更新檔案管理理念 實現(xiàn)檔案管理科學化

摘 要：更新人事檔案管理，重點分析檔案管理的基本現(xiàn)狀，依照人事檔案管理的方式和方法，對其存在的問題進行分析，加強公民認識檔案的認識水平，對檔案管理的基礎不足，手段不統(tǒng)一，管理無標準化等內容進行分析，研究完善人事檔案管理科學化的實施辦法。

關鍵詞：檔案管理;科學化;更新

更新檔案管理理念，以實現(xiàn)檔案管理的科學化建設為基礎，重視個人學習、工作的全面發(fā)展，以人力資源信息查閱為信息數(shù)據(jù)標準。按照信息化時代的發(fā)展要求，重視人事檔案的管理制度分析，重視與時俱進的發(fā)展。充分發(fā)揮我國人才資源的建設優(yōu)勢，分析參與發(fā)揮的作用。依照檔案管理工作的重點思路，實施相關措施的分析，明確改革思路，不斷提升科學化綜合水平建設管理。

1 人事檔案管理的基本現(xiàn)狀

1.1 人事檔案管理思想方法陳舊

我國傳統(tǒng)人事檔案管理觀念陳舊，阻礙人事檔案工作的開展，根據(jù)人事檔案的相關重點內容進行分析，研究如何重視檔案的規(guī)范化管理。這其中包含幾個方面，人事檔案管理不受重視，人事檔案管理工作開展不當，不及時，對其安全性、有效性重視不足，無法給予必要的調控。人事檔案管理相關部門只是對管理檔案工作實施保管處理，只是簡單的抄錄、建檔、存儲、保管工作。人事檔案的管理變成了看護，而非管理。這種形式主義的檔案缺乏有效性，過于保守，容易造成對檔案工作的不重視。對于檔案的跳檔處理，沒有認真的進行管理分析，沒有形成保管人事檔案的分析過程，對參考信息認識不足，缺乏有效的解決分析過程。

1.2 不善于公民對人事檔案的宣傳認識

人事檔案在管理過程中往往由部分兼職人員管理，其中存在弊端問題，缺乏專業(yè)精通性，無法按照正常知識技術進行開展，缺乏有效的宣傳力度分析，無法提高人們的檔案認識，以至于人事檔案出現(xiàn)忽視問題，給人的管理造成不便。通過各類宣傳，可以避免人事檔案出現(xiàn)錯誤和缺失，以至于影響個人的工作。

2 人事檔案管理中存在的問題

2.1 管理基礎水平薄弱

人事檔案管理人員沒有專業(yè)性的出身，缺乏專業(yè)的知識技能，檔案管理意識不足，管理水平差，管理內容局限，對相關的信息收集、整理、建檔業(yè)務單一，模式單一，對于出現(xiàn)的新問題，新情況，無法及時的更新補充，缺乏必要的檔案內容分析，對檔案常常不完整。

2.2 管理手段過時

伴隨著計算機信息技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的文化檔案管理弊端日益凸顯，傳統(tǒng)的手工管理模式記錄方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代管理的需求，紙質記錄方式，查閱方法古板，存儲空間內容有限，需要過多的人力資源和物力資源，檔案管理的有效空間利用率水平較低，檔案管理信息化水平差、智能化水平低，安全實現(xiàn)意識差。

2.3 管理缺乏統(tǒng)一的標準

在人員調配管理過程中，存在跨單位跳動的問題，人事檔案管理需要相應的交接，不同的人員往往檔案管理時間和空間利用水平較低，檔案管理信息化、智能化、快速化無法實現(xiàn)。按照分項、分部原則對程序進行劃分管理，結果人事檔案在單位出現(xiàn)過度移交的現(xiàn)象，事后追求責任，無從查證。

3 人事檔案管理工作的完善價值對策

人事檔案管理中，管理觀念陳舊、管理方式不當，需要根據(jù)人事檔案管理工作內容進行總結分析，確定人事檔案管理的工作價值辦法對策。

3.1 人事檔案管理的重要性

人事檔案是以社會履歷信息為承載體，依照國家、單位的需求，充分掌握人力資源的相關參考基礎內容，充分加重綜合價值水平。依照多種形式，利用多種渠道進行宣傳分析，提高人們的綜合意識水平，建立人事檔案的重要價值意義。管理部門需要根據(jù)人事檔案的管理全過程，實施規(guī)范化的管理，重視資料數(shù)據(jù)的采集分析，建檔存檔，實施全面的規(guī)范，明確檔案內容，充分調閱參考信息，加以必要的價值利用。

3.2 強化人事檔案管理的責任意識建設

按照人事檔案管理的要求，實施完備的檔案建設，確定人力資源提供的支持標準要求。人事檔案管理過程中，需要根據(jù)資料內容進行質量管控，核查檔案信息的準確性，杜絕虛假信息，寫入人事檔案，確保可靠性、完整性和真實性。根據(jù)檔案日常保管要求，對外借檔案進行催還，避免檔案資源信息的丟失。根據(jù)檔案資源內容進行轉接過程分析，準確的記錄交接的對象，根據(jù)時間、經(jīng)辦人、單位進行判斷，構建完整的交接手續(xù)，簽字蓋章完成手續(xù)的交接工作。

3.3 建立健全的人事檔案管理體系

按照人事檔案管理工作的標準要求，實施完善的管理制度體系框架構造。依照一系列的具體實際情況，適應現(xiàn)有的管理制度標準原則要求，確定上下級單位制定的管理措施，依照人事檔案管理工作進行規(guī)章制度可循問題的分析，確定標準化和規(guī)范化管控原則。按照管理體系進行健全的判斷，制定完善的管理章程和管理標準。

以完備的管理章程，以有效的章法標準，按照《檔案責任制度辦法》實施法律法規(guī)基礎內容的分析，進一步提升信息化健全的檔案工作管理制度，落實責任制度標準，確定檔案工作的流程化、標準化，充分提升檔案的保密性和安全性。強化管理標準要求，對檔案部門進行定期的考核培訓。通過學習提高管理人員的管理水平，強化管理人員的責任意識和操作規(guī)范水平。

4 升級檔案硬件設施合理性

按照計算機互聯(lián)網(wǎng)應用快速發(fā)展的今天，將檔案進行電子化，重新重組，加強管理工作的合理性，提升硬件設施操作，引導配套符合設施的操作，加設濕度計、溫度計、空調、防蟲劑、除濕劑等設備，加強硬件投資設施的合理性，確保文件管理的安全有效性。

5 建立檔案信息的建設發(fā)展模式

按照應用計算機技術水平，建立完善的電子檔案，提升檔案信息化綜合發(fā)展水平，加強檔案管理模式，不斷提升服務水平發(fā)展途徑。實施有效的檔案信息化建設，加強檔案數(shù)據(jù)的建立標準，明確檔案業(yè)務的規(guī)范性。按照檔案信息化建設標準，實施核心電子檔案的建設，確定管理和歸檔標準要求，借助電子檔案，實施公開透明的人事信息管控，提高人力資源的綜合發(fā)展優(yōu)勢建設水平，解決檔案信息的綜合模式應用。

綜上所述，更新人事檔案人力資源的優(yōu)勢化轉變，通過檔案信息化建設，明確企業(yè)發(fā)展的全局標準要求。按照信息化建設的核心標準，實施有效的電子檔案管理，實施有效的歸檔，借助電子檔案，實施公開透明的檔案管控，提升檔案信息化建設，確保人事檔案的信息化分析，確保檔案管理跨越水平的快速提升。

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作者簡介

王玉嵐（1977-），女，山東省聊城市臨清市，大專，檔案管理員，研究方向：檔案管理。