淺析水利工程檔案歸檔與移交過程中存在的問題與對策

韓曉華

摘 要：做好水利工程檔案歸檔及移交工作是做好水利工程檔案管理的重要內容。由于水利工程檔案歸檔及移交所涉及的因素比較多，同時基于新時代發展暴露出水利工程檔案歸檔及移交過程中還存在不少的問題，需要針對存在的問題提出相應的解決對策，以此提升水利工程檔案管理質量。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;歸檔;移交

水利工程檔案是水利工程建設全周期所形成的不同形式的記錄材料。水利工程檔案歸檔移交是水利工程建設的末端環節，也是檔案管理的重要環節。在水利工程竣工后，城建單位需要按照各自建設職能將相關資料整理后移交給相關的水利管理部門。實踐證明水利工程檔案歸檔及移交資料的完整與否直接關系到水利工程檔案管理質量，所以筆者結合多年實踐工作經驗，就當前水利工程檔案歸檔及移交中所存在的問題進行深入的剖析，以此提出相應的解決對策。

1 水利工程檔案歸檔及移交過程中存在的問題

水利工程檔案歸檔及移交是水利工程檔案形成的末端環節，也是加強水利工程檔案管理效率、保證水利工程檔案資料完整性的關鍵。通過對當前我國水利工程檔案歸檔及移交工作的分析，其主要存在以下問題：

1.1 參建單位對檔案歸檔及移交工作重視程度不夠，原始材料丟失現象突出

由于水利工程建設周期長、投資金額大，結果導致在水利工程施工過程中存在分包現象，而分包的結果就是導致參建單位出現“重工期、趕進度、忽視檔案資料收集”現象：一是由于參建單位比較多，導致在水利工程檔案信息資料收集的過程中存在與建設施工不同步的現象。例如部分參建單位并沒有及時根據建設情況對相關資料進行收集，結果導致部分原始資料丟失，最終造成復印件多、原件少的現象;二是檔案信息保存不善，導致部分資料出現破損、發霉等現象，導致后期檔案移交難度比較大。由于施工現場環境比較復雜，部分參建單位在相關資料保存上存在責任心不強的問題，進而出現一系列的質量問題，增加了相關資料移交的難度。

1.2 檔案資料整理歸檔不規范，資料檔案缺失嚴重

水利工程檔案歸檔與移交的資料比較多，例如水利工程招投標文件、技術設計文件、項目建議書、設計報告書、開工報告、重大事件聲像材料、合同變更文件、施工計劃等等。上述文件資料隸屬于不同的參建單位負責，但是在實踐中由于相關責任人履責不到位，導致參建單位所形成的檔案資料存在歸檔不規范、移交資料缺失的問題：一是參建單位的歸檔文件范圍不符合相關規范要求，導致收集的檔案文件存不僅存在組卷不合理、分類不科學，而且在案卷提名和檔案移交手續上不規范;二是移交目錄編制不規范。編制移交目錄是保證檔案管理質量的關鍵，然而在目錄編制上卻存在不規范的問題。

1.3 水利工程檔案移交缺乏監管，檔案資料鑒定有待加強

水利工程檔案移交歸檔是水利工程竣工驗收的重要環節，相關法規制度規定如果檔案歸檔移交不合格水利工程就不能通過竣工驗收，結果導致水利工程檔案歸檔移交因缺乏有效地監督導致水利工程資料存在失真：一是由于水利工程檔案管理人員審核把關不嚴，導致在檔案移交時存在錯卷、漏卷和整卷不規范的問題。例如基于繁瑣的檔案資料，檔案管理人員在檔案資料移交時容易出現漏卷的現象;二是對歸檔資料的真實性鑒定有待完善。鑒定工作貫穿于整個檔案資料歸檔過程，但是在實踐中檔案管理人員對于檔案資金的鑒定局限在對資料真實性的鑒定中，而忽視了對資料完整性的鑒定。

2 解決水利工程檔案歸檔及移交問題的對策

基于水利工程檔案歸檔及移交過程中所存在的問題，水利部門作為水利工程竣工驗收管理部門必須要加強對檔案歸檔及移交過程的監管，通過構建完善的管理體系提升水利工程檔案歸檔移交工作水平：

2.1 加強宣傳，提高參建單位對檔案歸檔及移交工作的重視程度

基于水利工程檔案歸檔及移交工作的重要性，水利事業單位必須要立足于加強水利工程檔案質量視角加強宣傳，提高對水利工程檔案歸檔移交知識的宣傳，讓參建單位認識到檔案歸檔移交的重要性：一是水利事業單位要深入到水利工程施工一線開展檔案歸檔及移交的宣傳活動，讓參建方及時了解相關的制度要求及操作要求。例如水利事業單位要利用“憲法宣傳日”深入到施工現場組織檔案管理人員集中學習《歸檔文件整理規則》，按照水利部門的要求做好相關資料的歸檔工作;二是要深入開展“不忘初牢記使命”主題活動，發揮黨員先鋒示范作用，提高服務意識。檔案管理屬于服務工程，因此水利事業單位檔案管理人員要以做好檔案歸檔工作為契機，深入研究檔案歸檔中相關人員責任心不強的問題，構建完善的績效考核制度，以此激發檔案管理人員的積極性。

2.2 認真做好檔案資料收集歸檔工作，加強資料保管

檔案資料的收集是加強水利工程檔案管理的第一步，所以作為檔案管理人員：一是要認真做好水利工程檔案的收集工作。由于水利工程檔案資料種類比較多，因此檔案管理人員必須要嚴格按照歸檔文件范圍對相關文件進行分類歸檔，當然在歸檔的過程中如果發現文件資料不全或者缺失的現象要及時告知參建方進行補充;二是要規范歸檔文件整理的基本原則與步驟。水利工程建設周期比較長，建設的內容比較廣泛，同時受限于工期進度的影響，使得水利工程檔案收集存在滯后性，因此水利部門在歸檔時要建立明確的歸檔步驟，例如對于樞紐工程項目的文件整理可以按照大壩、輸水洞、電站、船閘等工程進行分類整理;三是要做好移交目錄的編制工作。目錄編制必須要注意文件材料的邏輯聯系。

2.3 完善水利工程移交監督，提升移交檔案的鑒定水平

水利工程檔案歸檔與移交過程中必須要強化監督的作用，通過完善的監督體系提升檔案歸檔與移交的質量：一是水利部門必須要加強對移交檔案資料的監督審核，尤其是對移交檔案內容真實性與完整性進行審核。例如參建單位在移交水利工程檔案資料時，水利主管部門要組織檔案管理人員對移交的資料進行嚴格的審查，對于發現問題的要求限期完成整改;二是提升檔案管理人員的鑒定水平。隨著計算機在水利工程檔案管理中的應用，電子文件成為當前檔案管理的重要內容。對應水利事業單位必須要加強對電子文件歸檔的全程監督，例如水利部門要對電子文件的歸檔范圍、保管期限等進行嚴格的審查，經過審查合格的電子文件要存儲到符合保管要求的脫機載體上;三是在做好時間節點把握，避免復印件過多，原始材料缺失的問題。水利部門必須要建立動態化的檔案歸檔監管體系，實現對水利工程檔案信息的全程管理。例如水利管理部門要利用大數據平臺實現對水利工程資料的監管，提升檔案歸檔的質量。

3 結束語

總之，基于水利工程檔案的重要性，做好水利工程檔案歸檔與移交工作具有重要的現實意義。由于水利工程檔案歸檔與移交所涉及的面比較廣，不僅需要水利檔案管理部門發揮好指導、督促作用，也需要建設和施工各方落實好收集、移交工作，更需要每位檔案工作人員立足崗位，真抓實干，及時發現問題，及時改進創新，形成水利工程檔案管理工作齊抓共管的良好氛圍，推動我國水利工程的可持續發展。

參考文獻

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[3]高瓊，劉藝，陳崇德.水利工程建設施工監理檔案資料的整理與移交[J].水電與新能源，2019（04）.