如何做好交通建設項目檔案資料收集整理工作

交通運輸是國民經濟的戰(zhàn)略性、支撐性產業(yè)，交通建設對一個地方的發(fā)展具有基礎性、先導性作用。未來三年，忠縣交通基礎設施將預計投入92億元，全面提升過境鐵路、過境高速公路、港口碼頭、航空機場、普通干線公路、“四好農村路”六個方面的交通基礎設施，建設任務重，檔案資料多，只有做好交通建設工程檔案資料收集整理工作，才能更好地為交通建設、發(fā)展提供有力的技術支撐和保障。

1 交通工程檔案現狀

目前，忠縣交通運輸檔案管理中心保管的交通建設工程項目檔案906個項目共計6254余卷，全部進行檔案數字。其中，交通重點工程44個4500余卷，農村公路工程862個1754卷。

2017年以前，根據交通運輸部公路局《關于印發(fā)公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》、縣交委《關于進一步優(yōu)化農村公路建設程序簡化工程歸檔資料的通知》等文件要求，我縣交通建設工程組卷按綜合文件、結算和審計文件、竣工圖表、工程管理文件、施工質量控制文件、施工原始記錄等六個部分歸檔整理。2017年以后，根據交通運輸部《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》、忠縣交委《忠縣交通建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》、《關于進一步做好農村公路工程檔案資料歸檔相關工作的通知》規(guī)定，把交通重點建設工程按立項審批、審計審批、工程準備、監(jiān)理文件、工程交竣工驗收、資金管理、科研等七個部分歸檔整理;農村公路工程的立項審批、審計審批、工程準備、施工、交竣工驗收、工程招投標及合同、資金管理等環(huán)節(jié)簡化為項目前期工作和施工過程、完工自然形成過程兩個部分組卷，一個農村公路工程原則上組兩卷，若工程量大或有橋涵、堡坎等分項工程可單獨組卷。

2 交通工程檔案存在的問題

根據國家檔案局批準，自2018年10月1日起實施《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018），結合2017年忠縣交委《忠縣交通建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》、《關于進一步做好農村公路工程檔案資料歸檔相關工作的通知》文件，目前存在三個方面問題

2.1 交通建設工程檔案標準未完全統一

《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）最大亮點是標準的主體要素由“國家重大建設項目檔案”調整為“建設項目檔案”。這種變化使該標準的適用范圍和作用領域得到了有效延伸，使檔案行政管理部門及相關建設單位、業(yè)主單位在開展建設項目檔案管理實踐中獲得了重要的業(yè)務標準依據。擴大收集范圍，適用于新建、改建、擴建和技術改造等建設項目。而2017年忠縣交委《忠縣交通建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》標準只適用忠縣交通重點建設工程，農村公路工程執(zhí)行忠縣交委《關于進一步做好農村公路工程檔案資料歸檔相關工作的通知》。

2.2 部分交通建設工程未建立檔案預立卷制度

檔案預立卷是檔案管理的重要基礎工作。檔案預立卷工作的好壞在一定程度上決定了最終檔案收集整理質量的優(yōu)劣，很多時候就是因為預立卷工作未做到位而導致了歸檔時出現文件材料不全、不符合歸檔要求等各種問題。特別是農村公路工程項目的業(yè)主認為農村公路工程項目投資規(guī)模小，檔案整理也比較簡單，不需要平時落實人員開展檔案的收集整理工作，到工程完工后再來著手進行檔案資料的收集整理，導致公路工程項目檔案普遍存在完整性、規(guī)范性不足的問題。

2.3 建設業(yè)主對工程檔案管理重視不夠

部分業(yè)主單位工程檔案收集重視不夠，不統籌協調工程檔案工作，把工程檔案整理收集工作全部由施工單位、監(jiān)理單位承擔，形成業(yè)主部分檔案缺失，資料不完整、不連貫、利用價值減低。

3 交通建設項目立卷歸檔工作的建議

3.1 嚴格執(zhí)行交通建設項目立卷歸檔相關標準

明確交通建設項目立卷歸檔標準，是做好交通工程檔案收集整理的基礎。《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）2018年10月1日起實施，鑒于明確交通運輸部還沒有新出臺實施意見，任執(zhí)行《關于印發(fā)公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》、《關于印發(fā)水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》，忠縣交通建設項目文件材料立卷歸檔收集整理任執(zhí)行縣交委印發(fā)的《忠縣交通建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》，只是將原施工單位、監(jiān)理單位檔案文件保存期限由原來的30年調整為永久。

3.2 督促業(yè)主執(zhí)行好檔案預立卷制度

一是明確立卷責任人，各參建單位要設立專職或兼職的檔案管理人員，負責本單位的檔案整理歸檔工作，同時預立卷工作不是某個人或某個部門單獨的工作，需要所有參建部門和相關工作人員的密切配合，確保預立卷工作正常開展。二是編制好預立卷類目、做好平時收集整理和資料匯總立卷資料臺賬。根據縣交委印發(fā)的《忠縣交通建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》附件一《公路建設項目文件材料收集歸檔范圍》、附件二《水運建設項目文件材料收集歸檔范圍》編制預立卷目錄。三是注重對檔案進行及時的收集整理。業(yè)務工作人員根據預立卷類目表結合所負責的工作內容確定對應的歸檔文件材料，在日常工作中應對辦理完畢的文件材料（包括紙質版與電子版）及時進行收集，同時對文件材料進行分類整理，按預立卷類目分類存放。四是交通部門建設管理科（忠縣交通運輸檔案管理中心）認真抓好工程檔案預立卷制工作督導服務工作，重點是新開工和在建重點項目。由于工程檔案技術含量較高，檔案中心可聯合縣交通工程中心每季度對在建交通重點各參建單位的檔案預立卷工作進行業(yè)務指導服務，發(fā)現問題督查整改，掌握各重點項目檔案預立卷工作的真實情況，有效保障檔案預立卷工作的規(guī)范開展，為檔案統一移交工作做準備。

3.3 嚴格執(zhí)行項目檔案業(yè)主負責制，確保歸檔整理齊全完整

《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）增加了建設項目檔案工作組織體系和工作職責、制度體系建設等方面的新內容，明確了建設項目檔案工作的組織體系和項目檔案工作職責。對建設項目檔案工作的領導方式、管理機構、人員配置、人員素質、隊伍建設、管理網絡和管理機制等，均提出了明確要求（建設單位對項目檔案工作負總責，業(yè)務上接受檔案行政管理部門和上級主管部門的監(jiān)督和指導;實行統一管理、統一制度、統一標準）。交通建設項目文件材料立卷歸檔工作實行項目法人負責制，項目法人單位負責做好本單位形成的交通建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集歸檔工作的組織、協調和監(jiān)督、指導等管理職責，同時按照“誰形成誰負責”的原則，把各參建單位負責本單位所形成的文件材料，所有材料與工程建設同步收集、同步管理、同步歸檔，確保交通建設項目檔案收集整理齊全、完整，通過檔案利用價值。

作者簡介

劉德明（1973-），男，漢族，本科，研究方式檔案，中級（檔案館員）。