如何建設(shè)國有中型企業(yè)數(shù)字檔案室

毋珊

本文闡述傳統(tǒng)國有中型企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及弊端，說明建立國有中型企業(yè)數(shù)字檔案室的必要性，對如何建設(shè)國有中型企業(yè)數(shù)字檔案室提出思考，然后提出對策，從規(guī)章制度的制定、政策的支持、人員的培訓(xùn)、數(shù)據(jù)庫和軟件的建立、數(shù)字化裝備及安全保障的措施等方面提出策略，對國有中型企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)具有重要的意義。

現(xiàn)今，普遍通過智能設(shè)備閱讀文章、傳輸和存儲文件、查詢信息。因此，在數(shù)字化技術(shù)的推進(jìn)下，隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，也要求檔案資料由紙質(zhì)媒介向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)化，相關(guān)管理人員和學(xué)者對國有中型企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)與研究也越來越重視。然而，建設(shè)國有中型企業(yè)數(shù)字檔案室必須以保障檔案資料信息安全為前提，創(chuàng)建健全相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)人員從業(yè)水平，增加財政資金投入，推進(jìn)國有中型企業(yè)數(shù)字化檔案室的建立。本文就如何對大數(shù)據(jù)時代國有中型企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提出一些思考與對策建議，具有一定意義。

一、國有中型企業(yè)檔案室現(xiàn)存問題

（一）管理者對檔案信息化不夠了解

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各行業(yè)信息化逐步實現(xiàn)，工作得到很大便利。國有中型企業(yè)檔案的數(shù)字信息化可提高檔案管理工作效率，然而受傳統(tǒng)因素的影響，大部分工作人員習(xí)慣手動處理檔案，個人工作效率低下，部門整體職能沒有得到良好體現(xiàn)。相關(guān)工作人員對檔案信息化領(lǐng)域的相關(guān)知識了解不足，現(xiàn)有信息化技術(shù)手段沒有得到良好應(yīng)用。相關(guān)積極信息沒有得到良好傳遞，檔案信息化工作開展不夠完善。

（二）企業(yè)檔案工作信息化人才較少。

國有中型企業(yè)檔案的信息化發(fā)展建設(shè)離不開信息人才的工作貢獻(xiàn)，伴隨我國各項改革措施的提出和實施，國有中型企業(yè)中大量的歷史技術(shù)文檔資料和辦事過程文件的收集、保存、管理工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有專業(yè)數(shù)字化檔案管理知識和相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗的人才，才能保證數(shù)字化檔案管理工作的有序進(jìn)行。國有中型企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要檔案管理專業(yè)人才，然而這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要既懂得檔案管理工作又掌握計算機(jī)專業(yè)知識的信息化人才。但有計算機(jī)專業(yè)知識的人才基本上分布在計算機(jī)信息研究開發(fā)領(lǐng)域，國有中型企業(yè)檔案工作因其工作特點，掌握計算機(jī)信息化知識的人才相對較少，國有中型企業(yè)檔案信息化建設(shè)很難進(jìn)一步發(fā)展。

二、國有中型企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)策略

（一）健全法律規(guī)章，增加政策扶持

健全國有中型企業(yè)數(shù)字檔案室工作的制度標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)《國家檔案法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定適合相關(guān)國有企業(yè)的檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)章制度。創(chuàng)建國有中型企業(yè)電子檔案管理辦法，明確電子檔案保管管理辦法，為電子檔案歸檔提供依據(jù)。讓工作人員可以有法可依有章可循，工作成果考核標(biāo)準(zhǔn)清晰可見，獎懲分明，可最大化調(diào)動工作人員積極性。且新入行從業(yè)人員能夠快速上手工作，可快速推動數(shù)字化檔案管理發(fā)展并真正做到可持續(xù)發(fā)展。統(tǒng)一建立紙質(zhì)檔案媒質(zhì)等轉(zhuǎn)化為電子檔案方法及標(biāo)準(zhǔn)，做好信息采集，需要大量財力物力，必須增加政策扶持，加大資金投入，建立數(shù)字化檔案室項目專項資金，統(tǒng)籌分配資金使用，促進(jìn)內(nèi)部開展技術(shù)經(jīng)驗交流，對于提出創(chuàng)新建議的人員給予褒獎，為建設(shè)信息化系統(tǒng)機(jī)房、現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，提供資金保障。

（二）建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，提升信息化水平

數(shù)字檔案室必須配備有掃描儀、計算機(jī)、打印機(jī)和錄像機(jī)、交換機(jī)、路由器、等設(shè)備。開發(fā)數(shù)字化檔案系統(tǒng)，建立功能完善的數(shù)字檔案室，滿足國有企業(yè)開發(fā)和運營的需要，深化檔案管理與搜索查詢信息化。建立檔案信息網(wǎng)站，將以往紙質(zhì)資料、光盤資料等實物資料通過掃描儀、錄像錄音機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備儀器轉(zhuǎn)化為電子文檔和數(shù)字音頻影響資料。做好檔案管理服務(wù)，使信息服務(wù)更加便捷高效。建立搜索引擎，在企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理中，利用搜索引擎查找檔案資源大幅度提升檔案管理工作效率，也能有效提升企業(yè)內(nèi)其他部門的工作效率。

（三）建立安全保障的措施，提高行業(yè)人才素質(zhì)

國有企業(yè)檔案包含大量歷史資料數(shù)據(jù)，可能涉及商業(yè)機(jī)密，甚至與國家和人民財產(chǎn)安全有關(guān)。在推動檔案管理工作信息化的同時必須要保證檔案管理的安全性。國有中型企業(yè)可按照相關(guān)等級保護(hù)要求，將數(shù)字化檔案分類，分別收集分別管理。必須為安全等級高的數(shù)字檔案建立完善的數(shù)字檔案室安全防護(hù)、數(shù)據(jù)資源安全管理和網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急處置措施，構(gòu)筑安全保障防線，防止不法分子故意入侵竊取、破壞等行為。數(shù)字檔案室的建立對于提高國有中型企業(yè)檔案信息化水平，檔案利用服務(wù)水平。國有中型企業(yè)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力增強(qiáng)，對增強(qiáng)國企的競爭力進(jìn)而促進(jìn)中華民族偉大復(fù)興有積極意義。數(shù)字化檔案管理工作者必須要懂得現(xiàn)代信息化檔案知識，結(jié)合工作實際，更新?lián)Q代，扎實做好數(shù)字化檔案室的管理工作。讓檔案真實地反映各種信息，為國有中型企業(yè)的各項工作提供原始、真實的依據(jù)。

三、結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國有中型企業(yè)檔案管理變得更為重要。當(dāng)前國有中型企業(yè)的檔案管理制度體系不夠完善、部分檔案管理人員專業(yè)化水平不達(dá)標(biāo)、檔案管理信息化程度低的問題日益突出。國有中型企業(yè)必須發(fā)展建立數(shù)字化檔案室，推陳出新，將智能化設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中去，建立健全檔案管理系統(tǒng)提升工作效率和完善工作成果。加強(qiáng)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，提高管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理的保密性工作，為國有中型企業(yè)的不斷發(fā)展提供動力。（作者單位：山西蘭花科技創(chuàng)業(yè)股份有限公司）