論企業(yè)檔案的知識管理

張　蓉/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

論企業(yè)檔案的知識管理

張蓉/中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司天津市分公司

當今社會的發(fā)展如同高速公路一樣，迅猛飛速，原因就在于大多數(shù)的人們不用再擔心物質(zhì)的生活，生活溫飽已經(jīng)基本解決，那么人們就開始了進行精神文化的追求，人們精神文化在不斷的充足，不斷的吸收，人們獲取信息的來源與途徑多種多樣，共享的信息全面而豐富，使人們不僅開闊了眼界，也開闊了思想，成就了個人的發(fā)展，也同樣成就了企業(yè)的發(fā)展，所以現(xiàn)在的知識體系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是一個人的或一個企業(yè)的，現(xiàn)在已經(jīng)成為了全社會的甚至全球的。那么在這樣知識高速發(fā)展且共享已經(jīng)全球化的時代，對我們檔案事業(yè)也造成了很大的沖擊，那檔案事業(yè)產(chǎn)生了變革性的發(fā)展。

企業(yè)檔案；知識經(jīng)濟；知識管理

領傳統(tǒng)檔案工作走向電子化、信息化，促進數(shù)字檔案館的形成來代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館，對檔案工作如何進行信息處理及管理，對檔案工作如何進行信息開發(fā)以帶來更大收益等。我們可以通過以下幾點分析一下：

一、現(xiàn)在的經(jīng)濟是市場經(jīng)濟也是知識經(jīng)濟

我們需要有豐富的專業(yè)知識及普及知識，才可以通過現(xiàn)代化的手段，現(xiàn)代化的方法去評詁和分析市場，了解市場的需求，市場的偏向，現(xiàn)在市場的特點等，我們要把知識運用在生產(chǎn)、經(jīng)營、分配、決策等企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中，當前，決定企業(yè)的命脈除了經(jīng)營資金重要，還有就是知識在企業(yè)經(jīng)營中的運用，知識已經(jīng)成為了企業(yè)最重要的決定性的戰(zhàn)略性的潛在資源，而匯集這些知識，總結(jié)這些知識，就是我們檔案工作的重要性所在，企業(yè)的檔案管理是反映企業(yè)的組織形式，企業(yè)的制度及機構(gòu)形成及目前狀態(tài)，是企業(yè)管理狀態(tài)及歷史狀態(tài)的反映，檔案的知識管理隨著社會的進步，社會的發(fā)展，不斷的優(yōu)化和進化，將企業(yè)在經(jīng)營管理過程中所凝結(jié)的知識，先進的管理思想，經(jīng)驗，高效的工作方法，實踐過程以及經(jīng)過實踐的結(jié)論中有保存價值的資料全部記錄和保存下來，我們可以通過檔案中所包含的數(shù)據(jù)和知識，來做為日后分析和判斷的依據(jù)，用來給企業(yè)發(fā)展指明方向，同時也會改善企業(yè)的知識環(huán)境，當然提高檔案的服務效率和深度也是一個十分迫切的要求，要眼上時代的發(fā)展，就必須要提高檔案的工作效率，擴大檔案工作的服務范圍，加深檔案工作的服務深度。

二、企業(yè)的知識管理特點

企業(yè)的知識管理是反映在檔案管理的工作之中的，那需要企業(yè)的檔案管理需要有一些突破性發(fā)展，具有一些新的特點：首先，知識管理要求對檔案管理職能拓寬，由于企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)的不斷變革，就造成了企業(yè)必須不斷的適應市場的要求，不斷的優(yōu)化，在優(yōu)化的過程中企業(yè)無論是在管理方法、企業(yè)專業(yè)管理、企業(yè)知識管理、企業(yè)對于信息化的技術的使用、企業(yè)對于大數(shù)據(jù)的分析、企業(yè)經(jīng)營者經(jīng)營理念的更新與變化，都需要不斷的變化，這樣也就造成了檔案工作知識理念隨之發(fā)生變化，這些變化主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一個方面，知識管理的變化引發(fā)了企業(yè)檔案管理職能的變化，從過去只有檔案實體的管理到現(xiàn)在轉(zhuǎn)型成為目前檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化、電子化，數(shù)字檔案館已經(jīng)趨向于成熟，所以利用電子檔案實現(xiàn)知識的開發(fā)并利用，通過并行分析相關檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的匯集及分析，來預見和分析出未來的市場發(fā)展及走向，可以方便企業(yè)提前做好準備投入到市場大戰(zhàn)中，為企業(yè)帶來了潛在的經(jīng)濟效益。第二方面，企業(yè)檔案管理的智能化服務，這項工作的實現(xiàn)，首先是要先實現(xiàn)檔案的電子化管理，實現(xiàn)數(shù)字檔案館，只有將實物檔案電子化，將電子檔案集中在一個相當于數(shù)據(jù)庫的電子庫中才可以實現(xiàn)智能化的管理及服務，包括生成電子檔號，電子裝盒，電子庫架，電子上架等，都可以通過數(shù)字檔案館來實現(xiàn)智能化操作及管理，當然查詢也可以通過智能系統(tǒng)來實現(xiàn)智能化的管理與調(diào)用。最后，我們要加大館藏，檔案館藏的優(yōu)化與完善是檔案工作的核心和重點，那么增加館藏最重要的手段不是增加實物檔案，而且加大力度去建設數(shù)字檔案館，也是深化知識管理的重要環(huán)節(jié)，我們可以通過收集積累，或通過與其它相關單位的檔案館進行信息化對接，這樣可以實現(xiàn)電子檔案的共享，不需要投入任何的成本，就可以擴大了館藏，我們再查詢時更擴大了查詢的內(nèi)容及范圍，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展更提供了充足的資料及分析的依據(jù)。

三、企業(yè)檔案館的知識管理

企業(yè)檔案的管理需要更加專業(yè)、細化，需要通過現(xiàn)代化的管理，使檔案利于查詢和調(diào)用。傳統(tǒng)時期的企業(yè)檔案，完全是實物性質(zhì)，無法整理還是后期的裝盒，以及移至庫房進行上架，完全都是靠人力完成，不僅浪費人力、物力、財務，更加浪費時間，檔案工作的主要精力大部分都錯放在了檔案的收集與整理上，只有一少部分放在了歸納與查詢上，但是根本沒有放在檔案中信息與知識的再進一步的開發(fā)或收集整理。當前時代，檔案工作的目的，不是只為了收集，而是通過收集的檔案為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務，所以我們必須想辦法將人力、物力、時間，從煩重的體力工作中解放出來，將更多精力投入到檔案的分析、總結(jié)中，更深一層的挖掘出檔案中的有用的信息及相關知識，用于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營之中，給企業(yè)帶來潛在的經(jīng)營效益。所以數(shù)字檔案館的應用便是現(xiàn)在最要優(yōu)先完成的工作，將電子的資料數(shù)據(jù)通過有關系統(tǒng)對接接入數(shù)字檔案館中，通過電子系統(tǒng)將相關資料進行核對，保證無整無誤，且從前人號編寫檔號需要消耗掉到一到二個月的時間，而現(xiàn)在通過數(shù)字檔案館只需要大約半個小時左右就可以完成，傳統(tǒng)時期最費體力的裝盒、搬移、上架、手工打印盒內(nèi)目錄及備考表的工作，以及將這些表格裝入相應的檔案盒中的工作，這些一般需要消耗掉幾個月的時間，使用數(shù)字檔案館以后只需要幾天的時間就可以完成以上的工作，盒內(nèi)目錄及備考表，都是系統(tǒng)自動生成，只需要幾分鐘的時間就可以完成，最后的上架工作，也是通過建立電子庫房的電子庫架，然后將電子盒直接點擊到相關架位上就完成了上架的全部工作。從前幾個月才可以完成的工作，最多幾周就可以完成，不僅提高了工作效率，也空出了更多的時間，用于檔案的分析利用，以及通過檔案分析出檔案中所包含的相關知識及可借鑒的經(jīng)驗，通過先進的設備及現(xiàn)代化的管理分析手段，結(jié)合多媒體及辦公設備，可以獲取到大量的相關數(shù)據(jù)，這些大數(shù)據(jù)可以更好的服務于企業(yè)，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供源數(shù)據(jù)動力。

四、結(jié)束語

總之，社會的發(fā)展促進了檔案事業(yè)的發(fā)展，知識的廣泛傳播及深入分析及使用，使社會發(fā)展的更加快速，社會的全速發(fā)展也需要更多的知識再填充，否則快速的發(fā)展會讓社會無力可撐，而獲得知識的渠道之一就是通過檔案，通過檔案的分析得用得到其中的歷史數(shù)據(jù)與信息，理清相關檔案的聯(lián)系，了解相關數(shù)據(jù)的關聯(lián)性，才可以得到我們想要的結(jié)果，所以只有檔案工作發(fā)展的更強大，才可以給社會提供更多的知識和產(chǎn)生這些知識的依據(jù)，才能更有助于社會及企業(yè)的進步，推動社會及企業(yè)的生產(chǎn)力的發(fā)展。