淺析做好新時期機構編制檔案管理工作的方法措施

陳雁飛

摘 要：對于機構編制工作來說，其檔案管理工作的開展是對相關資料和文件進行記錄、收集與整理的重要工作，其為相關機構編制工作的開展提供了真實的依據，同時也為相關管理決策工作提供了相關的數據材料。

關鍵詞：機構編制;檔案管理;工作方法措施

1 引言

在相關機構編制部門開展各項工作的過程中，檔案管理工作為其相關工作記錄提供了記載和收集，其本身具有十分重要的意義。提高檔案管理工作的水平，可以更好地為編制部門的各項工作的開展提供相關依據，并且可以讓各項管理決策的制定更加科學、有效。新時期新的發展形勢下，機構編制工作的開展也要進行與時俱進的調整和創新，本文就對于新時期機構編制檔案管理的開展思路進行了分析和探討。

2 新時期機構編制檔案管理的開展思路

2.1 構建一套完善的檔案管理體系

檔案管理工作的有效開展，需要一套完善的檔案管理體系作為基礎保障。檔案材料能否保證高質量、完整齊全已經成為衡量檔案管理工作的開展質量的標準。為了更好地避免由于檔案管理工作開展不善所導致的質量不佳、材料遺漏等問題。在檔案管理工作開展上，其相關的管理標準和制度要進一步的明確。對于已經形成的檔案材料管理上，要做好相應的整理和歸檔，依據不同的文件類型做好歸類，確保現有檔案資料的簡潔、明確的管理。對于一些檔案資料不夠完整的情況，要做好相應的記錄工作，并且將所記錄材料及時進行提交審核，做好對檔案材料的后補。在檔案結構管理上，要對不同類型的檔案根據不同介質進行區分，制定出不同的管理方法和流程。根據實際檔案管理工作的需要，加強檔案管理工作的相關投入，完善基礎管理設施，提高機構編制檔案信息管理的規范性與完整性。另外，檔案管理體系也要對于檔案管理的時效性給予足夠的保證。在檔案信息和資料進行歸檔整理的過程中，檔案管理人員要嚴格依據相關流程來進行處理，并且將一些相關的檔案資料的發文機關、字號、日期、主題詞等內容進行及時的輸入，結合科學的編號制度，提高檔案材料的整體管理水平。

2.2 提高檔案管理工作的落實效果

機構編制部門的檔案管理工作，其本身不局限于對檔案資料的整理與存放，為管理決策提供科學、真實的依據也是檔案管理工作的重要職責。在檔案管理工作開展的過程中，要將保密與開放的原則進行和諧的處理，結合機構編制工作開展的具體需求，對于相關檔案進行分類，結合不同保密級別和時間，制定出不同的管理策略與制度。對于一些工作中應用較多，保密時間和等級相對較低的檔案，其要適當的增加利用的便利性。檔案管理人員要認識到檔案資料本身的重要性，將其作為重要的信息資源進行管理，創造良好的利用條件，最大限度的對于檔案資源的價值進行發揮。在檔案資源查閱流程的設置上，檔案管理人要根據具體的情況，為每一份檔案都制定出相應的檢索目錄，嚴格按照相關的精細化和規范化的管理需求，對檔案進行全面的統計和整理，讓檔案管理工作可以得到規范化的進行。另外，在檔案資料的編撰上，檔案管理人員也要制定出相應的編寫計劃，深度的對檔案資料進行整理和加工，以不同形式進行分類和匯編，將機構編制工作開展中的經驗進行全面的記錄，實事求是地將工作中所取得的成就進行整理，為后期相關管理決策工作開展提供寶貴的經驗，這樣檔案資源本身的利用價值也能得到最大化的保障。

2.3 創新管理方式

檔案管理工作開展的過程中，其管理思路和管理方式都需要與時俱進地進行更新。檔案管理工作的開展要積極地應用先進的外界技術，對于管理思路和方式進行不斷的革新。隨著計算機網絡技術的不斷發展，檔案管理工作的信息化開展也需要進行改進。檔案管理部門可以結合機構編制工作開展需求，構建一套科學、高效的信息管理平臺，通過信息管理平臺來開展檔案管理工作，將檔案資料的錄入、輸出、查找、統計、歸檔、匯總等功能實現一體化的控制，真正的突破以往檔案管理工作中手工管理的一系列局限。針對自動化辦公的需求，檔案管理工作也要進行相應的改進，通過技術手段，將紙質檔案轉化為電子檔案進行保存，并且上傳到辦公系統當中，相關的部門和人員可以通過網絡系統對于檔案資源進行利用，這樣檔案資料的傳閱時間可以得到有效的控制，整體工作效率也能得到提高。信息化時代下，檔案資料的管理工作大多數都是通過計算機來實現的。相關檔案管理人員要對電子檔案的基本特點和管理規范有著深刻的了解，并且具有一定水平的網絡安全防護的能力和知識，可以有效地保障電子檔案信息的安全性與完整性。檔案管理工作在轉變的過程中，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員對現代科技在檔案工作中的應用有著一個更加全面的了解與認同。

2.4 提高檔案管理人員自身的專業能力水平

機構編制檔案管理工作的開展，相對于一般檔案管理工作來說，其本身業務性、服務性更強，對于檔案管理人員自身素質和專業能力的要求更高，檔案管理人員必須要具有專業的管理和服務能力，良好的創新意識和思路，充分的對檔案資源進行全面的利用。在崗位人員管理上，要對崗位機構進行合理設置，明確不同崗位人員的工作職責，對于在崗人員的專業素質進行有效的保障。在機構編制檔案管理工作人員的選拔上，要選擇具有政治覺悟強、責任心高、業務素質能力佳的人員進行上崗，并且嚴格配合相關的崗位考核執行制度，讓在崗人員保持積極的工作熱情和工作態度。針對人員的管理和培訓上，也要于檔案管理人員進行鼓勵，為他們組織一些學習和交流活動，引導他們積極參與各項學習和培訓，通過對先進的管理經驗和技能進行學習，更好地應對日常的檔案管理工作。加強對檔案管理工作的學習，可以更好地提高整個檔案管理隊伍的專業素質水平，開拓眼光，了解檔案管理相關技術的發展和思路的革新，可以更高效地應用各項專業理論，對日常工作進行改進，這對于提高整體工作效率和效果也是非常必要的。另外，為了更好地提高人員管理效果，也要引入相應的激勵考核制度。通過對在崗人員的工作情況進行全面、詳盡的考核，讓檔案管理人員對檔案管理工作有一個更加清晰明確的認知，突破傳統管理工作中的局限，提高機構編制檔案管理水平。

3 結語

總而言之，在機構編制部門開展相關工作的過程中，檔案管理工作的開展效果對于機構編制工作的開展有著至關重要的影響。檔案管理人員要創新自身的管理思路和管理方式，積極的探索出一套科學的管理方法，提高對檔案資料的利用效率，真正的為機構編制工作的開展提供科學的管理依據。

參考文獻

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