大數(shù)據(jù)時(shí)代下人事檔案管理信息化建設(shè)探究

魏明

摘 要：人事檔案管理是社會(huì)發(fā)展過程中的重要工作之一，為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理要求，人事檔案管理工作必須創(chuàng)新，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)提高人事檔案管理水平。本文對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下人事檔案管理面臨的問題和改革措施進(jìn)行分析與探討，旨在提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;大數(shù)據(jù)技術(shù);創(chuàng)新

人事檔案管理是人社局日常工作中的重要內(nèi)容之一，因?yàn)槿松缇值娜耸聶n案內(nèi)容繁多，人事變動(dòng)比較頻繁，加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理，對(duì)于人力資源的管理和有效利用有很大幫助。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等各種新技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了人事檔案的管理水平。在這種背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理技術(shù)和方法已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的時(shí)代，在管理方面欠缺技術(shù)、思想觀念等方面的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于單位的人事檔案管理影響十分嚴(yán)重。對(duì)此，要積極加強(qiáng)人事檔案管理創(chuàng)新，借助信息技術(shù)開展現(xiàn)代化管理，提高管理水平。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用促進(jìn)人事檔案管理創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中越來(lái)越離不開信息資源，而且很多信息化技術(shù)的應(yīng)用，讓檔案管理變得越來(lái)越快捷、方便。人事檔案記錄著一個(gè)人的全部信息資料，是人力資源管理過程中的重要依據(jù)之一，傳統(tǒng)的管理方法比較陳舊，管理效率較低，大大影響了管理水平。而信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠讓海量的人事檔案信息得到最快分類、存儲(chǔ)等，從而不斷提高檔案管理水平。

（二）提高檔案管理安全性

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化技術(shù)成為主流，信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以將傳統(tǒng)的檔案紙質(zhì)記錄方式變成電子形式，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，讓人事檔案信息得到更長(zhǎng)久的保護(hù)，避免檔案丟失、損毀，一定程度上保證了人事檔案的完整性。但需要注意的是，信息化時(shí)代各種信息面臨著網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，在信息化檔案管理中要對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)安全隱患加以控制，減少檔案泄露^[1]。

（三）減輕檔案管理人員的工作量

傳統(tǒng)的人事檔案管理，無(wú)論是收集、整理，還是存儲(chǔ)、利用，都是由專業(yè)的檔案工作人員完成的，主要是對(duì)紙質(zhì)信息進(jìn)行更新，然后共享，便利性不夠高，而且工作人員的工作強(qiáng)度較大。大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，能夠大大減少工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。同時(shí)，上級(jí)部門在對(duì)員工進(jìn)行考核的時(shí)候也可以更便捷地查詢資料，有助于更好地管理人事調(diào)動(dòng)工作。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下人事檔案信息化建設(shè)措施

信息時(shí)代的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，為人事檔案管理的發(fā)展提供了必要的支持，也對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)。在當(dāng)前形勢(shì)下，加強(qiáng)人事檔案管理創(chuàng)新，可以從以下幾個(gè)方面著手：

（一）加強(qiáng)檔案管理理念創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時(shí)代，讓人事檔案信息建設(shè)成為一個(gè)必然結(jié)果，只有不斷實(shí)現(xiàn)信息化，才能提高人事檔案管理水平。尤其是隨著人事檔案的內(nèi)容越來(lái)越多，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)更有必要。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理新理念的宣傳，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想教育，讓他們逐漸意識(shí)到信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、通信技術(shù)等各種新技術(shù)在人事檔案管理中的作用以及應(yīng)用方法。在單位內(nèi)部可以加強(qiáng)人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的必要性和重要性的宣傳，利用多種新媒體平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行宣傳，產(chǎn)生潛移默化的影響^[2]。

（二）人事檔案管理的設(shè)施建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理必須有良好的硬件和軟件設(shè)施條件，配備網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立辦公區(qū)域等。當(dāng)前檔案管理硬件設(shè)施條件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)都還不夠完善，所以，必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理硬件設(shè)施條件和軟件條件的投入，單位加大資金的投入，購(gòu)置更多計(jì)算機(jī)設(shè)備，安裝先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案的管理信息化建設(shè)順利開展。

（三）不斷完善人事檔案信息化管理制度

人事檔案管理信息化建設(shè)，是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的一個(gè)重要途徑，必須形成規(guī)范化的管理制度，才能確保工作更順利地進(jìn)行。

首先，要不斷完善人事檔案管理制度，信息化技術(shù)的應(yīng)用讓人事檔案的收集、整理、存儲(chǔ)等變得更加簡(jiǎn)單，為了充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)大量人事檔案信息，為利用奠定基礎(chǔ)，在收集整理人事檔案之前就應(yīng)該制定規(guī)范化的管理制度，對(duì)人事檔案管理的錄入形式、格式等進(jìn)行確定，形成數(shù)字化人事檔案，便于存儲(chǔ)和分享。

其次，完善人事檔案管理安全制度。雖然信息化技術(shù)的應(yīng)用，讓檔案管理變得更便捷，可以避免檔案丟失、損毀，但是信息化背景下人事檔案資源的安全性受到網(wǎng)絡(luò)威脅，人事檔案出現(xiàn)泄露、丟失等問題。為了進(jìn)一步提高人事檔案管理水平，需要健全人事檔案管理安全制度，強(qiáng)化人事檔案管理人員的安全意識(shí)，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)準(zhǔn)入制度，準(zhǔn)許有權(quán)限的人員進(jìn)入人事檔案信息管理系統(tǒng)，保護(hù)人事檔案資源的安全性。

綜上所述，當(dāng)前是大數(shù)據(jù)時(shí)代，是信息技術(shù)時(shí)代，各種先進(jìn)的信息技術(shù)在檔案管理過程中應(yīng)用，大大提高了檔案管理水平。未來(lái)要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，組建一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍，形成規(guī)范化的人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 徐明霞，侯玲玲，衣軍妮.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式探究[J].求知導(dǎo)刊，2017（24）：83.

[2] 郝小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（8）：142-143.