信息化時代醫院檔案管理模式的轉變與應對策略

摘 要：隨著信息化和互聯網技術的發展，醫院檔案管理必須與時俱進，應對挑戰，盤活醫院檔案資源，全面提升醫院檔案活力，促進醫院的發展。

關鍵詞：信息化;信息化;醫院檔案管理模式

醫院檔案記載著醫院的發展歷程，為醫院的發展提供著重要的參考價值，尤其是信息化時代，檔案的存儲方式和載體都有了深刻的變革，對醫院檔案工作就產生了重要的影響。因此，在信息化時代醫院檔案管理如何與時俱進，積極應變，適應時代發展的需要，是整個醫療行業必須面臨的重點問題。本文主要著眼于信息化時代背景下，醫院檔案管理模式如何實現有效的轉變與應對，進而可以提升效率，服務于醫療發展。

1 醫院傳統檔案管理工作存在的問題

當前，我國醫院檔案主要分為文書檔案、病歷檔案、人事檔案三大部分，管理模式上，大部分醫院都選擇把不同的檔案歸入相應的科室，由其對檔案進行管理，比如文書檔案一般歸入辦公室、人事檔案歸入人事部門，病例檔案則歸入醫務科病案室，還有一些醫學影響檔案則會歸醫技科室自己管理，而在管理上也多以人工為主。這種管理狀況，不僅使醫院檔案不集中，檔案機構重疊，也由于沒有專業、專職的檔案人員，使得醫院檔案管理不規范，導致多部門“各自為政”也會導致檔案歸屬權責不清的局面。同時，許多醫院因為規模大小、節約成本或者安全因素等考量，很少會重視醫院檔案管理。以筆者所在的合肥市第四人民醫院為例，作為三級甲等精神專科醫院，資金較弱，檔案水平較落后，檔案管理人員也基本是兼職，院內檔案仍以傳統紙質檔案保存為主，檔案管理采用傳統的人工管理，費時費力，檔案信息化基礎比較薄弱。但是，隨著醫院的發展，院內門診量增加，醫院業務不斷增多，傳統的檔案管理模式已經跟不上時代發展的需要，信息化時代背景下，以創新的手段對醫院檔案管理模式進行變革，實現醫院檔案信息化建設已經迫在眉睫。

2 信息化背景下醫院檔案管理面臨的機遇與挑戰

醫院檔案信息化并不僅僅只是依靠信息化醫療設備，建立檔案信息系統那么簡單。信息化既給醫院檔案管理信息化帶來了機遇也同樣面臨著考驗。

在信息化時代，醫院檔案迎來發展機遇，主要表現在這幾個方面。首先，提升檔案的使用效率。信息化時代，醫院紙質檔案可以實現電子化，與紙質檔案相比，電子檔案只需要存儲于電腦空間中，當需要尋找某份檔案時，可以運用相關的技術手段實現檔案的快速檢索和查詢，從而在提高檔案的利用效率，節省人力，快速發揮檔案的作用和價值。其次，促進醫院檔案管理的進步。信息化技術走進醫院檔案管理中，為醫院提供了更多可選擇的、更加有效的管理手段，在某種程度上也改進了醫院檔案管理水平，促進了醫院檔案管理的發展。最后，信息化技術的應用也有利于檔案信息資源間的共享。信息化的應用，可以讓醫院檔案與外界檔案之間的信息進行整合，形成一個全新的信息共享空間，讓各類信息有效連接起來，為醫院臨床診療、管理工作的開展提供強有力的信息支持，也有利于提升醫院整體的醫療水平和管理能力。

另一方面，信息化時代也為醫院檔案管理帶來了一些新的挑戰。一是檔案管理理念的更新。有些醫院由于各種因素的制約，相關檔案管理科室短時間內很難接受新思想、新方法，對信息化的出現及應用可能會存在不信任甚至排斥心理。二是檔案信息化管理能力方面存在不足。與傳統檔案管理相比，檔案信息化要求醫院檔案管理人員不僅要具有信息識別和數據分析的能力，還需要通過掌握人工智能，實現檔案的自動搜集和整理，因此檔案信息化對檔案管理人員的素質能力有著較高的要求。三是信息安全與防護。信息化帶來了醫院檔案的便利與高效，但是因為信息化的特性也可能醫院檔案信息被不法分子盜取的風險，特別是機密檔案的保存要格外加以重視，一旦被泄露或者盜用，就可能會造成難以估計的損失。

3 信息化背景下醫院檔案管理模式的變革

通過以上分析，對信息化時代醫院檔案管理面臨的機遇和挑戰，既要勇敢抓住，又要積極應對。

1）整合資源，加強醫院檔案統一管理和領導。首先，要將檔案資源整合，統一管理，高效維護醫院檔案的完整性和安全性，促進各方面的應用，也便于后續的檔案整理、歸類工作。其次，要完善醫院檔案管理制度，將不同部門、科室形成的檔案匯總、搜集，從而實現集中、規范的管理。比如病歷檔案，它是醫院檔案的重要組成部分，具有數量多、產生速度快的特點，在處理醫患關系時有著舉足輕重的法律效力，是各方合法權益的重要保障，關系到醫患雙方的切身利益。在各種社會、醫療保險以及事故理賠中的利用率越來越高，因此，醫院檔案因其特殊性更應該加強管理，助推醫院檔案信息化的加速進程。

2）解放思想，建立現代化的檔案管理理念。在推動醫院檔案信息化建設過程中，要全面樹立信息化時代信息管理理念，根據醫院實際情況，構建起與時代發展相適應的檔案信息化體系。尤其要重視的是，信息化時代在醫院檔案信息化建設中要在統一管理的基礎上，可以多措并舉實現醫院檔案信息的可視化分析、可預測分析、數據挖掘以及語義引擎等，通過對信息化技術的應用，實現醫院檔案信息的自動搜集、整理、分析、存儲和利用，逐漸形成一個科學合理的檔案信息化體系。同時，要積極打破“檔案孤島”，將醫院檔案信息化建設與醫院各項業務工作緊密結合、促進融合，更好地實現醫院檔案系統的維護和管理。

3）加強醫院檔案信息化基礎設施建設。緊隨發展腳步，加強檔案管理基礎設施的投入和引進，為醫院檔案信息化建設打下堅實的基礎，從而順利地開展檔案信息化管理工作。在實際的工作中，醫院可以根據自身經濟實力，配置一些重要的設備，比如刻錄機、掃描儀、存儲設備、音視頻數字化設備等，從根本上提高醫院檔案管理的信息化水平。同時，還要重視檔案信息系統的安全性，積極構建嚴格的檔案信息化安全防護體系。加大對檔案信息的保護，強化檔案信息數據的使用權限，建立醫院檔案信息查找與使用的識別及退出機制，讓醫院檔案信息可以實現全過程的安全使用跟蹤與評估，避免檔案信息發生泄露和濫用，充分確保數據安全。

4）重視人才培養，建立專業化的人才隊伍。信息化時代，醫院檔案管理不僅需要對檔案專業熟悉，而且也需要掌握現代信息技術知識的復合型人才。同時，檔案信息化建設因為需要較高的專業技術水平，這也就更要求醫院在對人才培養上下功夫，要注重對醫院檔案人員的專業性技能培訓。因此，在對醫院檔案管理人員的培養上，不僅要注重專業技能的培訓，更要重視豐富醫院檔案人員的計算機網絡知識和信息化處理能力，全面提升醫院檔案信息化管理的素質能力。

信息化時代醫院檔案管理只有順應時代發展潮流，統一管理，轉變發展理念，更新基礎設施，完善人員結構才能深入變革檔案管理模式，盤活醫院檔案資源，提高醫院信息利用效率，促進醫院健康、長遠發展，更加便利地為廣大民眾服務，提高醫院的社會效益。

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作者簡介

劉丹（1991-），女，漢族，安徽蚌埠，碩士研究生，安徽醫科大學附屬心理醫院，安徽省精神衛生中心，合肥市第四人民醫院，研究方向：檔案管理。