PDCA 循環管理方法在提高病案歸檔率的應用

顧 靜

（南京市高淳人民醫院 211300）

PDCA 循環管理是近幾年常用的一種管理模式，是由美國著名學者戴明博士首次提出，目前已被多個領域運用。對于醫院來講，病案的歸檔工作十分重要，直接影響著醫院整體管理質量，但是目前歸檔尚存在不足之處，降低了病案的利用率，需強化管理水平[1]。將PDCA 循環管理與醫院病案歸檔工作相結合能夠有效提高歸檔率，增強管理質量。本文以2019.1-2019.12 我院出院病案為例，分析PDCA 循環管理的方法及應用價值，內容如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料 本次研究時間范圍為2019 年1 月-2019年12 月，整理分析各月份住院患者相關信息，包括住院編號、住院時間、出院時間、歸檔時間等，利用醫院病案管理系統統計各月病案歸檔情況。

1.2 方法 2019 年1 月-2019 年6 月病案采取常規管理，自2019 年7 月開始-2019 年12 月，病案采取PDCA 循環管理。具體過程為：

1.2.1 計劃階段（Plan）：首先需根據相關病歷歸檔審核標準，結合本院實際情況制定全新的歸檔管理制度，將歸檔率分為3 個不同級別。其中Ⅲ級病歷歸檔率為患者出院后計算，7 個工作日內病歷歸入檔案管理科室的比例超過90%；Ⅱ級歸檔率則指，患者出院后3 個工作日內病歷歸入檔案管理科室的比例超過90%；Ⅰ級歸檔率則指，患者出院后2 個工作日內病歷歸入檔案管理科室的比例超過95%，且7 個工作日內歸入比例達到100%。

其次，分析院內病歷歸檔率不足的原因，為計劃的進一步調整提供基礎條件。其一，醫護人員日常工作量相對較大，加之老齡化導致住院比例不斷增加，但住院周期相對縮短，各床位轉移、增加等頻率相應提高，使得其工作時無法更好地完成病歷書寫和入檔工作[2]。其二，電子病歷在打印完成后需由醫護人員親自簽字，但部分患者出院時其主治醫生可能處于輪休、倒班、外出進修、外出開會等情況下，導致短時間內無法返院簽字，使得病歷無法及時入檔。其三，醫護人員間溝通不到位，導致病歷中醫護雙方記錄內容出現偏差，修改病歷時需要浪費一定時間，導致病歷入檔時間延后。

1.2.2 執行階段（Do）：根據總結的影響歸檔因素和制定的三級管理標準開展病案歸檔管理的改革工作，首先需對各科室醫護人員病歷書寫的規范化開展統一培訓，要求院內設置相關診療指導手冊，將病歷書寫進一步統一化、規范化，并設定科室內通用和院內通用兩套病歷范本，以集體講座的方式統一培訓[3]。其次，定期對病歷書寫情況開展質量監督工作，及時查找病歷書寫中仍存在的部分問題，將其納入培訓工作中，盡量糾正醫護人員的書寫習慣，以降低病歷修改次數。第三，嚴格規定醫護人員病歷書寫、打印、簽字等的時間，對于特殊情況應做特殊處理，對除特殊情況外未按時將病歷入檔的人員直接記錄在績效當中。第四，強化醫護人員間的溝通，要求每5d 科室內均需開展溝通工作，檢查病歷書寫中存在的不一致問題，并對其進行實時修改。第五，患者出院后應及時完成病歷簽字工作，對于未能及時簽字的醫護人員應將姓名記錄在附件上，使可簽字人員先行簽字，待未簽字人員返院后進行補簽。

1.2.3 檢查階段（Check）：由科室內主任級醫生組成病歷歸檔核對小組，對各病歷的書寫、遺漏等情況進行核查，并追蹤無法及時歸檔病歷的實際情況，對超時病歷檔案涉及人員進行督促。

1.2.4 處理階段（Act）：每月月末對當月病歷入檔情況進行總結，對歸檔率較高的個人、科室進行通報表揚，并給予相應的物質獎勵，對未達標的個人或科室予以相應的懲罰，以此激勵相關人員重視病案歸檔工作[4]。

1.3 觀察指標 分別統計1 月-12 月期間病案歸檔3 日概率與7 日概率，對比開展PDCA 循環管理前后病案3 日歸檔、7 日歸檔數量差異。

1.4 統計學分析 整理研究結果，錄入SPSS 19.0 系統進行統計學處理，利用%表示計數資料，經卡方值驗證，利用表示計量資料，經t 值驗證，p＜0.05 表示結果具有統計學意義。

2 結果

2.1 1 月- 12 月病案歸檔3 日概率與7 日概率 經分析發現，我院自7 月份開展PDCA 循環管理后病案3 日歸檔率、7 日歸檔率均有明顯增高，具體數據見表1。

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2.2 PDCA 循環管理前后病案3 日歸檔、7 日歸檔數量對比 統計發現，病案歸檔自進行PDCA 循環管理后3 日歸檔數量、7 日歸檔數量明顯多于常規管理（p＜0.05），具體見表2。

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3 討論

病案歸檔工作是患者病歷管理的重要環節，其中歸檔率直接影響了病歷管理的工作質量[5]。實際工作中影響歸檔率的因素較多，為盡量降低此類因素的影響，就需要借助PDCA 管理模式，制定歸檔評價標準，確認影響因素，再設計相應的培訓方案，提高醫護人員對病歷書寫、簽字和及時入檔的重視度，最大程度保證院內病案歸檔率保持在Ⅰ級標準下。