信息化時(shí)代圖書檔案的管理研究

摘?要：信息化時(shí)代下，圖書檔案管理工作也需要產(chǎn)生相應(yīng)的變化，如何進(jìn)一步提高信息化時(shí)代圖書檔案管理能力，也成為許多學(xué)者關(guān)注的重點(diǎn)。為此，本文討論了當(dāng)前信息化時(shí)代圖書檔案管理工作存在的問題，并提出加速圖書館檔案電子化進(jìn)程以及構(gòu)建圖書館專職檔案崗位等具體解決方案，以期為信息化時(shí)代下圖書檔案管理工作的開展提供參考與幫助。

關(guān)鍵詞：信息化;圖書館;檔案管理

圖書館資料檔案管理屬于圖書館管理工作的關(guān)鍵工作，其也是圖書館各種社會活動與內(nèi)部管理工作能夠順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，伴隨著圖書館的持續(xù)發(fā)展，檔案數(shù)量也持續(xù)增加，對圖書館資料檔案管理能力也提出更高的要求。信息化時(shí)代下，各項(xiàng)信息技術(shù)也開始應(yīng)用于圖書館檔案管理工作之中，而如何通過信息技術(shù)以實(shí)現(xiàn)圖書館的檔案管理信息化水平也成為許多學(xué)者關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、圖書館工作存在的問題

（一）圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)速度緩慢

國家檔案局于1999年頒布了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》以及2000年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》等多篇文件都詳細(xì)寫明了圖書館檔案部門必須保證檔案工作質(zhì)量，并盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，然而在信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，許多圖書館檔案文件依舊以紙質(zhì)文件為主，而檔案的管理工作以及實(shí)際運(yùn)用依舊采用人力手工予以存儲以及獲取的方式，缺少同圖書文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化同步構(gòu)建，檔案資源數(shù)字化進(jìn)程總體而言較為緩慢，難以達(dá)到預(yù)期效果。許多圖書館本身檔案的載體相對單一，紙質(zhì)檔案依舊占有較大的比重，但電子檔案以及影像資料型檔案不管是在類別，還是在數(shù)量方面相對較少。在檔案信息加工方面、存取以及運(yùn)用方面依舊依賴于手工操作方法，缺少針對檔案信息的信息化加工。上述現(xiàn)象的存在，使得圖書館館藏檔案結(jié)構(gòu)以及操作方法對檔案的應(yīng)用率產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，無法確保檔案的可靠度，也難以滿足圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際需求。

（二）檔案工作缺乏重視

圖書館不同級別管理人員以及基層工作人員都不同程度缺少檔案意識，針對圖書館檔案工作的關(guān)鍵性缺乏認(rèn)知。許多圖書館管理人員認(rèn)為圖書館主要是負(fù)責(zé)資料的流通、閱讀、采編等工作，所以本身不需要開展檔案管理工作，從而使得圖書館檔案管理機(jī)構(gòu)本身建設(shè)就存在不健全的現(xiàn)象，而人員本身也缺乏保障，并沒有專業(yè)的職工負(fù)責(zé)檔案管理，缺少特定的存儲位置，缺少相應(yīng)的管理?xiàng)l件以及所需要的設(shè)備。不僅如此，圖書館本身也缺少明確、詳盡的規(guī)范管理制度，使得圖書館檔案文件分類不清晰、卷內(nèi)文件不健全的現(xiàn)象頻發(fā)，使得人員對陳舊檔案保護(hù)查檢以及網(wǎng)絡(luò)檢索條目的歸類均產(chǎn)生負(fù)面影響。

二、信息時(shí)代下圖書館檔案管理的具體措施

（一）加速圖書館電子化進(jìn)程

紙質(zhì)檔案對存儲環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性，包括保管環(huán)境的大小、濕度、溫度、通風(fēng)情況以及防蛀措施質(zhì)量等。故而，如果紙質(zhì)檔案在檔案中依舊占有較大的比重，可能導(dǎo)致檔案管理難度增加。故而，需要積極實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案同電子檔案并行管理，降低紙質(zhì)檔案在檔案中的比重，加速圖書館檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)。

基于信息時(shí)代的到來，辦公自動化以及政務(wù)電子化，人們針對圖書館檔案信息的需要以及檔案信息數(shù)據(jù)挖掘也有更為嚴(yán)苛的要求。圖書館為了達(dá)到圖書館檔案長時(shí)間儲存、集中管理以及為讀者提供方便等原因，可以強(qiáng)化檔案信息存儲數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化以及管理自動化等，以提高檔案管理效率。具體包括如下內(nèi)容：

第一，強(qiáng)化圖書館檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，包括引入計(jì)算機(jī)、終端服務(wù)器、調(diào)制解調(diào)器、以及光纖等基礎(chǔ)硬件，為圖書館檔案信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)，從而提高圖書館檔案管理人員信息化管理水平。

第二，應(yīng)實(shí)現(xiàn)針對檔案信息數(shù)據(jù)的加載方法以及載體類型的轉(zhuǎn)化，引入多媒體設(shè)備、高速掃描以及數(shù)據(jù)壓縮等多項(xiàng)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將檔案各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)儲存于計(jì)算機(jī)設(shè)備之中，同時(shí)強(qiáng)化關(guān)于電子文件的歸檔處理，以便用戶能夠通過檢索的方式迅速查找圖書館各項(xiàng)檔案信息內(nèi)容。

第三，合理運(yùn)用數(shù)字化存儲技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)，將處于分散狀態(tài)下的圖書館電子檔案信息數(shù)據(jù)集進(jìn)行匯總，開發(fā)包括有檔案管理人員記錄、編輯、統(tǒng)計(jì)，同時(shí)也包含有讀者借閱、搜索等不同功能的檔案管控系統(tǒng)，在紙質(zhì)檔案管理模式中產(chǎn)生的信息流通不便捷、紙質(zhì)文件隨意堆放以及難以有效搜索的等問題的處理方面具有較強(qiáng)的優(yōu)勢，使得圖書館檔案信息數(shù)據(jù)可以為用戶提供更為便捷的信息服務(wù)。

（二）構(gòu)建圖書館專職檔案崗位

有條件的圖書館應(yīng)構(gòu)建一個(gè)專職負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，并組建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，其日常工作即負(fù)責(zé)所在圖書館檔案的第一時(shí)間匯總、歸納、鑒定、存儲、統(tǒng)計(jì)以及運(yùn)用等各項(xiàng)工作，檔案管理人員日常工作便是將圖書館不同部門遞交的檔案予以分類、組卷、再次分類然后逐頁進(jìn)行變化，將已經(jīng)編號檔案依照號碼、名稱、分類、負(fù)責(zé)人以及存儲時(shí)間等各項(xiàng)數(shù)據(jù)同時(shí)記錄，然后將以上數(shù)據(jù)構(gòu)成案卷文件清單以便后續(xù)用戶進(jìn)行搜索使用。不僅如此，信息化時(shí)代需要進(jìn)一步強(qiáng)化針對圖書館專業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員的培訓(xùn)力度，定期邀請專家針對工作人員理論知識以及實(shí)操技能予以培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握檔案管理工作有關(guān)理論內(nèi)容，也能夠更為熟練的運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)以及各類應(yīng)用軟件的應(yīng)用方式，幫助其掌握更多的新技術(shù)以及理論知識，持續(xù)拓展其知識面，從而提高檔案管理工作整體質(zhì)量。

三、結(jié)語

如今，我國圖書館管理工作已然開始朝向信息化以及現(xiàn)代化趨勢發(fā)展，圖書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是一個(gè)相對漫長的工作，其令圖書館檔案管理信息化工作檔案部門從封閉狀態(tài)逐漸朝向開放的發(fā)展，較大程度提高了檔案資料的運(yùn)用效率以及價(jià)值，減少了圖書館在人力、物力以及財(cái)力方面投入的成本。故而，圖書館應(yīng)加速圖書館電子化進(jìn)程以及構(gòu)建圖書館專職檔案崗位等措施，以提高其檔案管理信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]申玉國.信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案工作的管理與創(chuàng)新思路研究[J].中國管理信息化，2016，19（12）：185-186.

[2]楊潤平.信息化時(shí)代高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理與開發(fā)利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：60.

作者簡介：劉子劍，黑龍江人，網(wǎng)絡(luò)工程師（中級）。