錄用通知書的效力之爭

陳婉華

《勞動合同法》規定，用人單位應當及時與勞動者簽訂書面勞動合同，否則從勞動者在用人單位工作的第二個月起至第十二個月止，用人單位需要向勞動者支付未簽訂勞動合同的二倍工資。

問題在于，如果用人單位與勞動者未訂立書面勞動合同，但雙方之間簽署的《錄用通知書》等書面文件已具備勞動合同的要件，明確了雙方的勞動關系和權利義務，具有書面勞動合同的性質，該書面文件可否視為雙方的書面勞動合同呢？

【案情簡介】

2011年6月30日，單某與泛太物流公司（以下簡稱“物流公司”）建立勞動關系，成為物流公司人力行政部員工。2011年7月29日單某無故未返回物流公司工作，同年8月17日單某通過電子郵件的方式向物流公司提出辭職。

單某主張物流公司與自己存在事實勞動關系，但并未與自己簽訂書面勞動合同，隨后，其以該公司未與其訂立勞動合同為由向北京市海淀區勞動人事爭議仲裁委員會提出仲裁，請求確認其與物流公司于2011年6月30日至2011年8月30日期間存在勞動關系，請求公司向其支付2011年7月30日至2011年8月17日期間未訂立勞動合同的二倍工資差額。單某同時提交了《員工錄用審批表》、工資發放流水等作為證據。

物流公司主張：公司已經與單某簽訂了為期3年的勞動合同，但被單某利用職務便利帶走，對此物流公司提供了單某的《工作職責》為證。

上述材料載明：“2011年7月7日經理分配給我的工作如下：員工投訴……；員工檔案管理：檔案轉我處后，審表格、審手續……”，且上述內容下方有單某本人的簽字。同時物流公司還出具了與《勞動合同》一起存放在檔案袋中的《員工錄用審批表》等原件，主張公司不應支付未簽勞動合同的雙倍工資差額。公司提供的《員工錄用審批表》也載明單某的姓名、性別、部門、工作地點等；聘用期限自2011年7月1日起至2014年7月1日止共三年，試用期自2011年7月1日起至2011年9月30日止，共三月；試用期待遇為基本工資1500元、崗位工資1500元、各項補貼500元、加班工資500元，合計4000元；轉正后待遇合計5000元；審批表下方“人力資源部意見”以及“總經理批示”欄分別由相關負責人及法定代表人簽字。

【裁判結果】

●一審：《員工錄用審批表》具有勞動合同性質

一審法院經審理認為，本案的爭議焦點有兩個，一是雙方是否簽訂了勞動合同，二是錄用審批表是否具有勞動合同效力。

一審法院認為，依據物流公司提供的《工作職責》的內容，單某負責公司員工的檔案管理工作，其雖否認負責上述工作，且否認《工作職責》中自己簽字的真實性，但經一審法院釋明，其未申請對上述簽字的真偽進行鑒定，亦未提供相反的證據支持自己的主張，一審法院對該證據予以采信。但僅憑借單某負責保管檔案以及其持有部分物流公司文件的事實并不足以證實物流公司曾與單某簽訂書面勞動合同書。反而是單某持有的《員工錄用審批表》中明確約定了其工作部門、工作地點、聘用期限、試用期、工資待遇等，并附有物流公司法定代表人的簽字，上述審批表內容已經具備勞動合同的要件，特別是《員工錄用審批表》現由單某持有并作為證據提供，即可證明其認可該審批表的內容，因此一審法院認為該審批表具有勞動合同的性質。單某要求物流公司支付2011年7月30日至2011年8月17日期間未簽訂勞動合同的二倍工資差額，而這一時段恰恰包含在上述審批表所載明的合同期限內，即確認2011年6月30日至2011年8月30日期間單某與物流公司存在勞動關系。由于該審批表具有勞動合同性質，故物流公司無須支付上述期間二倍工資差額。

●二審：錄用通知書是否具有勞動合同效力應結合立法目的分析

二審法院認為，由于雙方均認可單某填寫的《員工錄用審批表》，且該表為單某持有并將其作為證據提供，所以，該案爭議的焦點為該《員工錄用審批表》能否視為雙方的書面勞動合同。對此，二審法院認為應結合《勞動合同法》未簽訂書面勞動合同予以雙倍工資懲罰的立法目的予以分析。

首先，《勞動合同法》第八十二條、《勞動法》第十六條針對實踐中勞動合同簽訂率低僅規定“建立勞動關系應當訂立勞動合同”，沒有規定違法后果的立法缺陷，增設了二倍工資的懲罰，該第二倍差額的性質并非勞動者的勞動所得，而是對用人單位違反法律規定的一種懲戒。也就是說，二倍工資的立法目的在于提高書面勞動合同的簽訂率、明晰勞動關系中的權利義務，而非勞動者可以從中謀取超出勞動報酬的額外利益。

其次，結合單某持有的《員工錄用審批表》分析，該表已基本實現了書面勞動合同的功能。表中明確約定了單某工作部門、工作地點、聘用期限、試用期、工資待遇等，并附有物流公司法定代表人的簽字，該審批表內容已經具備勞動合同的要件，既明確了雙方的勞動關系，又固定了雙方的權利義務，實現了書面勞動合同的功能。因此，一審法院認定該審批表具有勞動合同的性質、駁回單某要求物流公司支付二倍工資差額的訴訟請求正確，二審法院予以確認，不支持單某的上訴請求。

【爭議焦點解讀】

本案爭議焦點主要在于如何認定《員工錄用審批表》的效力，其是否具有勞動合同的性質。司法實踐中認為，上述物流公司發出的《員工錄用審批表》明確了勞動者工作崗位、薪資報酬、合同期限、工資標準及國家規定享受的福利待遇等內容，已具備了勞動合同的基本要件，亦基本實現勞動合同之功能，雙方也應按該約定實際履行。

《勞動合同法》規定建立勞動關系應訂立書面勞動合同，是因為書面形式更有據可查，使雙方約定的各項權利義務能全面履行，更有力地保護勞動者的合法權益；并且《勞動合同法》規定未簽訂勞動合同予以雙倍工資懲罰的立法目的，在于提高書面勞動合同的簽訂率，明晰勞動關系中的權利義務，而非讓勞動者從中謀取超出勞動報酬的額外利益。

本案中，物流公司雖無法提供標題含有“勞動合同”或“勞動協議”等明確字樣的書面文件，但根據《員工錄用審批表》，可以知曉雙方各項權利義務及應如何履行，因此法院認可該《員工錄用審批表》具備勞動合同的性質，公司無須支付未簽訂勞動合同的二倍工資差額。

但是在司法實踐中，錄用通知書等書面文件具備勞動合同必備條款能否代替勞動合同，該問題存在一定的爭議，主要有三種觀點：

第一種觀點認為，錄用通知書等書面文件不能代替勞動合同，只要是未簽訂書面勞動合同的，即應當向勞動者支付二倍工資的差額。依據《勞動合同法》的規定，用人單位與勞動者建立勞動關系，需要簽訂勞動合同，簽訂勞動合同有利于保障勞動者的合法利益，用人單位的錄用通知書等書面文件不能代替勞動合同。持該觀點的理由包括：

1.依據《勞動合同法》的規定，建立勞動關系時，用人單位需要簽訂勞動合同，而錄用勞動者的通知書等書面文件，不能作為用人單位與勞動者建立勞動關系的憑證。

2.錄用通知書等書面文件是用人單位對勞動者錄用的證明，系用人單位單方意思表示，但勞動者收到錄用通知書之后有權選擇是否同意與此用人單位建立勞動關系，錄用通知書等書面文件并不能證明勞動者當時的意愿，所以此類文件不能作為勞動合同，勞動合同應是雙方自愿簽訂的。

第二種觀點認為，只要錄用通知書等書面文件具備《勞動合同法》第十七條規定的必備條款，且該錄用通知書等書面文件已經用人單位和勞動者書面確認，即可視為雙方簽訂了勞動合同，用人單位無須支付二倍工資差額。

第三種觀點認為，錄用通知書等書面文件雖然不具備《勞動合同法》第十七條規定的必備條款，但如果錄用通知書等書面文件中約定了合同時段、工作崗位、工資標準等勞動合同的基本條款，且已經用人單位和勞動者書面確認，該錄用通知書可替代書面勞動合同。

筆者同意第三種觀點。錄用通知書等書面文件的法律效力雖未在我國《勞動法》和《勞動合同法》中明確規定，但它在勞動關系的締結過程中起著十分重要的作用，其法律性質屬于我國《合同法》中規定的“要約”。對于用人單位來說，一經發出到達勞動者后即生效，用人單位不得撤銷；對于勞動者來說，收到錄用通知書等書面文件，可以選擇承諾或放棄，一旦選擇承諾，雙方合同即告成立。

公司發出的錄用通知書等書面文件含有錄用的意思表示，且具備勞動合同期限、勞動報酬、工作崗位、月薪標準等勞動合同必備要素，并對相關內容進行了約定，已經用人單位和勞動者書面確認，在勞動合同期限內雙方亦按約定實際履行，在此種情況下，錄用通知書等書面文件應認定為雙方經協商后的真實意思表示，因此應視為雙方已經簽訂了勞動合同。

雖然本案為最高人民法院公報公布的案例，但是具備勞動合同必備要素的錄用通知書等書面文件能否代替勞動合同，各地的司法實踐并不一致，存在較大的爭議。因此筆者建議企業在與勞動者建立勞動關系之后，還是應當盡快簽訂勞動合同。

【實務指引】

勞動合同的簽訂雖然只是企業人力資源管理中非常小的一環，但越來越受到企業的重視。筆者結合多年人力資源法律服務的經驗，針對勞動合同的簽訂提出以下幾點建議，希望對企業有所幫助。

●警惕一個月寬限期的美麗陷阱

《勞動合同法》第十條規定：“……已建立勞動關系，未同時訂立書面勞動合同的，應當自用工之日起一個月內訂立書面勞動合同。……”雖然該規定給予了用人單位訂立勞動合同一個月的寬限期，且不少用人單位為此暗自欣喜，希望在與勞動者建立勞動關系時能充分利用該寬限期的規定，如果在寬限期內覺得勞動者合適就訂立書面勞動合同，如果覺得不合適就不訂立書面勞動合同而直接辭退。殊不知，這一個月的寬限期其實是一個美麗的陷阱，用人單位一旦使用，將面臨較大的法律風險。原因在于，勞動關系從實際用工之日起即開始建立，企業如果沒有法定的單方解除勞動合同事由，解除的即便是尚未訂立書面勞動合同的勞動者，依然必須按照《勞動合同法》的規定支付賠償金。

事實上，一個月的寬限期轉瞬即逝，一旦雙方過了此時段仍未訂立書面勞動合同，用人單位將面臨支付二倍工資差額的法律風險，除非用人單位有證據證明是由于勞動者拒不簽訂，并且用人單位在一個月內將勞動合同的終止通知送達勞動者。

●及時補簽勞動合同

用人單位與勞動者建立勞動關系后，未依法訂立書面勞動合同的，在勞動關系存續一定時間后，可以與勞動者在簽訂勞動合同時將日期補簽到實際用工之日，視為用人單位與勞動者達成合意，這種情況下勞動者再向用人單位主張二倍工資差額，在司法實踐中就很難得到支持，但勞動者有證據證明補簽勞動合同并非其真實意思表示的除外。

需要注意的是，如果用人單位與勞動者雖然補簽勞動合同，但未補簽到實際用工之日的，對實際用工之日與補簽之日間相差的時間，依法扣除一個月訂立書面勞動合同的寬限期，勞動者據此主張未訂立勞動合同支付二倍工資的，可以支持。

因此，如果用人單位發現已經超過一個月的寬限期仍然沒有與勞動者簽訂勞動合同，為了避免支付二倍工資差額，應當及時跟勞動者補簽勞動合同，日期補簽到實際用工之日。

●在勞動合同中約定續延免責

為了避免勞動合同到期后沒有及時與勞動者續簽產生二倍工資的支付義務，用人單位可以與勞動者在勞動合同中約定勞動合同到期續延，即雙方在勞動合同中約定，勞動合同到期后沒有續簽新的勞動合同，勞動者仍繼續工作，雙方均未提出解除或終止勞動合同時，屬于雙方意思表示一致續延勞動合同，可視為雙方訂立一份與原勞動合同內容和期限相同的合同。在這種情況下，用人單位在勞動合同到期后未及時與勞動者續簽勞動合同，勞動者主張未簽訂勞動合同的二倍工資差額可能不會得到支持。但是，勞動合同約定續延條款是否一定能規避未簽勞動合同二倍工資的風險，在司法實踐中存在一定的爭議，各地做法也不一致。因此，為了從根本上規避支付未簽勞動合同的二倍工資風險，建議企業在與勞動者建立勞動關系當月及時簽訂勞動合同。