人事檔案糾紛與我國企事業單位人事檔案管理

王宏　王巍

摘 要：人事檔案是企事業單位的人才庫，記錄著人事調動軌跡及重要的人事關系，相關檔案的糾紛屢見不鮮，人事檔案管理部門在糾紛發生時常因權益的爭執被遷入其中。本文對人事檔案糾紛的類型、存在問題、人事檔案管理的應對等問題進行了探討，以供參考。

關鍵詞：人事檔案 人事糾紛 企事業

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）03-00-01

人事檔案管理是人力資源管理能力的重要體現，關系著員工的職業生涯。隨著時代發展，人事檔案管理暴露出的問題呈上升趨勢，給社會和國家造成了消極的負面影響。強化人事檔案的管理工作，減少人事檔案糾紛是促進企事業單位良性發展的重要課題。

一、人事檔案糾紛類型

1.扣檔

我國法律規定，企事業員工調動工作需解除與原單位的勞動關系，合同解除后原單位需在規定時間內調出其人事檔案并移交新單位，未確定新單位的，人事檔案暫由戶籍所在地勞動部門保管[1]。原用人單位以違約金、培訓費為由扣留員工人事檔案的行為均屬違法行為。用人單位應積極配合中斷勞動協議的員工開具相關證明，為調離的員工順利完成人事檔案的未來歸屬開辟暢通的辦理路徑。而目前，“扣檔”成了不少企事業單位防止人才流失的手段，影響惡劣，人力市場配置受到影響，促使了人事檔案糾紛的發生。

2.棄檔、遺檔、死檔

棄檔是員工自行放棄檔案的行為，這種行為多因員工工作調動頻繁或赴異地就職過程中，保管不當的遺失、變動手續未及時得到辦理而超過了規定時限等造成，尤其是在大學生求職的人力市場擱置現象較多，給當事人未來使用人事檔案造成阻礙。人事檔案管理部門對這些下落不明的檔案無法進行有效防控，而糾紛也隨之而來。人事檔案離開管理部門的手續要嚴格按照規定執行，清晰記錄人事檔案的出入庫痕跡，給排除人事檔案糾紛的被動立場收集有力證據。

3.重建檔案

用人單位在利益的驅動下，對人才的原始檔案忽略不計，對人事檔案的唯一性認知淡薄。勞動者也因原單位辦理調離手續的不順暢而配合用人單位重建檔案，法律意識不強的勞動者誤認為“重建檔案”可以使人才流動自由，且不知這樣的行為嚴重擾亂了人力資源市場，造成“一人多檔”“人檔混亂”的局面。重建的檔案得不到人事檔案管理部門的認可，糾紛在所難免，員工應該提高人事檔案管理知識，了解人事檔案的重要性，避免檔案糾紛的發生。

4.假檔

為了自身需要而捏造個人經歷、篡改個人信息、偏離事實軌跡都是假檔中慣用的人事檔案違法行為。人事檔案是勞動者的經歷證明，是聘用單位了解人才的重要依據，人事檔案的真實性對勞動者的職業生涯有著重要意義，虛假的人事檔案會帶給勞動者巨大的負面影響，嚴重喪失了個人誠信，甚至承擔刑事責任，給用人單位的人才管理埋下隱患。更是將人事檔案糾紛提升到法律層面，給當事人造成難以挽回的損失。

5.失檔

檔案管理人員是人事檔案管理中的直接管理者，與人事檔案文本接觸頻繁，在檔案傳遞過程中，轉檔方式不當、閱檔程序違規、管理人員疏忽等造成檔案的丟失。人事檔案一旦丟失便難以找回，當事人的一切信息將不復存在，給當事人的未來求職、調動、退休、社會事務等都造成極大不便。失檔的人事檔案糾紛是及其嚴重的[2]。

二、人事檔案管理措施

1.健全人事檔案管理機制

首先，建立考核制度是長效管理機制最有效的方式，固定時間對檔案管理人員進行檢查并考核工作成果，按勞分配。績效工資也是激勵和調動員工工作積極性的有利形式。其次，分級分類管理檔案也是有效的健全機制的建議，如：檔案資料中，不同類型的人員有著各自不同的特點，一線管理人員負責將其基本素質能力、社會責任和突出業績進行收集;管理中層則提取其管理能力與經驗成果;專業技術人員應對學術貢獻和專業技術方面作重點提煉。匹配不同單位的需求，提供精準的人員檔案信息。對于有疑惑的檔案信息和過時、無價值的信息剔除，提高整體人事檔案人員的管理能力，將人事檔案管理機制提升一個層次。

2.細化充實人事檔案內容

人事檔案是人力資源的重要信息庫，充實和細化人事檔案的內容，可以更加全面的獲得勞動者的狀況信息，達到人力資源管理的需求。實際工作中，員工的個人信息不斷發生變化，考核的過程和結果、培訓的層次與成果、獎罰的記錄等都要詳細填充入檔，與現代化分類系統相結合[3]。細化人事檔案要重視檔案信息的及時性，將個人的歷史信息與補充的最新信息全面反映進來，客觀的評價和記錄員工的工作能力與思想素質水平。

3.人事檔案管理的信息化建設

計算機網絡時代的全面普及，給各行各業帶來了極大的便利，尤其對收集數據、精細化管理提供了快捷有效的提高，傳統的檔案管理方式已逐漸淡出我們的工作環境。借助計算機技術可以使人事檔案管理實現精細化、自動化和動態化。人事檔案管理在網絡平臺上的建立，使人事檔案管理的訪問、查閱、填充、調取等流程簡化，工作效率大幅度提升，保密性和保存性更高。

4.提高人事檔案管理人員的素質

企事業單位的人事檔案管理的本質還是人的管理，在新時代飛速發展的環境下，人們的思維方式也在悄悄的改變，傳統的管理模式已不順應時代的要求。為此，引進和培養高素質人才是時代發展的需要。在企事業單位內部進行員工培訓，提高人事檔案管理人員的專業水平，熟悉工作流程，學習新設備新技術的使用方法;組織員工參觀學習優秀企業的成功經驗，培養出與新時代高標準相符合的高素質人才隊伍，整體提升人事檔案管理工作的效果。

總結

綜上所述，我國企事業單位人事檔案工作的管理水平和思想境界直接影響著人事檔案糾紛的發生率，人事檔案管理在人力資源管理中有著舉足輕重的作用，促進著人力資源管理水平與質量的提高。企事業單位要根據實際情況，分析人事檔案管理工作中存在的問題，提出高效可行的解決辦法，總結人事檔案糾紛的成因和規避糾紛的有效措施，充分發揮人事檔案管理在人力資源領域的作用。

參考文獻

[1]白建兵.我國企事業單位人事檔案管理構架檔案與糾紛研究[J].辦公室業務，2019（17）：145.

[2]張哲冰.事業單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究[J].中國管理信息化，2015，18（18）：196-197.

[3]夏琴心.人事檔案糾紛與我國企事業單位人事檔案管理[J].蘭臺世界，2013（14）：4-5.