加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法

秦紫英

摘?要：在改革開放的新環境里，經濟水平得到提升，各項資源持續發展壯大，共同推動科技不斷走向新臺階。盡管目前加快了社會人員流動速度，然而卻增加了事業單位檔案管理壓力，針對信息化方面的要求越來越多。當前事業單位在檔案資料管理工作量上持續增加，所以在管理日常事務和員工檔案資料方面越發繁瑣。為了增強單位檔案管理信息化水平，首要任務是優化檔案管理機制，創新管理方法，為檔案管理效率提供保障。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

1 檔案管理信息化影響

追溯到很久以前，檔案管理形式通常選為紙質材料，長時間下去，紙質材料在存儲期間極易被損壞，究其根本是受自然條件的限制，亦或是員工在保存或傳送環節不小心損壞。檔案對任何單位而言都是非常重要的，不但涉及所有員工的個人資料，還包括單位加入的一些社會活動，與單位后期發展有著直接聯系。所以，檔案若是被毀壞，數據和資料信息就會缺失，單位所面臨的經濟損失與社會負面影響會較為嚴重。基于信息化視域下的檔案管理，一方面能夠再次復制檔案資料，以免遭遇自然環境和人為條件的損壞。

對于傳統檔案管理而言，首先區分檔案類型進而加強整理，緊接著在檢索過程中，需按照類別才能調取檔案數據，因此所消耗的時間非常多，人力資源成本嚴重浪費。在對資料進行檢索時，所面臨的問題非常多，最明顯的就是檔案不完善，另外在調取資料時，對整理好的檔案資料造成影響，打亂最初的順序，增加了后期歸類難度。基于此，倘若將信息化方式滲透至檔案管理中，利用電腦檢索形式，找出所需資源，提升檢索精準性，同時還能節省時間[1]。

2 事業單位檔案管理信息化問題

2.1 改革機制問題

目前部分事業單位依舊遵循傳統檔案信息化管理要求及問題，統一調整和安排檔案管理系統，隨后從其他路徑入手改良和完善事業單位管理內容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對于檔案管理機制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機制已開始創新，然而效果卻不明顯[2]。基于信息化背景下，事業單位非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門管理的核心對象，盡管管理活動靈敏性強，但其改革機制落后問題還是非常明顯的，很多工作人員沒有經過專業培訓，導致管理工作效率不高。

2.2 技術欠缺

對于事業單位檔案管理而言，科學應用信息化技術是提高檔案管理工作質量的前提基礎。然而面對事業單位內部檔案管理現狀來講，在使用信息化技術方法上依舊存在問題，在檢閱比較重要的檔案資料時沒有使用信息化手段，而是慣性的使用紙質材料加以保存，這樣不但存儲時間短，還不利于后期查找。對此，為了突出檔案完好性，事業單位應將信息化技術手段融入其中。

2.3 建設細節不合理

信息化建設落后是事業單位檔案管理的突出問題之一，不夠統一。基于事業單位檔案管理信息化建設環境下，相關軟件沒有做到妥善安排，編制、持續性非常弱，一些信息資源無法進行共享。總的來講，管理軟件是不能協助檔案管理來查閱資料和文件的，加之檔案管理內容雜亂，增加了信息化建設難度。

3 加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法

3.1 明確建設目標

加強事業單位檔案管理信息化方法之一是明確建設目標，為其提供精準的推行計劃，表明管理目標和內容，充分展現檔案管理效率，為其長足建設和發展奠定堅實基礎。所以，在經過詳細且全面的對事業單位發展趨勢和情形展開討論后，認為其應熟悉和掌握信息化發展要求并進行嚴謹籌備，在明確檔案管理技術的同時進一步優化內容，加快檔案管理信息化建設速度。另一方面，針對檔案設計來說，部門之間要積極配合，彰顯工作的實用性和活躍性，擴大管理規模，加大信息化建設力度。對此在開展此項工作之前，需提前布置好，將更多信息資源滲透其中。

3.2 調整網站系統

自從在事業單位檔案管理中融入信息化內容，從根本上提高了管理工作效率，贏得了大家的認可。隨著新時代的到來，相關責任人需全面分析信息站點的資源，結合檔案管理信息化服務要求，做好網站盤查、檢閱和資源共享等性能。在推動檔案管理信息化建設同時，優化相關管理體系，提高管理水平，保障后期工作的順利實施。在建設信息化的過程中，需聯結檔案管理體系和事業單位系統，以一體化管理為基礎，更好的實現資源共享目標，提高企業收益。

3.3 定期組織人員培訓

事業單位應定期組織員工培訓，提高員工專業技術和業務水平，更好的結合檔案管理信息化技術和傳統檔案管理內容。針對單位使用紙質資料進行管理的情況，需加以勸解和完善，引入創新型技術，推動事業單位檔案信息化發展。為了確保檔案管理人員的綜合素質，事業單位需舉辦技術講座，使員工熟練駕馭信息技術，更好的為企業服務。

3.4 突出檔案工作信息化管理水平

在新的發展環境下，事業單位對加強檔案管理信息化水平有著嚴格要求，針對單調的檔案管理設施予以替換，更改的是新型信息化管理方法，不僅可以盡快搜尋和存儲檔案數據，實現檔案管理目標，減少員工工作量，合理調整資源并充分使用。針對電子檔案環節要定期清理存在的問題，降低被盜取的幾率。

3.5 改變檔案管理傳統觀念

構建新穎的、與現代社會發展相契合的檔案管理機制，從而完成事業單位檔案管理信息化構建的工作任務。總的來講，基于信息化建設環節，首要任務是改變檔案管理傳統觀念，融入信息化思想，增設檔案管理制度，從實際入手，結合管理現狀加強責任體系，突出信息化管理的嚴謹性。另一方面，在改變理念的基礎上，依照法律條例，加大監管審批力度，加強事業單位檔案管理工作效率。

4 結語

綜上，在各個領域都能看到信息化的影子，其建設逐漸成為時代的潮流。將信息化應用到事業單位檔案管理中去，從而推動其發展，實現信息化、數字化目標。為此，工作人員需了解信息化知識，優化相關制度和檔案管理手段，促進事業單位可持續發展。

參考文獻：

[1]云庭.事業單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考[J].智庫時代，2019（2）：61-63.

[2]高娟.事業單位檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析[J].勞動保障世界，2018（2）：56.