查（Check）、總結（Action）的過程，能夠促使項目在開始階段趨于穩定。運用SDCA的目標和要求對項目進行標準化改進能夠有效推進檔案數字化加工項目在平穩的狀態下順利運行。SDCA循環（SDCA Cycle），即“標準化（Standardization）、執行（Do）、檢查（Check）、總結（Action）”模式，又稱為標準化維持，其目的是標準化和維持已有的工作流程。“在項目運行的一般流程基礎上，為保持項目各子環節在工作實踐中的平衡運行，而對原基礎流程進行的改進或更新行為，進而檢查過程，以確保其精確性，最后作出合理分析和調整使得過程能夠滿足愿望和要求。不斷運行SDCA循環能夠有效改進產品質量，完成企業目標要求”

SDCA循環即標準化循環，標準即項目運行所遵循的流程、規范、準則等，能夠對員工產生制約的要求，而標準化則是依據標準完成生產任務，并在生產中將標準不斷完善的過程。運用SDCA循環進行標準化的目的，可以總結為以下幾點：一是完善技術儲備，運行SDCA循環的過程，同時也是促進技術不斷革新的過程，將適應實踐要求的技術規范不斷應用和改進于企業生產流程中，能夠較好的保存生產技巧和專業技術;二是提高生產效率，SDCA循環應用的過程是不斷更新生產方式解決矛盾的過程，應用SDCA循環維持原有的有效生產技術，改進不適應實際生產需要的技術，使之在標準化的范圍內維持并提高生產效率。三是防止問題發生，SDCA循環的應用能夠較好的監控項目流程的有效性，將發生問題的可能降低到最小，并不斷改進和規范標準化流程，使其程式化，不會以人力資源分配的變化產生變化;四是促進專業化培訓，應用SDCA標準化循環，所形成的工作流程或規范是經過實踐檢驗的成熟規范，可以作為企業培訓的基本內容，保證培訓不脫離實踐、不流于形式。

2 遵循SDCA循環的檔案數字化加工標準化活動步驟

檔案數字化加工項目標準化管理包括查找與現有標準的差距、分析問題產生原因、編制解決方案、標準化執行、檢查效果、將有效方案制度化等幾個主要的活動步驟。

1）查找與現有標準的差距。檔案數字化加工標準即數字化項目運行前所制定的加工流程的準則或生產目標。由于生產實踐會受到一定實際因素制約，在項目運行一段時間后，項目運行問題會逐漸凸顯出來，比如質檢標準有所變化、項目流程設計出現誤差、人員分配不合理等問題。

2）分析問題原因。檔案數字化加工項目運行流程是一個完整的、閉合的回路，項目各環節間擁有不可分割的聯系，當其中某一環節出現問題時，會影響其它環節的工作進程。同樣，出現在某一環節的問題也會有源自其它環節的因素。所以在分析問題原因時需要從項目整體來分析，如果將各環節割裂開來，易造成忽略問題產生根本因素的現象發生。

3）編制解決方案。通過對項目運行情況的調查研究，將發現的問題匯總整合，可通過收集數據的方式推算出較為精確的改進方式，進而進一步整合資源配置。可根據各批次產品在各環節的處理情況，合理優化人員配比，調整各環節的工作強度，在理順項目加工流程，提高工作效率的基礎上，尋求最優解。

4）標準化執行。在檔案數字化加工項目中，無論是發現問題或是編制方案，整個項目并沒有停滯，是在不斷運行的，這就要求項目決策者在發現問題后，以最快的速度分析問題、編制解決方案并盡快安排執行。問題的存在會影響加工項目的運轉情況，問題持續的時間會對數字化加工質量及效率產生根本的影響，在項目流程完成標準化調整后，也需要一定的時間來消解既往問題所帶來的影響，而問題存在的時間越長，用來消化瓦解不良影響的時間也就越長。

5）檢查效果。在標準化改進過程完成后，需對所做的改進行為進行分析檢查，觀察所執行的方案是否成功解決了當時出現的問題，并仔細查找是否會因為某一程序的改變，造成新問題的產生。

6）將有效方案制度化。完成以上五步標準化過程即完成了檔案數字化加工項目標準化維持的過程，將有效方案制度化，編制到檔案數字化加工流程中去并在日后的工作中按照流程運行。這一步驟的完成即表明當前的檔案數字化加工項目進行了一次SDCA循環的過程。而SDCA循環模型的應用，也需要項目決策者根據項目實踐情況，及時發現查找問題，適時應用SDCA循環進一步標準化項目運行流程。

3 檔案數字化加工項目中的SDCA循環

檔案數字化加工項目中SDCA循環模型的運用，是在項目運行過程中不斷重復標準化、執行、檢查、總結的過程，是不斷運行標準化循環步驟，即查找與現有標準的差距、分析問題產生原因、編制解決方案、標準化執行、檢查效果、將有效方案制度化的過程。在檔案數字化加工項目運行的初始階段，通常會出現一些非前期預料因素使項目呈現出不穩定的狀態，為保障項目工作趨于穩定，需要在保持已有工作成果的前提下應用SDCA循環模型進行標準化改善。SDCA循環模式在項目中的應用狀況如圖所示：

SDCA是提升企業管理水平的有效齒輪，在檔案數字化項目的實踐應用中，SDCA循環模型能夠促進管理水平與產品質量的雙重提升。在工作中不斷應用SDCA循環的過程，即檔案數字化流程在趨于平穩后，進行改進，在趨于平穩，在改進的過程，這樣不斷的循環鞏固創新的過程能夠確保項目在運行過程中不斷進行自我審視，進而提出新的要求，并始終保持上升的平穩態勢。

參考文獻

[1]王俊巧，葉勇.基于PDCA和SDCA循環理論的政府應急管理流程優化分析[J].行政與法，2017（01）：8-14.

[2]王智平，許望.基于PDCA原理的管理創新全過程管控模式的應用[J].企業管理，2017（S1）.

作者簡介

崔艷紅（1986-），女，黑龍江大慶人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案基礎理論研究。