信息化背景下教育考試檔案管理工作探討

楊方忠

【摘要】本文對當前教育考試檔案管理工作的現狀以及信息化管理建設過程中存在的一些問題進行了介紹和討論，對如何加強教育考試檔案信息化管理進行了研究，提出了幾點對策和建議，希望能夠為相關工作提供一些參考。

【關鍵詞】信息化;檔案管理;教育考試

教育考試檔案管理是教育考試管理工作的重要內容之一。教育考試主要包括與我國教育事業相關的各項考試，如中考、高考、教師考試等，對于我國教育事業的發展有著重要的意義。而教育考試檔案是指在整個考試的組織、管理、進行過程中的所有記錄資料，包括考試試卷、考生資料、考場檢查等各個方面。由于教育考試類型眾多，在考試過程中所產生的資料有文字、圖像、影像等多種形式，再加上考試地點往往分布于多處，從而導致教育考試檔案資料具有多樣性、分散性的特點，在檔案管理工作上存在著較多的困難。然而隨著現代信息技術的發展，檔案信息化管理建設使得教育檔案管理工作的效率大大提高，檔案的價值也能夠更好地發揮出來。

一、教育考試檔案管理現狀及存在問題

（一）教育考試檔案管理現狀。隨著檔案管理技術的發展，尤其是信息技術在檔案管理中的廣泛應用，使管理工作發生了較大的改變。首先，電子檔案作為一種新的檔案形式被廣泛應用，部分保存價值和保護要求相對較低的檔案可以完全采用電子檔案的形式進行儲存，從而大大節省了檔案儲存空間，后期查閱工作也不會受到影響。其次，在教育考試檔案管理中利用計算機實現數字化的檔案收集、保管、利用等工作，并完善相關的數字化檔案管理系統，相較于傳統的檔案管理工作能夠使管理、查詢等工作的效率大大提高。最后，在檔案管理工作中，對于檔案的利用是充分發揮其價值的一項重要工作，隨著當前教育考試檔案利用率的不斷增加，只有加強對檔案的開發、利用效率，才能夠使其價值得到更好的體現，而檔案管理信息化、數字化發展為這一工作的完成提供了十分有利的條件，對于教育考試事業的發展有著非常重要的意義。

（二）教育考試檔案管理存在的問題。盡管當前教育考試檔案管理工作獲得了較大的發展，但在實際的工作落實中還存在著一些問題，主要體現在以下幾個方面：1.管理制度不完善。在傳統的檔案管理制度下，檔案的整理保存是工作的重心所在，而對于檔案的完整性、準確性卻缺乏相應的重視，再加上檔案管理制度中對于職責的劃分不夠明確，導致了檔案分散在各個部門無法有效集中、檔案內容發生變化不能及時更改、檔案資料收集存在困難等問題，使得教育考試檔案管理的有效性大打折扣。2.檔案管理人員素質不高。由于部分從事檔案管理工作的人員沒有接受過專業的檔案管理培訓，部分人員僅在入職前進行了簡單的當前培訓，從而導致其對于檔案管理工作的認識程度不深，對于如何有效、高效開展檔案管理，提高檔案管理、利用水平等方面缺乏相應的技術、知識。特別是隨著信息技術在檔案管理工作中的應用，對于檔案人員的信息技術水平也提出了一定的要求。3.對于檔案的開發、利用不夠重視。在當前的教育考試檔案管理工作中，部分管理人員將檔案管理工作簡單地理解為檔案的保管工作，認為只要信息歸檔之后便可以萬事大吉，對于檔案資料價值的開發利用不到位。在這種“重收集、輕利用”的管理理念下，檔案管理工作難以獲得良好的發展。再加上在檔案信息化管理上的投入不足、軟硬件設施建設不到位、檔案信息化管理系統不完善的等問題也使得檔案的利用效率降低，檔案資料的價值無法充分發揮。

二、信息化背景下的教育考試檔案管理對策

（一）轉變檔案管理理念。在信息技術飛速發展的背景下，考試教育管理機構要想更好地實現檔案管理工作的信息化、自動化、智能化發展，首先就要對傳統的檔案管理理念進行轉變，將教育考試工作發展作為檔案管理工作的切入點，根據實際的工作需要完善檔案管理信息化建設，從而有效將現代網絡信息技術引入教育考試檔案管理工作當中，切實實現檔案管理、檔案服務工作的有效提高。

（二）健全檔案管理制度。在教育考試檔案信息化管理建設的同時，相關部門要對相應檔案管理制度進行改革和完善。首先，要在信息化檔案管理背景下的檔案管理范圍、管理職責進行劃分。例如，針對電子檔案，要對檔案的收集、錄入、轉化、保存、備份、傳輸等工作進行劃分，保證相關工作能夠順利進行。其次，檔案管理制度要體現信息化管理的特點，對檔案的信息化管理、利用流程，軟硬件建設等方面進行規定。最后，要從制度層面提高檔案管理人員的信息化意識，使其認識到檔案管理工作的重要性。例如，對檔案管理的信息化處理質量、管理人員信息技術水平的考核制度進行完善等。

（三）完善檔案信息化管理系統。教育考試檔案信息化管理的實現必須以完善、高效的信息化管理系統為基礎。首先，教育考試管理機構要利用現代信息技術建立起檔案數據庫，并將辦公自動化等技術應用到檔案管理工作當中。其次，要加快傳統紙質檔案轉化為電子檔案的進程，并利用信息技術對檔案進行分類和整理。最后，要考慮檔案管理系統的便捷性和高效性，例如，系統能夠對檔案的屬性或字段進行動態管理，提供多種查詢機制，具有較高的查詢效率和系統性能，檔案的后臺維護和更新方便等。

（四）保證檔案資料的持續更新。隨著教育考試工作的不斷開展，相關的檔案資料數量也會不斷增加。因此就需要對數據庫中的信息持續進行更新。在檔案管理信息化建設中，可以通過利用權限分級管理的方式，對教育考試機構管理者、各部門工作人員以及相關學校分別給予不同的檔案查詢、輸入權限，使其能夠及時對檔案資料進行更新，然后在檔案管理人員進行審查和批準后將其錄入系統，從而使檔案的可靠性和完整性得到保障。

（五）加強檔案管理人才隊伍建設。檔案管理信息化建設對于檔案管理人員的素質水平也提出了新的要求。因此，教育考試管理機構必須要加強檔案管理人才隊伍的建設，完善檔案管理人員培訓體系，通過對檔案管理人員強化信息技術的培訓和學習，使其能夠更好適應現代互聯網、信息技術理念下的檔案管理工作，實現現代信息技術下的教育考試檔案管理工作的更好發展。通過完善的人才引進和激勵機制，提高管理人員的整體素質水平和工作積極性，建立一支高素質的人才隊伍，保證在教育考試檔案管理工作中能夠充分發揮現代信息技術的優勢。

（六）加強對檔案的開發利用。挖掘檔案中潛藏的價值能夠為教育考試工作的發展起到重要的推進作用。因此，在檔案管理信息化建設中，相關檔案管理人員要積極加強對檔案的開發和利用。例如，通過建立檔案數據平臺來收集、記錄和分析教育考試檔案數據，并利用大數據技術對檔案資料進行分析，了解學生的考試情況以及在教育考試中出現的問題;利用大數據技術對考生的水平、文化程度、考生成績的構成進行分析等，然后將分析結果在教育考試管理的實際工作中進行應用，從而使相關工作的水平得到有效的提高。

三、結語

綜上所述，針對教育考試檔案管理信息化建設中遇到的問題，教育考試管理機構要積極采取措施，通過轉變檔案管理理念、健全管理制度、建立數字化檔案管理系統、加強檔案管理人才隊伍建設，并保證檔案資料的持續更新、加強對檔案的開發利用，從而使檔案管理工作能夠更好地為教育事業的發展提供有力的保障。

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