淺談加強(qiáng)疾控中心檔案管理的方法

程遠(yuǎn)玉

摘 要：疾控中心是重要的公共衛(wèi)生健康服務(wù)機(jī)構(gòu)，在其疾病預(yù)防和控制過程中會形成許多檔案資料，這些資料對疾控中心的工作有著重要的意義，要求疾控中心要加強(qiáng)檔案管理。但是目前許多疾控中心在檔案管理方面仍然存在不足的地方，管理模式與管理形式也相對落后，嚴(yán)重影響疾控事業(yè)的發(fā)展。基于此，本文主要分析如何加強(qiáng)疾控中心檔案管理，就疾控中心檔案管理的問題提出一些管理方法，希望能夠進(jìn)一步提升疾控中心檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;方法

檔案管理對疾控中心的工作有著重要的意義，疾控中心作為預(yù)防保健、健康體檢、公共衛(wèi)生服務(wù)等重要的健康服務(wù)機(jī)構(gòu)，在其疾病預(yù)防控制過程中會形成許多重要的檔案資料，包括文書、視頻、錄音、報告等資料，這些資料是疾控中心工作成果的體現(xiàn)，也是疾控中心預(yù)防和控制的寶貴財富。因此，疾控中心要重視檔案管理，提高檔案管理的效能，為疾控中疾病心防治工作提供有效的數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)疾控事業(yè)的發(fā)展。

1 加強(qiáng)疾控中心檔案管理的必要性

1）疾控檔案的歷史價值和科研價值。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會的進(jìn)步，疾控中心的工作也不斷進(jìn)行改革與創(chuàng)新，許多傳染病、慢性疾病及地方病等都得到了有效控制和治療，而在疾控中心預(yù)防和控制工作過程中，形成了許多具有歷史價值的檔案，記錄了疾病中心與疾病斗爭的過程，因此具有非常重要的歷史價值。同時，疾控檔案是疾病醫(yī)師在疾病預(yù)防控制和治療中所形成的第一手資料，具有還原性和真實性的特點(diǎn)，因此疾控檔案對于疾控中心的工作有一定的科研價值。

2）疾控檔案是疾控工作的重要體現(xiàn)。疾控中心承擔(dān)著服務(wù)社會的重要責(zé)任，其在疾控工作中所形成的疾控檔案是重要的成果和結(jié)晶，是疾控中心進(jìn)行預(yù)防保健、健康體檢、疾病防治等工作的見證，也是政府部門公共事務(wù)管理的重要咨詢對象。相關(guān)部門通過查閱疾控中心的檔案，能夠從中了解疾控中心的工作情況以及責(zé)任義務(wù)完成的情況，從而進(jìn)行相關(guān)的工作部署。

2 疾控中心檔案管理中存在的不足

1）檔案管理投入不足。由于受到長期的工作思維影響，疾控中心領(lǐng)導(dǎo)層并不重視疾控檔案管理，因此在檔案管理方面的投入也不足。雖然部分疾控中心設(shè)有專門的檔案庫房，但是并沒有配備齊全的檔案管理設(shè)備，檔案管理硬軟件陳舊、老化，并沒有妥善保管檔案資料，尤其是在紙質(zhì)檔案保管方面，并沒有進(jìn)行相應(yīng)的防護(hù)工作，導(dǎo)致疾控檔案出現(xiàn)破損、丟失等情況。此外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化尤其緊迫，但是當(dāng)前疾控中心檔案管理在硬件和軟件方面并不足，難以滿足當(dāng)前管理的要求。

2）檔案管理不規(guī)范。目前在疾控中心檔案管理工作中，主要存在中心級檔案管理和科室級檔案管理兩種模式，由于疾控中心的工作需要，往往需要將這兩種檔案管理模式并存進(jìn)行，這便對疾控中心的檔案管理規(guī)范化要求更高。如果檔案管理人員不能夠?qū)Ω鱾€科室的檔案進(jìn)行收集、整理及歸檔工作，不妥善進(jìn)行檔案保管，則很有可能導(dǎo)致檔案丟失。同時，如果不能夠正確認(rèn)識檔案的重要性，對各個科室的檔案進(jìn)行有效分類，這樣會降低檔案保存的質(zhì)量，也不利于檔案規(guī)范化管理。此外，由于疾控檔案管理不規(guī)范，在使用檔案時，尤其是年代久遠(yuǎn)的檔案，尋找起來需要花費(fèi)大量的時間和精力，這極大地降低了疾控檔案的使用效率。

3）檔案管理人員水平較低。疾控中心作為疾病預(yù)防控制的前線，往往會遇到人手不足、人員素質(zhì)不高等問題，如果疾控檔案管理人員沒有專業(yè)的知識和豐富的經(jīng)驗支持，是難以有效推進(jìn)疾病工作的開展，也不利于疾控檔案管理效率的提升。同時，由于疾控中心人員調(diào)動較為頻繁，所以在工作交接過程中，如果不能保證交接的連續(xù)性，則容易出現(xiàn)工作斷層的問題，從而引發(fā)一系列管理問題。目前在疾控中心的檔案管理工作中，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，使得實際的檔案管理效果并不佳。

4）檔案管理信息化建設(shè)不足。隨著信息化時代的到來，信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大提升檔案管理的效率。但是目前有的疾控中心仍然保留傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案管理信息化建設(shè)方面力度不足，尤其是在檔案保管時，沒有配備相應(yīng)的管理設(shè)備與技術(shù)，許多紙質(zhì)檔案并沒有進(jìn)行統(tǒng)一分類和管理。同時，在信息化背景下，產(chǎn)生大量的電子檔案，但疾控中心在檔案管理過程中并沒有對這些電子檔案進(jìn)行有效保管，從而影響檔案的完整性，加之檔案管理的手段，基本靠人工來進(jìn)行，檔案管理的效率較低，還給檔案管理帶來較大的隱患。

5）檔案資源利用率較低。疾控檔案是疾控中心長期工作積累形成的資料，是疾控中心的寶貴財富，具有非常重要的歷史價值和研究價值。然而部分疾控中心雖然重視疾控檔案的管理，但是忽略了檔案資源的利用，沒有充分利用疾控檔案指導(dǎo)疾控工作，檔案資料研究利用率較低，不能更好地服務(wù)于疾控工作。

3 加強(qiáng)疾控中心檔案管理的措施

1）重視檔案管理，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)疾控中心檔案管理，需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的重視，并完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案做好“八防”工作，妥善保管檔案資料，延長檔案資料的保管期限。同時，對于電子檔案，要充分利用電子信息技術(shù)，保證檔案資料的安全性和完整性，并做好檔案數(shù)據(jù)備份工作，利用防火墻技術(shù)加強(qiáng)檔案傳輸過程中的安全可靠性。

2）完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理。完善的檔案管理制度是疾控中心檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，因此疾控中心還需要不斷完善檔案管理制度，根據(jù)疾控中心實際的工作需求和檔案管理需要，強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理。對此，在保管和利用疾控檔案時，要嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行，落實相應(yīng)的檔案管理責(zé)任，做到疾控檔案雙向管理，既約束檔案管理部門，又約束疾控檔案的形成和使用，切實發(fā)揮疾控檔案的作用和價值。

3）提升檔案管理人員管理水平，提升檔案質(zhì)量。檔案管理人員的管理水平直接影響疾控中心檔案管理工作的質(zhì)量，因此還需要不斷提升檔案管理人員的管理水平。首先，要強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識，使其充分認(rèn)識疾控檔案的重要性，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展;其次，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們管理能力和服務(wù)意識，通過多元化的培訓(xùn)方式，不斷提升他們的檔案管理水平;最后，檔案管理人員也要加強(qiáng)各個科室部門的檔案指導(dǎo)，強(qiáng)化全體員工的檔案管理意識，提升各個科室檔案質(zhì)量，以此提升檔案管理的整體水平。

4）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升檔案管理效率。新時期加強(qiáng)疾控中心的檔案管理，還需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，從而有效提升疾控中心檔案管理的效率。對此，疾控中心要加大檔案管理的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與設(shè)備，完善檔案管理硬件和軟件，同時對于新增的電子化、數(shù)字化檔案，也要統(tǒng)一進(jìn)行分類、整理和保管，強(qiáng)化電子檔案管理，實現(xiàn)疾控檔案信息化、現(xiàn)代化及規(guī)范化管理。

5）加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用，提升檔案管理水平。加強(qiáng)疾控中心檔案管理，不僅要重視檔案管理，還需要重視檔案資源的開發(fā)利用，這樣才能夠有效提升檔案管理的水平。對此，疾控中心應(yīng)當(dāng)將檔案資源的開發(fā)利用作為重要的工作內(nèi)容，正確認(rèn)識檔案資源的重要性，并做好各個業(yè)務(wù)科室檔案資源的收集工作，保證檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性。同時，加強(qiáng)各個科室部門的聯(lián)系與溝通，實現(xiàn)檔案資源的共享，加強(qiáng)檔案分析，進(jìn)一步挖掘檔案數(shù)據(jù)的價值，從而為疾控事業(yè)決策和發(fā)展提供技術(shù)理論依據(jù)。

4 結(jié)語

總而言之，疾控檔案對疾控中心工作有著重要的意義，要求疾控中心針對當(dāng)前檔案管理中存在的問題，采取有效的管理措施解決，不斷提升檔案管理效率與質(zhì)量，從而為疾控事業(yè)發(fā)展作貢獻(xiàn)。

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