大數(shù)據(jù)時(shí)代對事業(yè)單位檔案管理的思考

莫思聰

摘 要：近年來，隨著事業(yè)單位改革的不斷深入途推進(jìn)，對檔案管理工作提出了越來越高的要求，為了做好事業(yè)單位檔案管理工作，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求有機(jī)起來，開展檔案管理工作，從而更好的滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的需求，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。為此，筆者分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并提出了做好事業(yè)單位檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理

檔案管理作為一項(xiàng)關(guān)系到國計(jì)民生的大事，在大數(shù)據(jù)時(shí)代如何做好檔案管理和儲(chǔ)存工作，最大限度的發(fā)揮檔案管理對于指導(dǎo)我國現(xiàn)代化建設(shè)具有至關(guān)重要的作用。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下如何做好事業(yè)單位檔案管理工作，是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作人員亟待解決的問題。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給事業(yè)單位檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.1 給傳統(tǒng)檔案管理理念提出挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理模式主要就是檔案管理人員將檔案資料進(jìn)行分類歸類，同時(shí)還需要做好標(biāo)記，這樣才能方便管理人員查詢檔案。現(xiàn)階段我們正處大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位各種信息數(shù)據(jù)多，信息量非常大，并且各個(gè)部門的檔案信息是交叉的，倘若我們用傳統(tǒng)檔案處理或是管理方式來儲(chǔ)存管理檔案，則無法及時(shí)有效的將海量的數(shù)據(jù)信息，分類歸納好，另外也無法及時(shí)保存或是存儲(chǔ)檔案資源[1]。

1.2 信息更新滯后人檔分離

眾所周知，在事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理中主要是采用紙質(zhì)歸檔的方式來處理檔案信息，加之當(dāng)前處在事業(yè)單位改革階段，傳統(tǒng)檔案管理方式，在很大程度上為檔案更新過程增加了難度系數(shù)[2]。另外，由于傳統(tǒng)管理模式更新速度慢讓檔案管理操作性較差，事業(yè)單位檔案管理人員流程過程所導(dǎo)致的檔案更新工作滯后也是檔案管理中頻發(fā)的現(xiàn)象，針對事業(yè)單位在檔案管理中存在人和檔案分離的現(xiàn)象，主要是因?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人才流動(dòng)性逐漸增大，極大的增加了檔案管理的難度，無法不及時(shí)更新檔案，出現(xiàn)了檔案管理不及時(shí)或是棄檔現(xiàn)象，最終造成了人、檔分離的問題。

1.3 檔案信息資源缺乏安保措施

檔案資源的安全和完整是檔案信息資源管理過程中非常關(guān)鍵的一環(huán)節(jié)。當(dāng)前我們正處在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，受多種因素的影響，事業(yè)檔案管理工作缺乏對檔案信息資料的安全保護(hù)措施，因此，檔案信息存在一定的安全隱患，出現(xiàn)了信息外露。檔案資源關(guān)系直接關(guān)系到事業(yè)單位內(nèi)部資料，并涉及單位機(jī)密資料和員工資料，所以必須要重點(diǎn)加強(qiáng)安全保護(hù)。但是由于現(xiàn)階段事業(yè)單位還是延續(xù)傳統(tǒng)管理方

式[3]。從另一方面來說，在紙質(zhì)資料向電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，由于電子資料缺乏健全的保密制度和防護(hù)措施，這樣一來，就會(huì)導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)受到不法分子或是黑客的入侵，最終導(dǎo)致資料被盜或是檔案管理系統(tǒng)崩潰問題的發(fā)生是，所以我們必須要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案資料安全的管理，并安裝好安全防護(hù)系統(tǒng)，確保檔案信息資料的完善和安全。

1.4 對檔案管理人員提出更高的要求

信息的多樣化和信息處理方式的復(fù)雜性是大數(shù)據(jù)時(shí)代最顯著的一個(gè)特征，因此，這需要事業(yè)單位檔案管理人員了解并掌握各種先進(jìn)的信息技術(shù)，這其中主要包含了檔案資料的查詢和分類、數(shù)據(jù)的閱讀以及各種信息軟件的運(yùn)用等，所以事業(yè)單位必須要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代做好事業(yè)單位管理工作的有效策略

2.1 重點(diǎn)加強(qiáng)宣傳力度，重視檔案管理工作

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理方式，對此，我們必須要做好以下幾點(diǎn)，第一，事業(yè)單位要提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視，通過各種途徑重點(diǎn)加強(qiáng)做好檔案管理工作的宣傳，從整體上提高檔案管理人員的意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，切實(shí)做好自己的本職工作。第二，檔案管理還要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自己對信息變化的敏銳性，同時(shí)還要觀察事業(yè)單位人事變化情況，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，促使自身溝通能力的提升，以便更好的做好事業(yè)單位檔案管理工作。

2.2 培養(yǎng)高端檔案人才，做好檔案管理工作

人才是一切工作的生命線，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外，我們深知在傳統(tǒng)檔案管理工作人員對于大數(shù)據(jù)方面的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識(shí)也不例外，倘若事業(yè)單位只是更新檔案管理系統(tǒng)和管理設(shè)備，缺乏復(fù)合型人才去運(yùn)用或是管理大數(shù)據(jù)背景下檔案管理系統(tǒng)，就會(huì)造成事業(yè)單位檔案管理工作效率低下，因此，事業(yè)單位一定要培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型高端型檔案管理人才，所以，我們必須要做好以下幾點(diǎn)，第一，政府要積極鼓勵(lì)高校開辦檔案管理和信息化的交叉學(xué)科專業(yè)。第二，事業(yè)的單位要積極引入復(fù)合型檔案管理人員，從而更好的利用復(fù)合型人才檔案管理人員去開展檔案管理工作。第三，投入大量的人力物力，培養(yǎng)檔案管理人員。只有做好了以上幾點(diǎn)，才能切實(shí)做好檔案管理工作，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3 構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，提高檔案工作時(shí)效

大數(shù)據(jù)時(shí)代為事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展提供了技術(shù)支持，因此，完善和建立健全檔案管理信息系統(tǒng)是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的關(guān)鍵。為此，我們必須要做好以下幾點(diǎn)，第一，在大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化操作，就必須要用無紙化操作代替紙質(zhì)檔案，同時(shí)還必須要利用電子掃描技術(shù)，有效的將檔案信息更新到數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而真正意義上的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的無紙化操作管理。第二，在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化和信息網(wǎng)絡(luò)化，但是事業(yè)單位還要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案檢索或是借閱的等功能的網(wǎng)絡(luò)化，通過這樣的舉措，進(jìn)一步優(yōu)化檢索功能，促使檔案檢索的自動(dòng)化和智能化， 從整體上促使事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)效性的提升。

2.4 提高檔案保密水平，保障檔案信息安全

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為事業(yè)單位檔案管理工作帶來了諸多優(yōu)勢，促使了檔案管理工作效率的提升，任何事都有利有弊，在帶來了利的同時(shí)也帶來了弊端，在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下非常容易丟失數(shù)據(jù)信息，因此事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)安全性問題，并做好以下幾點(diǎn)，第一，事業(yè)單位在檔案管理工作中使用高級(jí)防火墻技術(shù)，這種防火墻是一種用在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的安全系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)上這種安全系統(tǒng)是一種網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)。這種技術(shù)可以限制部分?jǐn)?shù)據(jù)的傳輸，從而保障檔案信息的安全性。事業(yè)單位在利用檔案信息資料的時(shí)候，一定要進(jìn)行身份認(rèn)證，唯有如此，才能規(guī)避黑客或是不法分子盜取檔案信息，最大限度的確保信息數(shù)據(jù)的安全，第三，事業(yè)單位要充分利用信息檢索技術(shù)或是審計(jì)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行事后管理或是監(jiān)督，同時(shí)還分析檔案使用者的信息，進(jìn)一步使用者是否存在竊密行為，所以，事業(yè)單位在利用這種技術(shù)的過程中，必須要多方面的考慮檔案信息安全的防范，從整體上促使檔案信息保密工作的水平的提升，事業(yè)單位通過這樣的舉措，更好的保障檔案管理系統(tǒng)的全面性和安全性助推事業(yè)單位檔案管理工作的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下如何做好事業(yè)單位檔案管理工作是至關(guān)重要的，因此，事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來給檔案管理工作所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，從思想意識(shí)上樹立起檔案管理的意識(shí)，積極開展檔案信息化工作，全面提升事業(yè)單位檔案管理水平，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉曉杰.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[C].2016年第二屆今日財(cái)富論壇.2016.