淺談醫院人事檔案管理工作的局限性和效率提升

孫彥雷

【摘要】新時期醫院人事檔案管理工作需要積極深化改革，靈活運用前沿技術和手段，整合醫院人事管理活動相關資料，反饋醫院的運營情況，在提升人事檔案管理工作效率的同時，為醫院管理和決策提供可靠依據。本文就醫院人事檔案管理工作中的不足多角度探究，尋求合理有效的效率提升措施。

【關鍵詞】人事檔案管理;信息化管理;績效考核

醫院人事檔案管理工作涉及眾多內容，整合醫院各種人事管理活動資料，客觀反映醫院職工的工作經歷和工作情況，以及績效考核結果、專業能力和實戰業績等眾多內容，是人力資源合理配置和管理的重要依據。面對新時期醫療市場規模的不斷擴大，新時期醫院內部管理工作發生了不同程度上的變化，尤其是檔案管理工作方面，由于信息技術的應用，促使紙質檔案和電子檔案信息共存，這就導致很多不可控因素的出現，嚴重影響到人事檔案管理工作水平。

一、醫院人事檔案管理現狀

隨著醫療衛生事業的不斷發展，新時期醫院人事檔案管理工作發生了不同程度的變化，人事檔案管理主要由人事文件構成，需要保證人事檔案資料真實性與可靠性，強化部門職責，為醫院管理和決策提供可靠依據，醫院人事檔案并不能直接帶來經濟效益，加強人事檔案管理，有助于資源合理配置和利用，促進人才合理流動。

（一）人事檔案管理制度滯后。從當前醫院人事檔案管理現狀分析，人事檔案管理制度滯后，內容與實際情況存在較大差異，難以滿足新時期醫院人事管理需要。在長期改革和發展中，醫院的人事檔案管理手段在不斷簡化，由于現有醫院的人事檔案管理制度不健全，未能結合新時期發展現狀進行及時修改和完善，很大程度上影響了人力資源合理流動。在部分醫院人力資源管理中，引進了眾多專業水平較高的人才，但在人事檔案管理中，卻由于部分人員的檔案資料不符合要求，無法正常調動派遣。加之人事檔案管理制度不健全，原始檔案未能及時輸入到系統中，導致人事檔案資料不完整，極大影響了醫院人事檔案管理工作的成效。

（二）人事檔案管理方式單一。人事檔案管理是一項專業性較強的工作，其中涉及到保密性質的內容，需要單獨存放。但部分醫院在內部科室設置上，由于人事檔案資料總量大，資料類型復雜，檔案室會與人事辦公室合并在一起辦公。醫院人事檔案管理人員數量不足，在面對較大的工作強度時，人事管理人員負責檔案管理，有時也安排其他非專業人員負責。在信息化檔案管理方面，缺少專門的檔案管理軟件，或是檔案管理系統使用時間較長，沒有及時進行軟件功能更新，可能導致檔案資料丟失、不完整，影響到人事管理工作。

二、醫院人事檔案管理工作的局限性

縱觀當前醫院人事檔案管理工作現狀，受客觀因素影響，出現了一些實際人事工作中的梗阻和效率低的問題，影響到人力資源合理配置和利用。主要表現在幾個方面：

（一）人事檔案管理工作人員理念滯后。在醫院人事檔案管理工作中，由于對人事檔案管理重視程度不夠，導致部分人事檔案管理工作人員工作積極性不高，對自身工作重要性缺乏足夠的認知，同時，由于管理人員通常是其他部門抽調或兼任，接受系統的檔案管理知識培訓不到位，專業素養不高，實際工作中僅僅是按部就班將資料歸檔保管，或是定期將資料下發到各個科室，缺乏動態化的檔案管理意識。

（二）人事檔案管理工作方式單一。當前醫院在人事檔案管理工作中，普遍采用計算機和信息技術管理人事檔案資料，但僅僅是將檔案資料簡單掃描和保管，檔案管理信息化水平較低。部分人事檔案資料填寫不規范，僅僅是將其收集起來，卻并未對資料仔細甄別和鑒定，潛在價值挖掘深度不足，可能存在重要資料丟失的情況發生。在這樣環境下，人事檔案管理工作較薄弱，資料殘缺不全，會影響到人事檔案資料的系統性和權威性。

（三）人事檔案管理意識薄弱。面對醫院之間激烈的競爭，核心工作是醫院管理機制創新，改善就醫環境，為患者提供優質醫療服務和人文關懷，以便于塑造良好的醫院形象，在競爭中占據更大的優勢，謀求可持續發展。所以，由于醫院將工作重心放在醫療服務和運營發展方面，在人事檔案管理工作中投入的精力較少，無論是醫院行政人員還是人事檔案管理人員都未能真正認識到檔案價值，意識薄弱，不利于人事檔案原有價值充分發揮。

（四）人事檔案利用范圍狹窄。縱觀當前醫院人事檔案管理現狀來看，由于檔案管理在醫院內部管理體系中處于邊緣地位，受重視程度不高，所以人事檔案利用范圍狹窄。而人事檔案具有較強的保密性特點，所以難以廣泛利用，導致人事檔案資源利用效率不高。依據人事檔案管理制度，實際工作仍然按照傳統工作流程進行。而在市場經濟穩定發展中，高素質人才數量急劇增長，大中專畢業生流向非公有制經濟組織、中介組織和外資企業，受到市場化人力資源配置，很大程度上加快了人才流動頻率。所以，原有的人事檔案管理制度局限性較大，難以更好地滿足醫院人力資源的開發和利用，有待進一步改進和完善。

三、醫院人事檔案管理工作效率提升策略

（一）提高人事檔案管理人員專業素養。針對當前醫院人事檔案管理工作中存在的問題，如何有效提升工作效率？首先，是優化工作環境，轉變工作理念，將更多的精力投入人事檔案管理人員專業素養提升中。人事檔案管理人員需要培養專業的業務能力和職業素養，定期參加專業培訓，應熟練運用所學的人事檔案管理知識和技能，并熟練運用信息技術進行檔案管理。其次，醫院應加強績效考核，將考核結果同薪酬掛鉤，充分調動人員參與培訓的積極性。另外，面對復雜多樣的人事檔案資料，由于人員流動性較大，人員流動的同時人事檔案資料也需要調整，所以應該培養人事檔案管理人員的敬業精神和奉獻精神，端正工作態度，拓寬檔案管理利用路徑，為醫院人事工作提供支持。

（二）建立人事檔案信息化管理系統。在信息時代背景下，現代化信息技術以其獨特的優勢廣泛應用到醫院人事檔案管理工作中，促使醫院辦公自動化水平大大提升。為了有效提升醫院人事檔案管理工作效率和質量，應該明確人事檔案管理的重要性，注重檔案開發和利用，構建信息化管理系統，降低人力勞動強度的同時，有效提升人事檔案管理工作效率和質量，對于人事檔案價值挖掘具有深遠的意義。通過信息化人事檔案管理系統，依托于現代化信息技術，通過計算機檢索方式查詢各個員工信息，合理配置人力資源，可以真實反映醫院職工個人信息和工作經歷，為醫院人才招聘和績效考核提供更加全面的資料。另外，建立人事檔案信息化管理系統，及時對系統進行更新和完善，設置信息安全防火墻，避免個人信息泄漏造成不良影響。

（三）強化人事部門招聘職能。在醫院人事檔案管理工作中，如何為醫院可持續發展做出更大的貢獻，重點是不斷強化人事部門職能，明確醫院各科室招聘人員標準和要求，對招聘對象專業能力和職業素養進行考核;明確醫院戰略部署要點，聘用相對應人才，推動醫院人才建設，打造一支高素質人事檔案管理隊伍。人事檔案管理人員應認真學習相關工作條例和法律規定，將所學的專業理論知識靈活運用到實踐中，促使各項工作高效展開。另外，加強人事檔案管理人員德育教育，豐富人才儲備，養成良好的職業素養，自覺規范言行舉止和行為方式，促使醫院人事檔案管理規范化、標準化發展，為醫院可持續發展提供堅實保障。

四、結論

綜上所述，面對醫院之間激烈的競爭，推動醫院人事檔案管理改革很有必要。需要轉變人事檔案管理理念和方式，正確認識到人事檔案管理工作的重要性，靈活運用現代化信息技術整合資源，提升人事檔案管理工作效率的同時，為醫院管理和決策提供可靠依據。

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