新時(shí)代干部人事檔案管理工作探索

張小偉

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，干部人事制度的不斷改革，過去采用的一些干部人事檔案管理方式方法已難以適應(yīng)新形勢(shì)要求，出現(xiàn)了一些問題。有鑒于此，下文在充分結(jié)合筆者對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)研究以及自己多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)情況下，首先闡述了新時(shí)期下事業(yè)單位干部人事檔案管理的重要性，隨后提出一些較為有效的對(duì)策，以供廣大同行參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;干部人事檔案;重要性;對(duì)策

1 新時(shí)期下事業(yè)單位干部人事檔案管理重要性

干部人事檔案管理工作不僅對(duì)在編、外編、退休人員的管理有重要作用，還對(duì)單位管理層做人事決策有重要的信息支持作用。一份科學(xué)干部人事檔案中要真實(shí)可靠地展現(xiàn)單位職工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、學(xué)術(shù)科研水平、在校和工作中的獎(jiǎng)懲情況、工資發(fā)放狀況以及個(gè)人家庭情況等重要信息，這些信息除了展現(xiàn)個(gè)人努力和水平還與個(gè)人工資待遇、職稱晉升、組織關(guān)系有著緊密聯(lián)系。單位干部人事檔案管理的人力信息是人力資源合理配置的重要組成部分，也是單位管理層在人員安排、選拔使用的重要信息依據(jù)。因此，加強(qiáng)干部人事檔案管理是單位的一項(xiàng)重要工作，我們要重視干部人事檔案工作，及時(shí)掌握干部人事檔案管理狀況，及時(shí)有效進(jìn)行檔案信息分析整理，改革創(chuàng)新人力資源管理制度和干部人事檔案管理制度。

2 新時(shí)期下做好事業(yè)單位干部人事檔案管理的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理工作理念，加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位現(xiàn)在的干部人事檔案管理工作缺乏一定的重視，存在干部人事檔案缺失、人事信息不及時(shí)、檔案管理人員素質(zhì)低等問題，如何解決這些問題是事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。事業(yè)單位首先要做的是轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理工作理念，提高對(duì)人事檔案管理工作的相關(guān)重視，重視干部人事檔案管理的宣傳，從以往的輕視到重視檔案管理工作，要充分利用事業(yè)單位各種可用資源，在宣傳欄、單位內(nèi)部報(bào)紙、單位網(wǎng)站等處進(jìn)行人事檔案管理相關(guān)知識(shí)和工作的宣傳，從而轉(zhuǎn)變單位人員對(duì)人事檔案管理工作的新理解，事業(yè)單位管理層也應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理的重視和行為力度，不斷提高事業(yè)單位干部人事檔案管理的工作質(zhì)量。其次加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證干部人事檔案管理工作的順利開展。第一，創(chuàng)建獨(dú)立檔案室，配備干部人事檔案設(shè)備，紙質(zhì)檔案具有易腐、易潮、易燃燒的特點(diǎn)，所以干部人事檔案室要配備專業(yè)檔案設(shè)備，確保干部人事檔案的存放和保管。第二，在檔案室設(shè)立專門的人事工作間，并且配備電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施。第三，建立高素質(zhì)、高能力、經(jīng)驗(yàn)豐富的干部人事檔案管理員隊(duì)伍，可以組成由黨委書記主管、紀(jì)委督導(dǎo)、人事科科長(zhǎng)指導(dǎo)、黨委辦公室具體負(fù)責(zé)的人事檔案管理隊(duì)伍，用行動(dòng)提高事業(yè)單位管理層對(duì)干部人事檔案管理的關(guān)注，并且加大對(duì)干部人事檔案的管理力度，不斷全面提升干部人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能。干部人事檔案工作人員是一個(gè)幕后建設(shè)隊(duì)伍，這對(duì)檔案工作人員的心理素質(zhì)提出了更高的要求，干部人事檔案工作人員要樹立正確的世界觀、價(jià)值觀、人生觀，堅(jiān)定思想方向，平衡積極心態(tài)，積極投身檔案管理工作中。

2.2 做好干部人事檔案材料整理

2.2.1 掌握排序方法

材料排序是干部人事檔案整理的重要一環(huán)，科學(xué)準(zhǔn)確地分類排序，是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)。干部人事檔案整理常見排序方法有三種。

第一，按材料形成時(shí)間先后順序排列，主要是第二類自傳材料，第三類考核鑒定材料，第四類學(xué)歷學(xué)位、職稱、學(xué)術(shù)、培訓(xùn)等材料，第七類獎(jiǎng)勵(lì)材料，第九類工資、任免、出國(guó)、會(huì)議等材料以及第十類其他可供組織參考的材料。這其中，第四類和第九類材料還有二級(jí)分類，二級(jí)分類中的小類別材料也是按形成時(shí)間先后排序，第九類第四小類中的工資變動(dòng)登記表和職務(wù)變動(dòng)登記表除外。第二，按材料內(nèi)容主次關(guān)系排序。主要是第五類政歷材料，這類材料的排序按材料的主次，如批復(fù)、結(jié)論或決定、報(bào)告主要證明材料、檢舉材料、本人檢查交待或主要申訴材料的順序排列另一類是第八類處分材料，這類材料一般按照材料的主次，如批復(fù)、決定或結(jié)論報(bào)告，本人檢查交待或主要申訴材料。其中證明材料要根據(jù)所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。第三，特殊排列規(guī)則，主要是第一類履歷材料和第六類黨團(tuán)材料，在總體按時(shí)間先后排列的前提下，要將最新一份《干部履歷表》排列在最前面，入團(tuán)、入黨、入民主黨派材料分別排列，志愿書放在各自材料前面，其他材料按時(shí)間先后順序排列。

2.2.2 規(guī)范收集材料

第一，要按時(shí)收集、整理材料。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔，同時(shí)要定期催要材料。第二，所收集的材料應(yīng)規(guī)范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，如果是由組織部門審查歸檔的材料，還要有組織相關(guān)印章，調(diào)查結(jié)論或處分決定還需要有本人親筆簽名，沒有本人簽名的，要由相關(guān)組織注明情況。除證件、證書外，盡量不要使用復(fù)印件，使用復(fù)印件時(shí)要清楚地注明復(fù)印時(shí)間、出處，經(jīng)辦人簽字，并加蓋材料審核方印章。第三，所收集的材料應(yīng)完整。成套的干部人事檔案材料要完整，如果缺少相關(guān)聯(lián)的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并補(bǔ)充收集。還應(yīng)注重連續(xù)形成材料的跟蹤收集。

2.3 健全干部人事檔案整理工作機(jī)制，提升檔案管理效率

干部人事檔案整理工作中存在諸多問題的主要原因，是各項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)不嚴(yán)格。建立健全干部人事檔案整理工作機(jī)制、加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，已成為基層一線干部人事檔案整理工作迫切需要解決的實(shí)際問題。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》指出，干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。各地可以建立由黨委牽頭，組織、人事、紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)及工會(huì)等各部門配合的干部人事檔案管理運(yùn)行機(jī)制，形成干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員工作體系，加強(qiáng)檔案部門與人事及其他部門的配合，增強(qiáng)檔案整理工作的合力。

2.4 引進(jìn)高科技信息系統(tǒng)，建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)

結(jié)合實(shí)踐來看，當(dāng)前越來越多的事業(yè)單位工作者認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的不可忽視性和改革緊迫性，事業(yè)單位重視干部人事檔案管理首先事業(yè)單位管理層立足于事業(yè)單位的實(shí)際情況，分析事業(yè)單位人事檔案工作的優(yōu)劣勢(shì)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建合理科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)，干部人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立和推進(jìn)不僅能夠整合事業(yè)單位干部人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)電子信息化，還能幫助干部人事檔案管理人員更高效地開展工作，提高工作效率，為干部人事檔案管理工作提供很好的助力作用。在信息系統(tǒng)實(shí)踐過程中，應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)人員技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，使相關(guān)的工作人員能夠有效使用信息化系統(tǒng)，提高計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用能力，快速高效地實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息自主查詢及時(shí)變更，實(shí)現(xiàn)電子化檔案信息儲(chǔ)備和反饋，不僅能夠降低成本支出還能節(jié)省檔案管理人員信息查詢、整理、分析時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位干部人事檔案信息的及時(shí)性、便利性、準(zhǔn)確性與完善性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的人力資源可持續(xù)發(fā)展。

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