企事業單位人事檔案管理初探

劉維

【摘要】人事檔案作為個人信息的重要載體，對個人及單位的決策起到了重要的作用，尤其是近年來，嚴格執行的逢進必審、逢提必審，對人事檔案的管理更加重視。但在人事檔案整理、利用的過程中，發現存在一些諸如個人信息填寫不齊全、填寫錯誤，個人履歷表、年度考核表、黨團材料缺失，出生年月、參加工作時間不一致等情況。針對這些情況，必須強化人事檔案管理規章制度，提高人事檔案管理者的個人素質、業務水平，認真細致做好人事檔案整理、審查、認定工作，規范人事檔案，為領導作出正確決策貢獻一份力量。

【關鍵詞】單位;人事檔案;管理;審核

21世紀，什么最重要？人才。人事檔案是人才學習、入團、入黨、招工、工資改革、人事任免等方面的重要載體，是人才進行擇業、企事業單位進行人才擇選的重要依據。人事檔案在我們的日常生活、工作中起到了越來越重要的作用。隨著信息化的深入發展，大數據時代日新月異，如何充分利用大數據服務企事業單位人事檔案，進行信息化管理，提高人事檔案的質量并更好地服務于用人單位，對人才管理來說是一項重要的任務。

筆者從事人事檔案工作幾年來，通過對單位人事檔案的收集、整理、管理、利用工作，結合所處理的一些日常工作，現對人事檔案談一些粗淺的認識。

一、人事檔案基本認識

提起人事檔案，首先浮現在大多數人腦海中的就是一張一張發黃的紙，一個一個老舊的盒子，一層一層的鐵架子……都是些古老破舊的東西，往往因為這些根深蒂固的印象，人事檔案的重要性在人們的日常生活工作中沒有得以彰顯，但事實上人事檔案歷來在生活、工作中又起到了舉足輕重的作用，而且隨著時間的推移越來越重要。正如習近平總書記所言：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”檔案工作是條件性工作，離開人事檔案，很多工作都無法得以實施，參加高考需要人事檔案、求職需要人事檔案、晉升需要人事檔案、退休養老需要人事檔案、進行房產過戶需要人事檔案……人事檔案伴隨我們的一生。

在我國，人事檔案的歷史源遠流長，歷朝歷代都有專門從事人事檔案的官員，負責文武百官的加官進祿、罷黜、流放等，各個歷史時期都有或詳或簡的記載。人事檔案管理工作真正初具規模是新中國成立后，特別是中國走市場經濟道路之后，人事檔案管理機制逐步成熟，從事人事檔案管理工作的人員的素質逐步提高，現在的人事檔案信息化建設取得較大發展。

二、人事檔案管理中存在的問題

檔案，顧名思義，檔為分門別類，案為藏而待發，檔案是人類有意識控制的憑證信息。人事檔案記錄一個人的成長歷程，是一種合目的性的建構，但一直以來，人事檔案被蒙上了一層神秘的面紗，覺得深不可測，與我們的日常生活工作遙不可及，因此經常聽到同事議論：我們的檔案里面到底有些什么東西，我感覺檔案跟我沒什么關系，從來沒有接觸過。這是因為沒到用時，人事檔案一直藏而待發。近年來，單位在職、離退職工利用人事檔案解決房產、退休金、子女撫養等問題的事件不計其數，統計顯示僅2018年上半年，單位職工通過查詢人事檔案進行房產過戶公證就達十余次。

在檔案的整理、認定過程中，將單位干部人事檔案按照檔案分類標準進行了初步整理，裝訂成冊。經過統計，全單位共計干部職工250余人，真正信息完整的不到一半，有的是履歷表缺失，有的是年度考核表不全，有的是學歷材料不完整、蓋章簽字未落實等等。人事檔案管理人員在補充材料的過程中也因為單位職工在野外、工地人數較多，進行補填、核實難度較大。尤其是針對檔案信息中年齡記載不一致的情況，是檔案管理人員遇到的一大難題，根據中共中央組織部（總2764號）文件，年齡需按照最先最早原則認定，不能按照其他材料中記載一致的時間進行認定。但是針對某些特殊情況，如只有入團志愿書出生年月記載不一致，且職工不同意按照入團志愿書上的年齡認定，則要去調查原戶籍檔案，單位職工來自全國各地，回原戶籍調查難度大，不易實行。再者大多數人最先最早材料中的出生日期和身份證上的出生日期不一樣，如果按照最先最早原則認定年齡就需要改身份證，這又對年齡認定形成了較大的阻礙。此外，在檔案整理、審查的過程中發現人事檔案的九二類材料：干部的任免材料出現較多前后不相符的情況，比如張某某任免前擔任人力資源部部長，緊接著的任免表未免去其人力資源部部長職位，直接任免為經管科科長，這都是在形成資料時不謹小慎微所造成的錯誤。

在查檔過程中，發現很多曾經因為個人填寫個人履歷、自傳等資料時，對人事檔案不重視、個人學識水平有限，出現缺填、漏填、亂填等情況，如單位職工家屬多次來查詢父母檔案辦理房產過戶，但缺失很多檔案信息，如配偶欄、子女欄填寫不完整，對進行房產公證過戶的順利辦理造成了影響;檔案管理部門在收集資料時不夠仔細，對填寫的資料沒有認真審核，未要求充填，另外還出現過幾次“裝錯材料”的問題，檔案中錯裝入其他人員的材料，尤其是歸檔工資表時，人員眾多，數量繁多，需要檔案人員專心致志，小心謹慎，嚴格比對，發現錯誤及時改正;再加上各部門的檔案意識不強，應當入檔的資料未及時歸檔，致使材料缺失。

三、企事業單位人事檔案管理的著力點

人事檔案管理任重道遠，針對當前存在的一系列問題，需要從以下幾個方面下功夫。

（一）出臺規章制度，強化人事檔案管理。領導干部要秉承我們是為了不忘初心，堅持真理而來，我們的初心，真理就蘊含在這些檔案中，充分認識人事檔案的重要性，在單位出臺一系列強化檔案管理的規章制度，配備專人管理人事檔案，并對檔案專員進行系統培訓。對單位其他部門也要提出嚴格要求，要建立主動送交職工檔案材料歸檔的制度，對于要及時歸檔的相關資料，及時交至人力資源部，做到不拖資料，不欠材料。此外，隨著人事檔案信息化程度的不斷加強，領導們應配備經費，購買先進的設備，早日實現人事檔案的電子信息化，提高檔案的安全性、可利用性。

（二）人事檔案管理者要全面提高自身素質。樹立“以人為本”的公共服務理念，提供細致、耐心、熱情的檔案服務。隨著檔案信息化程度的不斷加強，檔案管理從傳統的紙質整理、調檔向電子化轉變，人事檔案管理者不僅要熟識傳統的業務知識，改變以往的僅僅對人事檔案目錄實現電子化，而應更加深層次地挖掘人事檔案信息，使其為領導干部作出正確的決策提供可靠的資料。通過參加每年的全省檔案專業技術人員繼續教育培訓班發現，從事檔案工作的95%以上為女性，且年齡普遍為40歲以上，但是研究表明，男性的邏輯思維較女性強，且對電子計算機信息技術的敏感程度高于女性，對人事檔案信息化的發展能夠提供更多的幫助，因此單位領導在選擇人員從事人事檔案工作時要適當考慮當前檔案信息化這一大趨勢，合理安排匹配人員。

（三）專項審核要做到細致仔細，認而有據。隨著專項審核工作的推進，對人事檔案管理提出了更高的要求，管理人員要認真參加培訓，研習政策，工作中認真負責，一絲不茍，做到認而有據、不錯認、不漏認。例如關于工齡的時間認定，干部人事檔案專項審核工作講義中就列舉了9中不同情況的認定事例，包括下鄉知青、民辦教師、鄉村醫生、辦理人事代理手續的、大學生村官但未辦理人事代理手續的、未滿16周歲參加工作的等等。這都需要人事檔案工作者對講義進行仔細的鉆研，才能對遇到的各種復雜情況迎刃而解。

人事檔案是工具價值和信息價值雙元價值的結合體，既能為個人提供必要的個人證明信息，又能為單位作出決策提供依據，是重要的人才信息庫;人事檔案工作者是精細管理的實踐者、文獻邏輯的構造者，核心信息的守護者，身兼重任。新時期人事檔案工作為單位及人事檔案工作者提出了更高的要求，人事檔案工作由傳統載體向數據管理模式轉變，實體管理朝著自動化發展，服務向智慧化、遠程化轉換，這值得單位及人事檔案管理工作者深思。

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