醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用

羅蘭

摘要：目的： 探究醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用效果。方法： 本院文書檔案管理辦公室于2015年12月-2016年12月期間實施PDCA循環法管理醫院文書檔案，此前均以常規管理法管理醫院文書，對比常規管理組（2014年12月-2015年12月）、PDCA循環管理組文書檔案管理效果差異。結果： PDCA循環管理組的文書缺損率及檔案丟失率均低于常規管理組，差異具有統計學意義（P<0.05）。結論： 以PDCA循環法管理醫院文書檔案，可降低文書缺損率及檔案丟失率。

關鍵詞：醫院;文書檔案管理;PDCA循環

前言：

醫院文書檔案管理水平是醫院整體管理水平的表現[1]。良好的醫院文書檔案管理可為醫院病案查找提供基礎。但當前醫院文書檔案管理效率低下，常會出現文書毀損及檔案丟失現象。PDCA循環管理法作為近年新提出的管理模式，包括計劃、實施、檢查和處理四個步驟。PDCA循環法可在發現問題、解決問題中實現循環往返，實現管理質量的整體性提升。一線醫院已將其應用于醫院文書檔案管理中，效果確切。為探究其是否適用于我院，本文就其應用效果開展如下探究。

一、資料與方法

1.1一般資料

本院文書檔案管理辦公室于2014年12月-2015年12月期間實施常規文書檔案管理，共管理文書檔案7703份。后本院文書檔案管理辦公室于2015年12月-2016年12月期間實施PDCA循環管理法，共管理文書檔案8031份。本次兩組文書檔案來自相同科室，并由專人保管。兩組保管人員及來源相比，無統計學差異（P>0.05）。

1.2方法

常規管理組：①加強文書常規管理，完善相關登記制度及懲處條例。②嚴格明令文書管理標準，禁止文書涂改，銷毀，搶奪及盜竊事件的出現。③因搶救急危重病人時時間緊迫，未能及時書寫文書。故應在搶救結束后6h叮囑相關人員完善記錄，并注明。④完善文書病例的編號，依照編號歸檔。⑤患者出院前三個工作日內或死亡五個工作日內將病案全部收歸病案室，定期對病案進行檢查，如發現問題及時解決。⑥確認復印或復制的病歷無誤方可加蓋印章。

PDCA循環管理組：①計劃階段（P）：首先，預以規章制度規范文書檔案管理工作。規章制度的制定需以文件檔案收集和歸檔為重點。完善相關獎懲條例以降低檔案管理缺失率。健全檔案文書分類工作原則，合理區分各科室文書檔案減少檔案混淆事件。其次，定期組織檔案管理人員培訓，提升檔案管理人員技能。最后，完善檔案管理室的基礎設備，實現辦公自動化，提高檔案管理軟硬件設備。②實施階段（D）：首先，依照《國家檔案局8號令》、《X省歸檔文件整理規則》、《X省檔案管理條例》等文件制定文書檔案管理規章制度。其次，建立明確的崗位責任制度和獎懲條例，具體包括檔案整理、歸檔和檔案銷毀的分工和責任歸屬。第三，健全檔案文書分類工作原則。依照《檔案文書管理細則》制定院內檔案文書分類工作原則，規范各類科學檔案的管理規則，強化工作人員檔案分類檔案意識。第四，完善文書檔案管理工作人員的培訓工作。依照院內相關規章制度為相關人員開展培訓，提升其工作重視度，規范其工作流程。定期組織相關人員參加文書檔案管理工作交流會，提升其工作水平及技能。最后，健全院內計算機設備、辦公自動化系統及檔案管理設備，聘請計算機系統維護相關技術人員，確保檔案管理軟硬件設備的正常運行。③檢查階段（C）：組建文書檔案管理監察小組，選取各科室負責人和文書檔案管理部門相關人員擔任。定期檢查文書檔案管理工作效果，不定期抽查文書檔案完善情況。如發現文書檔案管理存在問題，及時責令整改。④總結和反饋階段（A）：針對檢查中發現的問題進行研討解決對策。找出導致這些問題的原因，研究最佳解決方案。針對本次文書檔案管理不到位的地方進行重點突破，確保問題在下一階段得以解決，促進文書檔案管理質量螺旋式上升。

1.3評價指標

觀察對比兩組醫院文書檔案管理效果（文書缺損率、檔案丟失率）[2]。

1.4統計學方法

把SPSS21.0軟件作為數據統計分析，計數資料以n（%）表示，采用連續校正卡方檢驗。如P<0.05則差異有統計學意義。

二、結果

PDCA循環管理組文書缺損率及檔案丟失率低于常規管理組，差異具有統計學意義，P<0.05。

3.討論

PDCA循環管理法是近年來醫院管理工作常用的方法，但本院尚未將其用于文書檔案管理工作。故本次結合本院實際情況，細化其四個步驟，將其落實于實踐中[3]。經本次計劃、實施、檢查、總結反饋可知，以PDCA循環管理法管理醫院文書檔案效果理想。計劃階段可指定科學合理的發展方針，樹立明確的文件檔案管理目標，制定科學的管理計劃[4]。實施階段可將計劃的內容付諸于實踐，使其與本院實際情況相融合。檢查階段可針對實踐環節出現的問題進行匯總，有利于觀察本院文書檔案管理中存在的問題?？偨Y和反饋可針對當下存在的問題進行分析和討論，為下一步問題解決鋪設道路。故以PDCA循環法用于醫院文書檔案管理工作，可實現文書檔案質量的螺旋式上升。但本次PDCA循環法用于文書檔案管理中，培訓開展相對倉促。故日后本院將進一步完善相關人員培訓工作，以提升PDCA循環管理的效果。

綜上所述，醫院文書檔案管理中PDCA循環法的應用可降低文書缺損率及丟失率，保證文書完整性，效果理想。

參考文獻：

[1] 余曉燕. PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的初步探索運用[J]. 醫學信息， 2016， 29（20）：13-14.

[2] 張艷軍. PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用[J]. 河北醫學， 2012， 18（4）：564-565.

[3] 郭云. 醫院文書檔案管理中實踐PDCA循環理論[J]. 世界臨床醫學， 2015， 9（4）：250-251.