事業單位檔案數字化管理的現狀與對策

寧宇

摘?要：事業單位的檔案管理是其管理的基礎工作之一，有效利用檔案有助于提升事業單位的管理水平和可持續發展。隨著信息時代的發展，計算機技術、網絡技術為事業單位的檔案管理數字化提供了契機。本文旨在對當前事業單位數字化管理的現狀、具備的條件進行剖析，進而提出事業單位檔案數字化管理的對策。

關鍵詞：數字化;事業單位;檔案管理

一、緒論

事業單位中的檔案管理工作十分重要，隨著信息化、數字化、互聯網化時代的到來，要善于利用先進技術對事業單位檔案管理進行分析、改進和優化。認真研究與部署數字化管理，有利于事業單位檔案管理的降本增效。

二、數字化管理現狀

（一）傳統檔案管理設備更換龐雜

有的單位對于檔案管理缺乏科學、規范化，也不夠重視。甚至有些檔案管理沒有充分的防潮防火措施，因陋就簡。對于檔案的調閱也采用傳統的文本檢索法，缺乏現代化的索引，要實現數字化需要“大破大立”。傳統信息資源不能進行電子化、數字化的二次開發，導致檔案管理數字化的困難重重。

（二）檔案檢索效率偏低

數字化管理最大的優勢就是檢索效率的提升和管理的便捷性。事業單位中有大量檔案采用了傳統紙質管理的方式方法，一旦管理不到位，就可能造成丟失、調包、損毀等情況的出現，在一定程度上影響了檔案管理的準確性、有效性，也加大了檔案查閱的挑戰性，降低了檔案檢索效率。

三、數字化管理所具備的條件

（一）數字化工具不斷發展

隨著科技進步，數字技術、信息技術的不斷發展，新技術體系規模不斷的擴大。從20世紀90年代后期，我國的辦公計算機化得到了發展和普及;再者到了21世紀初，互聯網的發展，讓所有信息傳遞變得更加流暢;到了21世紀第二個十年，移動終端的普及讓數字化工具成了人們生活和工作中不可分割的一部分。這就意味著事業單位在日常檔案管理過程中，逐漸實現了無紙化、電算化的數字事務處理。數字技術也在不斷升級，從磁盤、光盤再到如今的云存儲，升級速度越來越快，通信技術、電子信息技術也越來越穩定。數字化工具的發展為事業單位的檔案管理提供了硬件基礎。

（二）人才資源充分

IT的發展也促進高校加緊培養信息人才，檔案管理人才的信息技術技能也得到了培訓。檔案管理人才儲備日益發展壯大，檔案管理人才不僅被要求善于管理檔案，還需要擁有豐富的計算機知識、網絡操作能力和數據庫管理能力。與此同時，事業單位內部也十分重視對工作人員的信息技術繼續教育和培訓力度，滿足了事業單位檔案管理的軟件基礎。

四、事業單位數字化管理的對策建議

（一）重視打造數字化管理的科學體系

未來的事業單位檔案管理工作應當是紙質、電子的結合，數字化、信息化的結合，傳統和現代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技術，提升數字化效率，應當要著力打造數字化管理的科學體系。要把數字化工作作為一切活動的原動力，不斷加大檔案管理的科技含量，要構建相應細化的管理措施。針對不同類型、不同性質、不同類別的檔案，采取不同的管理手段，設置詳細的崗位職責和崗位制度，明確具體負責人。檔案管理的科技工具采購也要因地制宜，選擇適合本單位的軟硬件，并及時維護。

（二）深化檔案數字化管理的安全保密制度

檔案管理很重要的一個環節就是保密工作要做到位，無論是個人信息、單位信息，根據信息的等級、重要性，會有一定程度的保密時限、級別要求。如果信息泄露，輕則泄露機密，重則被不法分子利用，給單位造成的損失無法估量。首先，要根據檔案的特點、內容、重要性設置保密級別，配備相應的管理權限，能夠控制信息安全和管理成本的平衡。其次，檔案管理人員要有安全意識和信息管理技能，能夠有效管控數字化信息的安全性。再次，要對系統進行有效加密、定期維護、檢查辦公設施，及時排除安全隱患，確保檔案管理的安全。

（三）提升檔案管理數字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網絡設備的選擇應當具有穩定、安全的優勢，提升數字化管理的質量和效率。要選擇安全可靠的云存儲、重要信息的光盤備份，來充分提升系統的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴容的可能性以及性能的穩定性。

第二，提升檔案數字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產品，還是硬件設備，都要依據檔案管理的設計標準，符合日后升級的可靠性。同時，網絡安全要配備有相應的軟硬件防火墻、訪問權限設置、應急系統備份。無論是使用者還是系統管理者都可以得到最佳的體驗。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統升級、提升數據安全性。

第三，提升檔案管理的性能。機房應當配備陣列性產品，確保系統網絡優勢、在線升級、在線存儲能力。同時，檔案管理系統還應當具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發揮檔案數字化資源的優勢。

第四，硬件方面應當要控制信息載體的質量，延長電子文件載體的保存時間，確保信息硬件不會受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權限控制，不斷強化系統的保密作用，有效避免系統和內部數據遭到修改、破壞、無權限訪問。

（四）完善辦公系統和檔案管理系統的接口

為了確保事業單位檔案管理數字化進程的建設，還應當重視辦公系統和檔案管理系統的銜接，系統數據庫建設過程中要增加一些查詢接口，為資源的有效利用打下基礎。

結合數字化管理的實際情況，事業單位也應當更新檔案管理制度，確保檔案管理系統運行的科學化，包括檔案的歸檔、文檔一體化、數字檔案堅定制度、文件保密制度、網絡安全制度等等，確保檔案管理的有效性。事業單位科研檔案則具有一定保密性，在調用過程中一定要有可追溯性，讓符合權限的人方便調閱，所有調閱情況都有歷史記錄可以追溯和適當的審批。在檔案數字化安全性和檔案價值實現方面實現平衡。

五、總結

總而言之，信息技術的發展促進各行各業的進步。事業單位檔案管理的數字化是必由之路，是提升檔案管理效率質量的重要手段。為了更好地適應事業單位檔案管理數字化的趨勢，各級單位工作人員就應當要轉變管理、主動學習、積極變革，從信息保管為主的傳統檔案管理向信息開發利用的數字化管理進行轉變。

參考文獻：

[1]何智.高校數字化檔案安全管理的思考和建議[J].蘭臺內外，2019（33）：25-26.