中小型民營經濟組織檔案管理的特點與方法研究

摘 要：在我國經濟建設體系中，中小型民營經濟組織為推動我國經濟發展，完善我國市場經濟體制等方面，均發揮了直接且重要的影響作用。而加強檔案管理，活用各種檔案資源，是民營經濟組織實現規范有序、可持續發展的必要條件之一?；诖?，本文將結合相關研究資料，以中小型民營經濟組織作為主要研究對象，重點對其檔案管理特點及方法進行簡要論述。

關鍵詞：中小型民營經濟組織;檔案管理;管理特點;管理方法

雖然當前我國關于中小型民營經濟組織的研究成果頗豐，但有關該組織檔案管理的研究則相對較少。本研究通過立足中小型民營經濟組織實際，在闡明此類組織的檔案管理特點，有效豐富該領域理論研究的同時，也為中小型民營經濟組織深入落實檔案管理工作提供必要的實踐指導與幫助。

1 中小型民營經濟組織的檔案管理特點分析

1）私有管理。相較于其它形式的經濟組織，中小型民營經濟組織中，法人性質相對特殊，該組織中的法人主觀意識較強烈。這也使得大部分民營企業法人對其管理范圍內的檔案具有較高的獨有意識，認為其對于中小型民營經濟組織中的各類檔案的使用與處理，均具有絕對的自由權。在強烈的私有觀念和主觀意識影響下，此類經濟組織的檔案管理往往存在較強的私有化特征。

2）形式固定。雖然在各類經濟組織之間，檔案存在極大的差異性，不同民營經濟組織的檔案內容、形式等并不完全一致，但其存在極大的相似性。如許多中小型民營經濟組織中均會選擇采用合同格式或是契約格式的檔案，而固定單一的檔案格式與形式也限制著檔案內容。極大地影響了中小型民營經濟組織檔案資源的豐富性、多樣性，長此以往，勢必會阻礙檔案自身有效性在中小型民營經濟組織中的充分發揮，不利于該經濟組織在新時期下實現可持續發展。

3）載體多樣。不同于格式、形式內容上的固定單一，中小型民營經濟組織的檔案在載體上表現出較強的多樣性[1]。在中小型民營經濟組織中，除常見的紙質檔案如合同、契約等之外，常見的檔案載體還包括圖像、影音視頻以及各種實物等等。多樣化的檔案載體也在一定程度上保障了中小型民營經濟組織檔案資源及相關數據信息的全面性，為促進中小型民營經濟組織實現長效發展發揮了重要的幫助作用。但值得注意的是，也正是受到這一特征的影響，導致中小型民營經濟組織在檔案管理中往往會出現管理形式不統一、管理混亂等情況，在一定程度上增加了中小型民營經濟組織檔案規范統一管理的難度。

4）利用原始。除上述特征外，中小型民營經濟組織的檔案管理還具有檔案資源利用方式原始、落后的特點。在部分中小型民營經濟組織中，由于法人及相關管理人員缺乏先進的管理意識，往往只側重于對各種檔案資源的收集整理。即便在檔案管理信息化建設中，也大多局限于使用計算機或掃描儀等信息化設備，對紙質檔案進行掃描錄入，以達到實現檔案電子化處理的目的。但其鮮少能夠對蘊含在各類檔案中的價值內容進行深入挖掘與充分開發利用，故而使得檔案在幫助構建中小型民營經濟組織內部文化、良好形象等方面的作用微乎其微。

2 中小型民營經濟組織檔案管理有效方法分析

1）創新檔案管理理念。在新時期下，對于中小型民營經濟組織檔案管理的要求也逐漸提高，其管理需求也愈發多樣。因此本文認為，中小型民營經濟組織有必要在對檔案管理時形成正確認知，主動根據自身實際，加大該領域的人力、資金和物力投入的基礎上，積極學習其它優秀經濟組織中的先進檔案管理理念，為中小型民營經濟組織中后續各項檔案管理工作的順利開展奠定堅實基礎。為此，各民營企業可積極利用內部局域網、辦公微信群等，對檔案管理的重要作用進行大力宣傳，將各部門進行有機聯合，使其能夠準確認識自身在中小型民營經濟組織檔案管理中的職能，進而主動配合相關工作人員完成各項檔案管理工作。管理人員也可以運用微信、QQ、微博等新興媒介，向中小型民營經濟組織內各部門工作人員定期推送關于檔案管理的最新資訊，包括最新的檔案管理理念、檔案管理成果等，使得全體員工均可以積極主動地參與到中小型民營經濟組織檔案管理工作中。

2）挖掘多樣檔案資源。根據上文可知，中小型民營經濟組織檔案載體多樣，但其形式內容相對單一。因此本文認為，我國中小型民營經濟組織還需要盡快樹立起主動管理意識，圍繞本經濟組織的實際情況與發展需求，主動豐富檔案資源內容與形式，同時嚴格遵循國家相關規定要求，對各項檔案資源進行規范、統一管理。例如管理人員一方面可對現有各項檔案資源進行集中整合，根據檔案的載體或內容形式等進行分類匯總。對于其中的紙質檔案，則可以借助計算機技術將其統一轉化成電子格式，并集中存儲在專門的檔案庫中[2]。對于圖片、影像等類型的檔案，管理人員則需要依照既定管理規定，對其存儲格式進行統一，而后再存儲于檔案庫中。此外，管理人員也需要主動從中小型民營經濟組織中的各項主營業務、技術服務等入手，搜集整理與之相關的各種檔案資源，自覺為中小型民營經濟組織技術咨詢、業務培訓等進行建檔。利用豐富多樣的檔案資源，為中小型民營經濟組織實現穩健發展提供重要參考。

3）運用先進技術手段。在大數據時代下，中小型民營經濟組織中的檔案資源及相關數據信息量愈發增多，因此為有效提升檔案管理成效，相關工作人員應當盡快摒棄傳統人工管理模式，積極運用各種先進的管理技術手段。例如管理人員可利用中小型民營經濟組織中已有的局域網，依托計算機技術與大數據技術，同時將云計算等其它現代信息技術引入其中，搭建高效、便捷的檔案管理信息化平臺。利用專業的檔案管理工具軟件和數據庫軟件，自動完成對各種檔案信息的搜集和分類整理，對于其中重要等級較高的檔案，管理人員可采用加密技術對其進行加密處理。其它工作人員根據自身權限，登錄進入該平臺，并在搜索欄中鍵入相關關鍵詞，即可實時查閱、取用所需檔案資料。而借助數據庫中的自帶的統計分析功能，可對各種檔案資料中的內在價值信息進行深入剖析，由此使得檔案資源的應有效用能夠在中小型民營經濟組織中得到最大發揮。

4）依法全程監督管理。在中小型民營經濟組織的檔案管理中，除管理人員自身需要主動樹立自我管理意識，自覺對所搜集整理的檔案資料等進行嚴格審核外，還可以運用微信、QQ等新興媒介及專業的檔案管理信息化平臺，鼓勵其它各部門工作人員及廣大社會群眾主動參與到中小型民營經濟組織檔案管理的全程監管中。如管理人員需要定期將檔案管理工作開展進度情況、檔案資料使用情況等，以直觀的圖表格式或規范的書面報告形式，直接公示在官方微信群、官方網站等當中。自覺接受全體人員的嚴格監督管理，使得中小型民營經濟組織各項檔案管理工作均能夠依法得到有效落實。

3 結束語

綜上所述，中小型民營經濟組織在檔案管理方面存在管理理念私有化程度高、檔案形式內容固定化、檔案載體多樣及檔案資源利用方式原始的特征。因此我國中小型民營經濟組織需要在充分結合自身實際的基礎上，主動創新檔案管理理念。嚴格遵循國家相關規定要求，靈活運用各種管理技術手段，配合全程嚴格的監督管理，使得中小型民營經濟組織檔案管理工作能夠得到真正落實。

參考文獻

[1]金志昌，劉傳海.村集體經濟組織檔案管理對策[J].農村財務會計，2017（12）：51-53.

[2]劉曉云.非公有制經濟組織檔案管理研究[J].辦公自動化，2016，21（13）：51-52+41.

作者簡介

馬艷春（1970-），女，山西省呂梁市汾陽人，大專，畢業于中央廣播電視大學，助理館員，研究方向：檔案管理。