大數據時代下的檔案管理轉型

徐歡

摘要：當今社會是信息化社會、大數據時代，在這種社會環境下，檔案管理也面臨著轉型，檔案的數據化管理將必然會取代傳統檔案管理的模式，成為主流的管理方法。目前，我國對檔案數據的研究還存在著很多問題，比如概念不明確、思維模式傳統、內涵泛化模糊等。本文針對這些諸多問題，嘗試闡明檔案的數據管理的概念，并通過綜合分析傳統檔案管理與檔案數據管理之間的聯系與矛盾方面，來總結檔案的數據管理要點，明確檔案數據管理要成功從傳統管理模式轉型的前提就是需要培養檔案管理人員的數據意識，并且將檔案數據的開放作為轉型目標，讓檔案人員都能接受專業的數據科學教育。

關鍵詞：大數據;傳統檔案管理;檔案數據管理;轉型

一、當今時代檔案管理的重要性

當今社會是信息化爆炸的時代，各類信息和數據都較以往有著超大幅度的增長，而檔案的管理人員對這種瘋狂的增長有著更為貼切的體會，面對每天巨大的信息和數據，管理人員深感任務艱巨，而傳統的檔案管理已然不能滿足當下的工作需求，在這種情況下，檔案的數據管理模式就成為了發展的新方向，尤其是知識經濟的如今，大數據管理的重要性愈加凸顯。

1、當今時代檔案數據的特點

在大數據時代的社會環境下，檔案數據的特點也有所變化，現如今的檔案數據不僅包括傳統數據的數字檔案資源和電子文件等，也包括網絡中的社交媒體文件和網頁資源等等。就目前我國學者對檔案數據的研究和闡述而言，筆者認為，當今檔案數據涵蓋了檔案實體、檔案內容、檔案收集、檔案存儲、檔案開放等全過程，這些形成的新數據和元數據都可以稱之為檔案數據。

2、傳統檔案管理向檔案數據管理的轉型

所謂傳統檔案管理，主要是指以檔案內容和檔案的實體為主要核心而進行管理的工作方式，雖然科學技術不斷革新給檔案的管理帶來了新的挑戰，但檔案管理的實質核心并沒有變，同時也給檔案管理提供了新的機遇，大數據時代下的檔案管理有了新的選擇和思維途徑，要求檔案管理工作人員必須要以“全數據”的方式來不斷發覺被忽略的檔案和重新審視已經結束或是正在進行的檔案工作。

二、檔案管理新舊模式的交融與沖突

1、來源原則

來源原則作為檔案學的一種支柱理論，不僅在電子文件時代有著非常重要的意義和非常崇高的地位，在當今大數據時代的檔案數據管理模式中也備受尊重。就傳統的檔案管理工作而言，非常注重檔案收集和整理全過程的完整性，并且中心在機關單位的文件完整性和存儲位置的相互關聯性;而在電子文件時代則更加注重元數據的重要性，因為脫離了元數據，那么檔案就無從考究，這也就是在大數據時代下的檔案管理也離不開對元數據依賴的原因，因為任何的檔案數據采集都以其為依據。

2、鑒定原則

新舊檔案管理模式對于來源原則并沒有其明顯沖突，但在鑒定原則上，二者就存在了分歧。傳統的管理模式主要是運用“直接鑒定”的方式，即由檔案管理工作人員通過一件件對文件內容進行直接審閱來判斷文件是否存在價值。而在大數據時代下，判斷電子文件的鑒定方式有兩種，一種是對文件內容的鑒定，還有一種則是技術鑒定。雖然就傳統檔案管理模式而言，檔案數據管理中有著對技術鑒定的沿用，但是二者也存在沖突，即檔案數據管理更加側重技術鑒定而非內容鑒定，正因檔案數據管理當中要求工作人員以“全數據”的眼光來看待檔案，導致原本的鑒定焦點從內容上有了轉移。

3、開放利用

檔案數據的開放利用必然會面臨一個重要問題，那就是隱私權和知情權的平衡。無論是傳統檔案管理模式還是數據檔案管理模式，都無法避免這個問題。傳統檔案管理的側重點在于維護國家利益，只有在檔案被解密后才能開發利用，甚至有的檔案永遠都得不到開發利用。而檔案數據管理中對個人隱私保護的矛盾更為突出。

三、檔案數據管理轉型的方向

1、培養數據意識

數據意識最早是由美國《時代》周刊所提出，該周刊認為總統奧巴馬之所以能夠成功擊敗羅姆尼關鍵就在于數據意識和對數據的挖掘。為了贏得選舉，他們用了將近兩年的時間來建立選民數據庫，將零碎的個體進行匯總，并利用數據庫做出預測建模，之后根據實際不斷的校正，而此次選舉中，羅姆尼卻仍是沿用了傳統統計方式。由此可見，只有意識到數據重要性的人們，才能夠有更廣闊的的情報價值事業和檔案內容價值的認識，檔案管理工作人員也正需要重視數據挖掘工作，重視檔案數據的關聯性，以及重視數據融合后的升值空間，才能夠全方位的對檔案數據管理工作進行全方位的布局。

2、將數據開放作為目標

數據開放的最終目的是讓人們對檔案數據進行免費、自由的收集、訪問等。但是在檔案數據的開放過程中存在三個重要的問題：其一，幫助用戶克服技術壁壘。在檔案數據開放平臺中，檔案管理工作人員不僅要提高檔案數據處理的能力，還要降低檔案數據的獲取難度;其二，做好宣傳引導，幫助人們更好的獲取開放的檔案數據。政府和國家要從公共文化服務的立場上考慮，讓人們能夠使用更多的免費檔案數據，喚醒檔案數據的潛在價值;其三，完善相關法律規定。要平衡檔案數據開放和隱私權之間的關系，出臺法律明確規定開放的權責、開放的界限以及開放的程序等，讓檔案數據開放有法律保駕護航。

3、重視人才培養

傳統的檔案學課程已經不能夠滿足當今檔案數據管理的需求，為了培養工作人員的數據意識，就需要在檔案學當中增加數據科學的課程，例如計算機科學、統計學、信息學等等，讓檔案學學生能夠受到系統的培養，在數據管理、數據挖掘和數據分析方面能力都能得到更好的教育。當然，在高等院校開展此類課程教育較易操作，但也應當注重社會學子，讓更多愿意在檔案學方向發展的人能夠得到專業的教育，建議開設線上和線下兩種方式，讓教學的模式更加的靈活。

時代在不斷變化，只有不斷的發展，才能夠滿足當前檔案管理的需求，而那些具備數據和檔案知識的復合型人才，將更適合檔案管理的崗位。

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