檔案安全體系建設中存在的問題及對策

楚艷苓

摘?要：檔案管理工作作為一項重要的信息保存工作，其重要性不言而喻。因此，做好其安全體系建設工作對于保證檔案的安全性具有非常重要的作用。通過做好檔案安全管理工作，可以保證檔案實體和信息安全，保證基礎設施及制度的完善。而檔案安全體系建設工作就是為了保證檔案的安全性，是一項系統的工程。為此，研究和探討檔案安全體系建設是非常有必要的。本文從檔案安全體系建設的內涵出發，分析了目前影響檔案安全的問題及成因，基于此，重點的探討了確保檔案安全體系建設的有效對策。最后得出：只有不斷的創新檔案安全建設思路，將檔案安全體現建設列入重要的安全建設工作中，同時要求每一個檔案管理人員重視檔案安全管理工作，提升信息化管理水平，將檔案安全工作作為一項重要的安全工作來抓，積極的制定有效的安全管理制度，并嚴格的規范管理方案，將檔案有效的進行歸檔，做好留存工作，保證每一份檔案都處于安全的管理體系中，讓檔案安全管理工作越來越規范，越來越好，以此保證檔案的安全性。

關鍵詞：檔案管理;安全管理;信息化;規范化

一、檔案安全體系概述

檔案安全體系是一項系統工程，旨在確保檔案實體和信息安全具有完整的基礎架構，完整的系統和標準化的操作。檔案安全包括檔案安全政策和法規，材料保證，機構保證和機構保證，檔案建設，檔案救援和保護，對檔案工作緊急情況的應急響應，檔案信息安全管理以及合理的檔案公開使用。基礎設施是基礎，系統監管是關鍵，基礎業務是前提。檔案安全體系的建設包括三個層次：第一，確保檔案實體的安全，不被損壞或丟失。第二，確保檔案信息的安全性，不被泄露，不被泄露;第三，確保檔案的完整齊全并盡量延長檔案實體和信息的保存時限。

二、當前檔案安全體系建設中存在的問題

當前檔案安全體系建設中存在的問題主要包括以下幾點：針對檔案庫房的設計方面，其規范性有待進一步提升;針對檔案裝具、防護設施方面，其完善性仍不夠;針對安全管理制度建設方面，其制度空泛、隨意性較大;針對檔案安全預案的建設方面，資料針對性不夠。

（一）針對檔案庫房的設計方面，其規范性有待進一步提升

目前檔案庫房設計方面主要存在的問題主要包括選址不夠科學、設計不夠合理兩個方面。針對選址不科學方面，檔案管理部門在檔案庫的選址上要盡量避免容易發生自然災害的地段，同時關鍵要因地制宜的選擇檔案庫地址。

（二）針對檔案裝具、防護設施方面，其完善性仍不夠

第一，檔案裝具品種種類過多，質量不能保證;第二，很多的檔案庫缺少防火、防盜報警系統，同時很多檔案庫沒有安裝監控系統，無法保證其安全;第三，地處雷電頻發地帶的檔案館，檔案庫房沒有防雷避雷裝置，容易遭受雷擊引發火災。

（三）針對安全管理制度建設方面，其制度空泛、隨意性較大

檔案安全管理制度雖然已經編制，但存在不夠完善，執行力度不夠的情況，隨意性較大，需加大編制力度，保證制度的合理性，同時保證其能夠按照制度嚴格執行。

（四）針對檔案安全預案的建設方面，資料針對性不夠

安全預案作為檔案安全管理的最后一環，是保證一旦出現安全事故盡可能減少損失的環節。所以其重要程度也很高。然而目前很多應急預案設計不合理，缺乏針對性，也缺乏相應的演練。

三、提升檔案安全體系建設水平的策略方法

提升檔案安全體系建設水平的策略方法包括以下幾個方面：提升檔案管理人員的檔案安全體現建設思想認識工作;提升檔案管理人員對于檔案管理工作的責任心和使命感;有針對性的做好檔案突發安全事故的應急預案工作，并做好演練;從基礎建設做起，提升業務能力，推進規范化建設。

（一）提升檔案管理人員的檔案安全體現建設思想認識工作

檔案安全一旦出現問題就會造成重大的損失，并且損失是無法彌補的。所以檔案安全工作的重要性是顯而易見的。所以做好檔案安全的基礎建設工作，做好保障能力，抵御自然、人為災害的侵襲是非常關鍵的。基于此，檔案管理部門必須從基礎出發，對于檔案庫的選址方面、檔案庫的現場管理方面等都要做好建設，保證檔案的安全性，讓檔案免受外界條件的侵襲。這就需要全體檔案管理人員高度提升自身認識，認識到檔案管理工作的重要性，積極的保證檔案管理工作的有序進行。

（二）提升檔案管理人員對于檔案管理工作的責任心和使命感

檔案管理工作的有序進行，安全體系建設的合理推薦，關鍵執行者就是檔案管理人員，因此，必須有效的提升檔案管理人員的工作責任心和使命感，才能讓檔案安全體系建設工作有條不紊的進行。基于此，檔案管理部門必須通過多種方式積極的調動檔案人的工作積極性，讓其充滿責任心和使命感。具體的做法可以從思想意識培訓，績效管理等方面進行。通過思想意識的培訓工作，可以讓檔案人充分認識到自身工作的重要意義，使其有成就感，這樣其工作責任心和積極性就會不斷提升。

（三）有針對性的做好檔案突發安全事故的應急預案工作，并做好演練

檔案安全體系建設工作中，安全事故的應急預案及演練工作是非常關鍵的。只有做好應急預案并定期進行演練，才能在出現重大的檔案安全事故時，第一時間保證檔案的安全，盡可能的挽回損失。具體的做法如下：根據檔案的實際情況，制定行之有效的應急預案，并定期的進行演練工作，通過預案的演練發現應急預案內容的不足，定期進行預案的修訂。

（四）從基礎建設做起，提升業務能力，推進規范化建設

檔案標準化認證是加強檔案管理，促進檔案健康發展，提高檔案管理水平，依法實施檔案管理的重要措施。檔案工作的好壞，只有等級證書才能做出判斷。單位的認證可以促使許多單位效仿和學習，并且可以幫助整個地區的檔案工作向前發展。存檔安全性只是存檔標準化級別的認證之一。

四、總結

只有不斷的創新檔案安全建設思路，將檔案安全體現建設列入重要的安全建設工作中，同時要求每一個檔案管理人員重視檔案安全管理工作，提升信息化管理水平，將檔案安全工作作為一項重要的安全工作來抓，積極的制定有效的安全管理制度，并嚴格的規范管理方案，將檔案有效的進行歸檔，做好留存工作，保證每一份檔案都處于安全的管理體系中，讓檔案安全管理工作越來越規范，越來越好，以此保證檔案的安全性。

參考文獻：

[1]胡惠萍.基于規范化綜合檔案室的建設實現科研單位檔案可持續發展[J].辦公室業務，2017（02）.

[2]狄瑜，李姍敏，徐奕.創建規范化綜合檔案室?促進科研單位檔案發展[J].農業科研經濟管理，2015（01）.