媒體公關從業者的時間管理淺析

葉豐收

公關環境不斷發展的今天，貫來實行彈性工作制的媒體公關從業者群體，面臨的工作頭緒更多，學會合理的時間管理對從業者變得相當重要。然而這個行業發展這么多年，大家對時間管理這個并不新的概念如何跟從業者工作生活相結合的問題，卻集體忽視了。本文擬從目前比較受認可的時間管理法入手，來簡要談一談媒體公關行業從業者為何要進行時間管理及如何進行時間管理，以對媒體公關行業群體關注時間管理、提升時間利用效率起到一定提示作用。

時間管理并非新詞，它產生已久并熱門至今。所謂時間管理，是指對時間進行有效的計劃和控制，從而在有限時間內創造最大效益。簡單地說，就是一個人，通過一定的方法，用最短的時間或在預定的時間內，把事情做好。

時間管理在很多行業和領域都得到充分實踐，然而在媒體公關領域，時間管理和從業者產生的關聯甚少。

對于全國大多公關從業者而言，其職業規則都實行彈性工作制，通過定額考核和績效考核相結合的方式，由從業者個體化完成工作任務，最后打分和評級計算收益。

這樣的工作機制，在過去媒體公關業發展的黃金年代，在公關路徑相對單一途徑的背景下，能起到兼顧效率和公平的好作用。彼時，大家無需非常重視時間管理，所以時間管理這個話題很少人談起也屬正常。

今天，當融媒體呼嘯而來，當公關人面臨的環境天翻地覆，大家進行合理化時間管理，就非常重要。

公關從業者為啥要進行時間管理？

如今，我們身邊的媒體公關從業者工作狀態是怎樣的呢？“忙”是大多人的口頭禪，并且翻看他們的日程表，我們會發現，確實安排的滿滿當當。“恨不得把每一分每一秒都安排好，結果感覺時間總是不夠用。”這是很多媒體公關人的共同心聲。當有人出現這樣的狀態，說明其時間管理存在問題。

有人會說，媒體公關人有日程表，這不是在進行時間管理了嗎？其實不然，對大家而言，真正的時間管理，是讓公關人不這么“忙”，讓公關人在合理調配時間管理維度下，從容完成各項工作。

公關人是份職業，從事這份職業的也是普通人，“他”或“她”需要有節奏感的工作，更需要有節奏感的生活，如果一個公關人沒有合理的時間管理，在工作和生活中找不到平衡點，光靠收入刺激或雞血激勵，這對公關人的職業生涯是一種巨大的損傷。

眾所周知，如今媒體公關人工作壓力大、強度高，面對這樣的工作氛圍，如果公關人沒有一點時間管理概念，每天看著忙碌，實則工作效率不高，主要精力都花費在一些瑣事上，終究會像個彈簧一樣，彈性形變超過一定量級，就可能帶來身體垮掉、思維枯竭的狀態，做出好的公關案例概率會大大下降。不斷爆出的媒體公關人英年早逝的噩耗，讓我們傷痛，也是對所有人的提醒。

長時間熬夜、飲食不規律、時間不夠用、精神壓力大，這些就是公關人的工作常態，為什么公關人要進行時間管理，原因顯而易見——公關人應該通過合理的時間管理，讓自己的人生更豐富起來，生活的質量更高，這樣也有利于公關人做出更好的公關案例。

時間管理方法有哪些？

在多年來關于時間管理的運用中，世界各地的專家總結了不少被驗證可行的方法，例如二八法則、番茄工作法、四象限法則等。這些時間管理法在其他性質職業人群如教師、護士、秘書中被廣泛使用，同理應該可以跟公關人的工作產生關聯。

可以預想，公關人群體對這些時間管理法進行梳理，將它們綜合起來結合自身實際運用，行成對自己最有效的時間管理，也是完全可能的。

首先談談二八法則，二八法則時間管理法來源于著名的二八定律——巴萊多定律，這一定律是19世紀末20世紀初意大利經濟學家巴萊多發現的。他認為，在任何一組東西中，最重要的只占一小部分，約20%，其余80%盡管是多數，卻是次要的。將二八定律和時間管理相結合產生的“二八時間法則”，可以理解為“將80%的精力用在20%的最重要事情上”。

合理運用二八法則，能讓公關人在有效的時間里，把主要精力放在當天重要的工作上，增加自己的職業體驗感和獲得感。

其次跟公關人群體推薦下番茄工作法，這個工作法是弗朗西斯科？西里洛1992年創立的一種時間管理方法，簡單易行。

番茄工作法的核心，在于大家面對每日任務清單時選擇一個待完成的任務，將番茄時間設為25分鐘，之后為了這個任務專注工作，中途不做與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，可以休息5分鐘，然后繼續，每個番茄時間是不可割裂的整體。當執行者為任務持續推進了4個番茄時間后，可以選擇多休息一會兒。

番茄工作法保證公關人在一定的時間段內集中精力完成手上工作，形成階段成就感，讓公關人減輕時間焦慮、提升集中力和注意力、減少事情推進過程中的中斷、鞏固做出更好公關案例的決心，也有利于公關人通過一次次番茄時間，改進自己的工作流程。

時間管理法中還有一個被廣泛使用的方法是四象限法，這是美國管理學家科維提出的，科維將工作按照重要和緊急兩個程度劃分為四個“象限”，第一象限為緊急又重要的事項，第二象限為重要但不緊急的事項，第三象限為緊急但不重要的事項，第四象限為不緊急也不重要的事項。

對于公關人而言，同樣可以把自己的工作按照這樣的四象限劃分法進行歸類，工作會一目了然。

如何利用這些時間管理法

對公關人而言，二八法則、番茄工作法、四象限法……這些時間管理方法都能和自己進行很好的結合，每個人根據自己的習慣，重點選用其中一種方法來進行時間管理，也可在靈活運用中綜合三種方法的優點。

有句話說，“你怎么過一天，就會怎么過一生。”時間管理，看起來是管理時間，本質上是管理自己，目的是推動個人的發展。管理好了，短期內或許看不到一個人的明顯變化，但時間久了公關人的發展路徑會明顯不一樣。

比如說二八法則，占20%的重要事項，可能決定了公關人80%的提升，因此也需要公關人投入80%的精力去應對。但這樣并不是說剩下的80%日常瑣事公關人就需要放棄，放棄的觀點是把本來相互矛盾、卻又相互依存、不可缺一的兩者完全割裂開來，也沒有看到兩者之間的比例并非絕對，而是存在著動態平衡性。

當然，公關人要清晰重要事項的80%邊際，如前文所述，公關人的工作彈性很大，比如當一個公關人得到一個公關任務后，后續工作看起來隨之開始，雖然往往一個公關案例有最終提交時間，但很多后續工作其實都要自行安排，自由度很大。沒有時間管理概念的公關人，不對事項進行二八分配，不知道將后續工作中看起來占一小部分比例，實際上對最終成型的公關案例幫助極大、跟個人公關水平提升息息相關的事項列入“優先做、重點做”的80%精力范疇，得不償失會在所難免。

當然，公關人運用二八法則進行時間管理時，也要學會面對占據日常事務中80%的瑣事，確保留出20%的精力處理這些瑣事。而不是說，既然抓住20%重要事務解決了人生80%的獲得感，就不用管這80%的瑣事。

一個公關人在日常運用中會發現，當他用20%的精力處理好了80%的瑣事，他的人生幸福感會得到很大提升，而這種幸福感的提升，又能反哺到他花費80%精力處理的20%重要事項，在這種互補中公關人的時間利用效率將更高。

從科學的二八法則時間管理角度來說，公關人每天抽出一定精力去看書、看電影等，每月安排一定比例的精力去參加公益，都是對公關人成長非常有利的時間管理。公關人通過這20%的安排，身心達到更愉悅的程度，對于保持他的創意激情和意志，能起到巨大的正向助推作用。

說過二八法則，我們再談談番茄工作法，這個時間管理法對很多公關人來說也很適用。公關人的思維活躍，每天都會面臨大量細節，尤其對接媒體的公關人會發現，隨著融媒體的發展，除了報紙、電視、電臺外，微博、微信、客戶端、音頻視頻整理等等，都需要一一應對和處理。這時，公關人就可以采用番茄工作法來進行時間管理，比如微博、微信、客戶端各占一個番茄時間段，這樣可以讓自己在單位時間內集中精力將事情一樣樣有條不紊地完成。

對于時間管理中的二八法則、番茄工作法、四象限法等通用方法，如果通過本文能對公關人產生一些影響，大家有意識去結合自身情況研究并運用時間管理，會發現當自己將這些方法進行糅合使用，時間效應可發揮到更大。

以二八法則和四象限法為例，通過四象限法，公關人一日工作生活可以按重要程度進行遞減排列，即“重要緊急型”、“重要不緊急型”、“緊急不重要型”、“不緊急不重要型”。這樣的不同維度象限劃分和二八法則融合，公關人可以自我明確，前兩個象限的事項列入80%精力范疇，后兩個象限為20%精力范疇，繼續用二八法則進行象限內的時間管理，那么第一象限又可占到80%精力中的80%。

以一個會遇到的實際狀況為例，現實中，我們總是發現有些公關人總是能更快進入公關案例的提交、對接和實施。除了熟能生巧對比業務生疏的原因外，還有一個重要的原因，就是進度慢的公關人往往時間管理上出了問題。

比如，一個公關人，在制作一個公關案例時，時不時就去刷手機，效率肯定高不了。有的公關人可能會問，信息時代，不可能不看手機，不了解最新前沿消息。其實，時間管理肯定不是不讓大家看手機，而是要在看手機的時間段上有所選擇。

用好時間管理的積極反饋

我們經常看到一句健身房廣告——“比你忙的人，照樣在健身。”此話所言非虛，往往那些看起來工作量極大的人，反而越能堅持運動，是他們做事手段比大家高明嗎？不是。面對相同事的處理，絕大多數人差距并不大，差距在于時間管理上。

公關人一定要找到適合自己的時間管理法，把生活和工作全部納入時間管理里，讓自己的工作生活更有節奏感。本文鼓勵公關人進行時間管理，就是為了讓公關人能從容不迫面對工作和生活。公關人有了時間管理的方法并依據這種方法做了計劃和安排，初始階段發現自己無法執行到位，也不必為此煩惱，發展方向趨好即可。因此，公關人們從現在再開始時間管理，并不晚。

在可及范圍內，我們發現除了只言片語，沒有真正探討公關人時間管理的案例，但這不是說，現在就沒有公關人時間管理做得好。

紐約媒體公關人Katie Benner就是一個時間管理高手，Katie Benner在一篇訪談里說過，自己曾經也沒進行過時間管理，大量時間都被手機消耗，后來意識到問題，開始對自己的精力維度做區分，摒棄一些無用事項，把更多精力騰出來干自己列出的更重要事，工作效率明顯提高。

在本文行將收尾階段，筆者建議所有的公關人，“重要的事先做”（FirstThingFirst）。管理學家德魯克在《哈佛商業評論》上的一篇文章里，以他豐富的經歷非常肯定地說：“我還沒有碰到誰可以同時處理兩個以上的任務，并且仍然保持高效。”

這句話，理應對所有公關人有所啟發。