數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性

鄧翠萍

【摘要】人事檔案管理作為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)之本，可以通過(guò)數(shù)字化應(yīng)用來(lái)提高效率。基于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，文章進(jìn)一步闡述了醫(yī)院人事檔案信息化的重要性并提供相應(yīng)策略，力圖通過(guò)醫(yī)院人事檔案管理與信息化的高度結(jié)合實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化信息;醫(yī)院;人事檔案管理

醫(yī)療事業(yè)早已借助科技的發(fā)展取得了日新月異的進(jìn)步，而在醫(yī)療事業(yè)取得如此成就的同時(shí)，現(xiàn)存人事檔案管理方式的弊端日漸顯露。醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀和陳舊的檔案管理方式不匹配在一定方面上限制了醫(yī)院的進(jìn)步。由此，醫(yī)院人事檔案管理方式的改良迫在眉睫。眾所周知，數(shù)字化信息技術(shù)通過(guò)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)與人類社會(huì)生活高度結(jié)合，而將數(shù)字化信息引進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理也不失為當(dāng)今醫(yī)院人事檔案管理改革的良方。由此，文章通過(guò)分析當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)一步凸顯醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的重要性，并提出可行性措施，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，醫(yī)院采用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法的不在少數(shù)。誠(chéng)然，傳統(tǒng)人事檔案管理注重記錄，具有歷史參考價(jià)值，但不容易查看，不容易共享，更新緩慢等特征使其在實(shí)際應(yīng)用中愈發(fā)跟不上時(shí)代的步伐。首先，是檔案管理十分松懈。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中、醫(yī)院的不重視、檔案管理員良莠不齊的素質(zhì)導(dǎo)致檔案管理一直很難被提上日程。檔案的整理歸類缺乏管理，效率低，質(zhì)量差。其次，過(guò)去的醫(yī)檔案主要依靠人力來(lái)管理，引發(fā)如下三點(diǎn)問(wèn)題：其一，效率低。手工操作在操作時(shí)很容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，造成檔案錄入的不準(zhǔn)確，而在后期發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后又需要大量的人力物力配合彌補(bǔ)過(guò)錯(cuò)，增添檔案管理的難度。其二，使用不便。現(xiàn)存的檔案管理主要靠人手工錄入，成年累月積累下來(lái)的歷史紀(jì)錄在應(yīng)用時(shí)查找十分不便，歸檔的整理每次都需要大量人工的付出，造成一定程度上人力資源的浪費(fèi)。其三，對(duì)醫(yī)院整體的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型無(wú)益。醫(yī)院其他部門(mén)早已基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，只有檔案管理仍是發(fā)展的“真空地帶”，這種部門(mén)之間信息不暢通的情況不利于醫(yī)院的提升。

二、數(shù)字化信息應(yīng)用的重要性

（一）對(duì)檔案管理更重視。醫(yī)院人事檔案管理對(duì)數(shù)字化的應(yīng)用在一些方面表現(xiàn)出了醫(yī)院對(duì)管理的重視。檔案管理并非小事，傳統(tǒng)檔案管理被替代是時(shí)代的選擇。尤其在職員的招聘上，過(guò)去對(duì)管理員并沒(méi)有過(guò)多的職業(yè)要求，導(dǎo)致在崗員工的綜合素養(yǎng)良莠不齊。但數(shù)字化信息的應(yīng)用提高了檔案管理員的準(zhǔn)入門(mén)檻，員工被要求掌握更加貼合時(shí)代的技能和知識(shí)，在對(duì)新設(shè)備的使用上以及對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的不斷學(xué)習(xí)和應(yīng)用上具有一定的能力。這樣的員工入職，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的重視，對(duì)醫(yī)院整體的提升也有所幫助。

（二）檔案管理效率提升。電子版的記錄方式相較于傳統(tǒng)的手工記錄更加直觀和高效。數(shù)字化程序的設(shè)定可以提升人工錄入的準(zhǔn)確性，檔案在錄入、調(diào)出等步驟上的錯(cuò)誤率大大降低。同時(shí)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的便利體現(xiàn)在查找檔案時(shí)可以通過(guò)查找關(guān)鍵詞快速調(diào)出所需檔案，節(jié)省了大量人力物力，檔案管理的效率能夠得到極大提升。

（三）檔案管理信息更安全。傳統(tǒng)的人事檔案均使用紙質(zhì)記錄，檔案被他人篡改、竊取的風(fēng)險(xiǎn)以及被損毀導(dǎo)致檔案出現(xiàn)斷層的可能性相對(duì)較大，而信息化管理可以將重要的數(shù)據(jù)都存在計(jì)算機(jī)中，通過(guò)加密計(jì)算機(jī)來(lái)保護(hù)人事檔案的安全。與此同時(shí)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)有著海量的儲(chǔ)存空間，使檔案的存儲(chǔ)不再受時(shí)間和空間的限制，最大程度保證了人事檔案的完整和連貫。

（四）檔案使用時(shí)間有延長(zhǎng)。傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)記錄會(huì)因?yàn)闀r(shí)間、人為或者災(zāi)害的原因遭受損壞，檔案室的空間以及人力的缺乏也會(huì)一定程度上限制檔案的保存時(shí)間。數(shù)字化應(yīng)用完美解決了這一問(wèn)題。海量?jī)?nèi)存提升了檔案的使用年限，通過(guò)上傳到云空間保存的方式，可以使檔案在需要時(shí)在任何計(jì)算機(jī)設(shè)備上被使用，調(diào)取檔案更加方便，存儲(chǔ)時(shí)間進(jìn)一步延長(zhǎng)。

（五）保障醫(yī)院工作有效開(kāi)展。人事管理是醫(yī)院各項(xiàng)事物有效進(jìn)行的保障，這項(xiàng)工作關(guān)乎每一位醫(yī)院的在職人員。做好人事管理，不僅可以配合醫(yī)院發(fā)展，使人才的潛力通過(guò)合適的崗位被最大程度的激發(fā)，還能令醫(yī)院的醫(yī)療隊(duì)伍在強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合的組合基礎(chǔ)上迸發(fā)出無(wú)限的可能。電子信息不易篡改，容錯(cuò)率低的特性保證了人事績(jī)效考核的公平公正，對(duì)醫(yī)療隊(duì)伍的建設(shè)起到了極大的作用，最大限度地提升醫(yī)院的水平。

三、數(shù)字化信息的具體應(yīng)用

首先，將人事檔案信息電子化。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)把所有的檔案從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)換為電子版，并且通過(guò)動(dòng)態(tài)考察定期進(jìn)行電子人事檔案的更新，及時(shí)、全面地掌握醫(yī)護(hù)工作人員的動(dòng)態(tài)，使醫(yī)院人事檔案管理更具有時(shí)效性。其次，確保檔案安全。提升員工的安全意識(shí)，做好網(wǎng)絡(luò)安全的普及和切實(shí)的防護(hù)措施，使醫(yī)院信息化檔案管理更加安全。最后，做好人力物力的升級(jí)投入。在人力上，組建相應(yīng)的人才團(tuán)隊(duì)來(lái)對(duì)人事檔案做到更好的管理，使檔案管理員充分認(rèn)識(shí)到工作價(jià)值，從而更加積極地投入工作。在物力上，提供較為先進(jìn)的硬件配套設(shè)施，讓檔案員可以通過(guò)更加完善的設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化。

四、結(jié)語(yǔ)

想要令醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，離不開(kāi)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的重視以及檔案管理員綜合能力的提高。如今的世界是飛速發(fā)展的世界，數(shù)字化的應(yīng)用是通向未來(lái)的必由之路。醫(yī)院更應(yīng)該走在時(shí)代的前列，遵從時(shí)代的召喚，及時(shí)認(rèn)清數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性，爭(zhēng)取在現(xiàn)代化的進(jìn)程中越走越好，越走越遠(yuǎn)。

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