信息化背景下高?；n案的有效管理及探索

沈素華 丁翔

關鍵詞：高校 ?基建檔案 ?信息化管理 ?探索

一、 ?引言

某職業技術學院是全國首批、安徽首所國家示范性高等職業院校和國家高職高專人才培養工作水平評估優秀院校，2019年入選中國特色高水平高職學校建設單位，由于學院的快速發展，給基建檔案管理提出了更高的要求。

?表1（單位：萬元）

從表1可以看到，學院基建項目數量和基建項目投資金額呈逐年增加態勢，而且隨著高校信息化建設步伐的加快，基建檔案管理水平的提高和管理方法的改革創新勢在必行。

二、目前所面臨的主要問題

（1）學院的快速發展與傳統紙質檔案管理的低效率形成矛盾。基建工作時間緊、任務繁重，事務、流程既具體又繁雜、環環相扣。而傳統紙質檔案的管理費力、費時、滯后。

學院基建工程管理中各工作內容的流程，涵蓋前期工作、建設實施、竣工驗收3個階段，共計立項審批、勘察設計、項目報建、工程招標、合同管理、質量控制、安全管理、工期控制、變更控制、資金管理、竣工驗收、決算審計、資產交付13項資料歸檔是學院當前迫切需要解決的問題。某職業技術學院項目管理流程圖如表2：

表2

基建檔案資料主要在項目管理過程中產生，在上述的項目管理流程中，每個工作環節都會產生基建檔案資料，項目建設期少至幾個月，長至幾年，這期間海量的紙質信息，需要人員及時去收集、整理和歸檔，加上這期間如果有檔案人員的崗位流動，很容易造成責任不清和紙質資料的不齊全甚至遺失。

（2）由于受到人員編制等條件限制，基建檔案管理人員是兼職的，再加上基建工作人員隊伍流動性大，收集、整理和歸檔稍不及時，就會造成紙質資料的不完整、不規范，甚至遺失。

（3）與新時代的發展要求不適應。中國特色社會主義進入了新時代，傳統的、陳舊的觀念與新時代的要求、學院的快速發展的要求越來越不相適應?；窘ㄔO工作，從業務事項的性質和涉及金額來看屬于“三重一大”業務事項，屬于重點監控對象，對基本建設工作的各種檢查接連不斷，紙質基建檔案管理效率低、工作量大，無法快速整合業務信息并共享。

三、針對以上的問題，對應的措施如下

（一）完善學院基建檔案管理制度

依據國家法律、法規及學院基建工程實際，建立有效的基建檔案管理機制，約束學院基建工作人員和施工方的行為，保障基建檔案管理工作的有效落實，確定各參建單位履行基建檔案移交的責任。

（二）學院加大基建檔案信息化的資金投入

（1）在硬件上增加了打印機、掃描儀、復印件等設備，達到人手一臺計算機的配置。

（2）增加軟件投入18萬元。基建信息化管理要求對紙質檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲。學院2019年通過某市公共資源交易中心公開招標采購了基建信息化軟件，對基建項目管理的全過程包括項目立項、前期管理、設計管理、招標管理、合同管理、施工管理、變更簽證管理、付款申請等，基建信息化平臺是以項目管理流程為主干，日常辦公電子化為輔，創建信息化平臺總體框架，便于工程項目全過程監管，它具備工程管理全過程每個階段的操作界面，以網絡信息技術為基礎，通過工程項目各參建單位共同參與，實現所有業務信息共享，利用計算機軟件對電子圖象進行分類存儲、上傳，基建檔案信息自動檢索、自動推送、數據統計。為基建檔案的收集、保管、利用提供了操作上的方便。

（三）加強檔案業務培訓

轉變傳統觀念，掌握設備操作維護技能，學院內培訓與學院外培訓相結合，提高管理人員的專業素養。

（四）建立統一的數據平臺，全過程跟蹤管理

開發了基建信息化管理軟件后，建立起與歸檔單位（設計、施工、監理單位等）之間的信息化溝通，在基建信息化軟件上對施工和監理檔案管理人員開放端口（給予他們適當的權限），實現對建設項目立項、規劃設計、報建、預算、招標、施工管理、竣工交付以及竣工結算等全方面的信息化管理，并能夠對建設項目所有過程進行統計分析，記錄已完成建設項目的所有信息數據為往后類似建設項目的決策提供依據，并將此工作納入常規檢查中，對基建項目檔案進行全過程跟蹤，進而使得項目檔案管理程序化、科學化和規范化。

四、結束語

某職業技術學院在實踐中不斷探索，以基建項目的建設流程為主線，合同、付款為核心，銳意改革，明確提出應對措施，基建檔案管理信息化進一步強化基建工程規范管理，提升工程管理隊伍治理能力和水平，是學院長遠發展和快速發展的必要保證，對于提升學院整體辦學水平和綜合實力意義重大。

參考文獻

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