醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要

邵麗

[摘要] 近些年來，隨著我國衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)進(jìn)程加快，在很大程度上促進(jìn)了醫(yī)院管理制度的轉(zhuǎn)變，而隨著全球信息化與經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的醫(yī)院人事檔案管理也面臨巨大挑戰(zhàn)。醫(yī)院人事檔案管理工作以保存人力資源為主要工作內(nèi)容，同時(shí)作為一種憑證材料，通常以人員信息資料為主要載體，能夠?yàn)獒t(yī)院相關(guān)部門的人員考察及人力資源合理分配提供重要參考依據(jù)，可使該院人事調(diào)動(dòng)工作起到推動(dòng)作用，有助于醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。該文主要探討新經(jīng)濟(jì)時(shí)代下醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性，目前存在的相關(guān)問題以及解決措施，旨在提高醫(yī)院人事工作效率，使其符合時(shí)代要求。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;人力資源管理;人事檔案;檔案管理

[中圖分類號(hào)] R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）01（a）-0081-03

[Abstract] In recent years， with the acceleration of China's health care industry， the transformation of the hospital management systems has been promoted to a large extent. With the development of global information and economic integration， hospital personnel in the new economic era Records management also faces huge challenges. The management of hospital personnel files takes the preservation of human resources as the main work content. At the same time， as a kind of voucher material， it usually uses personnel information as the main carrier. It can provide an important reference for the personnel inspection and reasonable allocation of human resources in relevant hospital departments. The personnel transfer of our hospital plays a driving role and helps the hospital's long-term stable development. This article mainly discusses the importance of hospital personnel file management in the new economic era. The existing problems and solutions are aimed at improving the hospital's personnel work efficiency and making it meet the requirements of the times.

[Key words] Hospital; Human resource Management; Personnel file;File management

作為醫(yī)院重要工作內(nèi)容，人事檔案管理工作通過對相關(guān)政策與人事制度的參考，能夠?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部人力資源科學(xué)配置起到促進(jìn)作用，對于醫(yī)務(wù)相關(guān)人才的培養(yǎng)與管理，能夠?yàn)獒t(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展打下良好基礎(chǔ)[1]。在實(shí)際經(jīng)營管理過程中，人事檔案管理工作對于醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)動(dòng)、人才培養(yǎng)、技術(shù)職稱評定、福利待遇等具有重要意義[2]。在信息化迅速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作逐漸面臨巨大挑戰(zhàn)，因此對于相關(guān)管理人員也提出了更高的要求。針對這種情況，如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作就成為了醫(yī)院轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)內(nèi)容，也是相關(guān)管理人員需要關(guān)注的工作重心。該文對新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)變進(jìn)行探討，旨在為后續(xù)人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)變提供相應(yīng)參考依據(jù)。

1? 醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

對醫(yī)院內(nèi)個(gè)人歷史詳細(xì)記錄就是醫(yī)院人事檔案管理的主要工作，以此準(zhǔn)確反映出醫(yī)院個(gè)人真實(shí)水平，可作為相關(guān)部門實(shí)施人力資源合理配置的重要參考依據(jù)[3]。目前我國醫(yī)療體制開始逐步完善，導(dǎo)致各醫(yī)院管理方法也開始轉(zhuǎn)變，并通過相關(guān)改革措施的推行，使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠跟上時(shí)代潮流，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展[4]。在實(shí)際工作中，需結(jié)合醫(yī)院資深發(fā)展情況，使相關(guān)資源得到優(yōu)化，將以人為本作為基本原則，能夠在很大程度上確保醫(yī)院內(nèi)各醫(yī)務(wù)人員能夠各司其職，以提高人力資源利用率。人事檔案還可作為個(gè)人參考憑證，能夠?yàn)楦鞣N職稱評定提供相應(yīng)參考，對于醫(yī)院工資制度的發(fā)展具有重要推動(dòng)作用[5]。此外，對醫(yī)院人事檔案管理工作的完善，能夠?yàn)槿瞬抨?duì)伍建設(shè)提供幫助，使醫(yī)院能夠?qū)?nèi)部各員工的詳細(xì)情況進(jìn)行了解，使各位工作人員的相關(guān)特征與規(guī)律得以展示，對于優(yōu)秀人才的選拔與培養(yǎng)具有重要意義，有助于醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。

2? 醫(yī)院人事檔案管理工作所存在的相關(guān)問題

2.1? 未能意識(shí)到醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

目前各醫(yī)院實(shí)際經(jīng)營管理中，仍然以醫(yī)療工作作為核心內(nèi)容，對于醫(yī)療服務(wù)方面的重視度很高，使得醫(yī)院管理人員存在注重醫(yī)療服務(wù)、輕視醫(yī)院管理的情況，在這種思想的影響下，導(dǎo)致醫(yī)院管理人員對于醫(yī)院人事檔案管理工作的忽視，這就在很大程度上阻礙了目前人事檔案管理工作的進(jìn)步，也無法充分利用人事檔案，導(dǎo)致醫(yī)院管理人員的歸檔意識(shí)較差[6]。由于醫(yī)院內(nèi)許多可使對于歸檔工作的重視程度不高，導(dǎo)致醫(yī)療人員未能及時(shí)將工作業(yè)績、培訓(xùn)情況、進(jìn)修資料等相關(guān)信息進(jìn)行歸檔，使得醫(yī)院人事檔案內(nèi)無法完整記錄個(gè)人詳細(xì)資料，最終導(dǎo)致相關(guān)內(nèi)容缺失，對于人事工作的開展造成了困難。

2.2? 醫(yī)院人事檔案管理制度仍然未能健全

近些年來，在我國醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展的同時(shí)，相關(guān)管理方法也開始轉(zhuǎn)變，而醫(yī)院人事檔案管理工作相關(guān)制度也得到一定完善，整體發(fā)展情況較好，同時(shí)隨著我國人事檔案相關(guān)法律法規(guī)的健全，使得相關(guān)工作落實(shí)程度提高。但是對于醫(yī)院人事檔案管理制定的相關(guān)法律法規(guī)仍然存在局限性，導(dǎo)致人事檔案管理工作的后續(xù)發(fā)展受到阻礙。統(tǒng)計(jì)相關(guān)問題后，發(fā)現(xiàn)目前存在的問題主要包括人事檔案管理制度缺乏規(guī)范性、檔案資料收集缺乏規(guī)范性、人事檔案查閱制度與檢索制度仍然存在不確定性，整體管理工作未能達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)[7]。

2.3? 缺乏相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

目前我國許多醫(yī)院未能重視內(nèi)部人事檔案管理工作，導(dǎo)致實(shí)際工作中所涉及的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施及配套設(shè)施均存在落后性，最終導(dǎo)致工作效率無法提升。許多醫(yī)院的人事檔案管理仍然以鐵質(zhì)檔案材料柜為主要存放工具，同時(shí)所用的信息記載形式仍然為傳統(tǒng)紙質(zhì)材料，由于材料柜缺乏防潮功能，使得許多醫(yī)院人事檔案記錄資料存在受潮及霉變情況;同時(shí)也存在紙質(zhì)檔案于整理過程中受到損壞，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)各人員人事檔案的安全性與完整性受到不同程度的影響[8]。此外，雖然部分醫(yī)院開始以計(jì)算機(jī)開展人事檔案管理工作，但仍然處于初級階段，無法跟上我國信息化建設(shè)步伐，導(dǎo)致各種管理問題日益突出，需通過針對性措施方可進(jìn)行解決。

2.4? 人事檔案管理方法與條件落后

由于醫(yī)院人事檔案管理工作存在專業(yè)性、機(jī)密性、政治性的典型特征，因此實(shí)際工作中需對相關(guān)資料進(jìn)行單獨(dú)存放，并單獨(dú)進(jìn)行管理。但目前我國許多醫(yī)院仍然存在辦公室存放人事檔案的現(xiàn)象，并且許多工作仍然為手工抄錄，再加上專業(yè)管理人員的缺乏，最終導(dǎo)致醫(yī)院人事管理工作出現(xiàn)問題。隨著我國科學(xué)技術(shù)整體發(fā)展進(jìn)度加快，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)開始得到廣泛應(yīng)用。由于許多醫(yī)院缺乏人事檔案管理工作的重視度，導(dǎo)致手工編輯與檢索方法仍然存在，使得信息化建設(shè)程度受到影響，進(jìn)一步提高相關(guān)人員的檔案管理工作難度，導(dǎo)致認(rèn)識(shí)檔案資料無法及時(shí)得到更新，最終使人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率進(jìn)一步降低[9]。

3? 新形勢下對醫(yī)院人事檔案管理問題相關(guān)解決措施

3.1? 使醫(yī)院管理人員觀念轉(zhuǎn)變

首先，應(yīng)當(dāng)使醫(yī)院管理人員能夠充分了解人事檔案管理工作的重要性，將人事檔案管理工作作為醫(yī)院工作重心，與其他重要工作同等對待，使得醫(yī)院人事檔案管理工作能夠得到相應(yīng)發(fā)展，以達(dá)到同步發(fā)展與同步執(zhí)行的要求[10]。此外，還可通過召開大會(huì)的方式使醫(yī)院各工作人員能夠提高對于人事檔案的重視度，使其能夠?qū)θ耸聶n案管理工作進(jìn)行充分了解，有助于醫(yī)院各工作人員主動(dòng)支持相關(guān)人事檔案管理相關(guān)工作。

3.2? 對醫(yī)院人事管理制度的健全

為確保醫(yī)院人事檔案管理工作效率的有效提高，應(yīng)當(dāng)重視對于檔案管理制定方面的完善，使得現(xiàn)有制定得以健全，以此來要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格遵循相關(guān)制度與規(guī)范。對于目前醫(yī)院人事檔案管理中所存在的相關(guān)問題，應(yīng)當(dāng)提前做好相應(yīng)解決方案，以確保人事檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。在人事檔案管理工作中，對于資料收集、資料整理、資料銷毀、資料保密、資料安全等相關(guān)工作均需要完善相關(guān)制度，使得工作人員的行為得以限制，進(jìn)一步提高實(shí)際工作效率，確保人事檔案管理工作能夠嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定與制定實(shí)行，對于推動(dòng)相關(guān)工作的發(fā)展具有重要意義[11]。

3.3? 對于醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)的加強(qiáng)

由于我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)開始廣泛應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域內(nèi)，但對于醫(yī)院人事檔案管理工作而言，仍然缺乏有效應(yīng)用，使得醫(yī)院未能緊跟我國信息化建設(shè)發(fā)展步伐。通過分析后發(fā)現(xiàn)，主要是由于醫(yī)院內(nèi)相關(guān)管理人員對于人事檔案管理工作的重視度不夠，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施未能完善。因此在后續(xù)發(fā)展中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的加強(qiáng)，有助于醫(yī)院人事檔案管理工作能夠緊跟我國信息化發(fā)展趨勢[12]。信息化建設(shè)作為一項(xiàng)長期工作，人事檔案管理相關(guān)制度的改革、醫(yī)院辦公自動(dòng)化發(fā)展、科學(xué)決策等方面的發(fā)展均需要以人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)作為基礎(chǔ)。因此可以看出，醫(yī)院人事檔案管理方面的信息化建設(shè)屬于一種必然發(fā)展趨勢，應(yīng)當(dāng)盡快提上日程。

3.4? 動(dòng)態(tài)化管理的實(shí)施

人事檔案主要是對個(gè)人成長經(jīng)歷的真實(shí)記錄，包括個(gè)人學(xué)歷情況、職稱評級、成長經(jīng)歷、工資變化、職務(wù)變遷、家庭關(guān)系、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等方面的相關(guān)內(nèi)容。因此醫(yī)院需根據(jù)人事檔案管理工作的實(shí)際情況，促進(jìn)傳統(tǒng)管理方式的轉(zhuǎn)變，以動(dòng)態(tài)管理作為基礎(chǔ)，使檔案個(gè)人信息得以及時(shí)更新，不僅能夠有效確保個(gè)人成長過程中各階段的實(shí)際情況，有助于個(gè)人特點(diǎn)的體現(xiàn)，還可對各項(xiàng)研究成果與獎(jiǎng)項(xiàng)進(jìn)行記錄，以此體現(xiàn)人事檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與完整性，能夠?yàn)獒t(yī)院人事方面的調(diào)動(dòng)與變遷提供相應(yīng)參考依據(jù)。

3.5? 通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)的加強(qiáng)使得檔案管理人員素質(zhì)提高

為確保醫(yī)院人事檔案管理效率的提升，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，以促進(jìn)人事檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)的提高，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作整體效率的提升，能夠?yàn)獒t(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過對醫(yī)院人事檔案管理人員思想方面加強(qiáng)管理，使得整體素質(zhì)提高，有助于檔案管理人員能夠在實(shí)際工作責(zé)任心與服務(wù)能力的提高，可確保檔案管理工作的順利開展;同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注重對于人事檔案管理人員文化素質(zhì)的提高，通過培訓(xùn)進(jìn)修的方式改善醫(yī)院人事檔案管理人員文化素質(zhì)較低的局面。

4? 結(jié)論

綜上所述，由于傳統(tǒng)人事檔案管理方法已經(jīng)無法滿足新時(shí)代的需求，因此在經(jīng)濟(jì)形勢下，醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變工作思路，嚴(yán)格遵照相關(guān)法律法規(guī)，使人事檔案管理工作效果達(dá)到相應(yīng)提高。同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于相關(guān)工作的認(rèn)識(shí)，深化檔案管理工作對于醫(yī)院的重要意義，在實(shí)際工作中通過加強(qiáng)個(gè)人素質(zhì)的方式，使得整體服務(wù)意識(shí)得以增強(qiáng);并且積極響應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，開展現(xiàn)代化信息建設(shè)，使得醫(yī)院能夠長期穩(wěn)定發(fā)展。

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（收稿日期：2019-09-28）