基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略

朱婷

【摘要】從理論的視角來看，文檔一體化有“文件生命周期理論”“前端控制”“基于數字化的信息資源管理理論”“以來源原則為核心的檔案整理理論”等思想作為依據，深刻體現了文檔一體化的重要意義及必要性。從實踐的視角來看，首先文檔一體化是檔案館自身發展的需求，其次是文書立卷的改革需要，再加上有辦公自動化技術提供客觀條件，因此以文檔一體化為基礎的文書檔案信息化管理能夠提高文檔工作管理水平。

【關鍵詞】文書檔案;信息化管理;文檔一體化

各個行業想要跟上快速發展的社會，還要參與社會的激烈競爭，需要各行業對自身的綜合實力進行考量，對自身的一些不足進行替換或改良。而以文檔一體化為基礎的文書檔案信息化管理工作就是其中需要調整改善的一項重要工作。文檔一體化，就是對文書管理和檔案管理的綜合考量，即從文書生成辦理到檔案歸檔管理的全過程，從而保證文檔資料信息的真實性和完整性。信息化的管理是指借助一些重要的手段工具，比如信息技術，從而有效地管理人力、物力和財力等資源，實現收益的最大化，同時也能夠實現自身的發展目標。

一、什么是文檔一體化

文檔一體化從字面意思來理解就是將文件處理生成和文件歸檔保管結合起來，將文件生命周期理論等作為理論依據，借助計算機網絡等信息技術，實現從文書生成辦理到文檔歸檔管理的全過程管理。推行文檔一體化的文書檔案信息化管理就是將文書工作和檔案工作銜接在一起，注重分工協調、超前控制、整體把握，使文檔實現管理、利用、規范一體化，最終實現文書生成與檔案管理的全過程管理。在實際的工作過程中，明確文檔一體化管理的理論等并且加以運用實踐，使電子文件的整個生命過程都得到了全面、安全、有效的管控，從而提高管理效率。

二、實施文檔一體化的理論依據

（一）理論一：文件生命周期理論。文件生命周期理論就是指文件從生成使用，直到被銷毀或作為檔案永久保存并繼續實現它的社會價值的完整運動過程。它能夠完整地體現文件運動的完整性、內在聯系和階段變化，為文件的全過程管理及階段式管理奠定了理論基礎。而且它也闡明了文件運動過程的前后銜接及各階段的相互影響，為文書檔案管理部門的工作人員對文件進行前端控制提供了理論基礎。同時，文件生命周期理論也保證了電子文件的真實性及電子文件的完整歸檔和安全利用。

（二）理論二：以前端控制為特征的檔案價值鑒定理論。以前端控制為特征的檔案價值鑒定理論中的“前端控制”也稱“提前干預”，即把對檔案管理的要求提前到電子文件管理階段。檔案的價值鑒定是指以前端控制為主，且伴隨文件生命周期的展開而多次進行價值鑒定的過程。以前端控制為特征的檔案價值鑒定理論，強調以職能鑒定為中心，并且在一定程度上，承認檔案的來源、自身狀況與檔案價值的高低，承認主體需求的變動可能會引起檔案價值的升降，承認價值觀的差異對價值判斷在某些程度上具有一定程度的影響。

（三）理論三：基于數字化的信息資源管理理論。基于數字化的信息資源管理理論從字面上理解主要就是指組織內部形成運用的各類信息資源，通過數字化整合，然后進行綜合性管理，從而形成一體化的信息系統，為完成組織的目標而服務。

（四）理論四：以來源原則為核心的檔案整理理論。來源原則是指對歷史、對文件來源、對文件之間原有聯系的尊重。在基于文檔一體化的文書檔案信息化管理的過程中，數字網絡化背景下的文件檔案管理工作，還有對于文件檔案的生成乃至收集、鑒定、管理、開發、利用等一系列工作，都必須堅持和尊重來源原則。

三、文檔一體化的策略手段

（一）提高領導和員工的綜合能力。為了適應當今社會的需求，各行業單位需要加強自身的信息化建設，同時，為了方便各單位管理且工作能夠有效進行，則需以文檔一體化為指導基礎。對于檔案工作者，上至單位領導，下至信息化管理工作人員，首先，都必須更新個人的觀念，都需要加強以文檔一體化為基礎的信息化管理意識，尤其是檔案部門的領導，必須充分認識文檔一體管理的必要性和可行性，同時還需要營造良好的信息應用環境，以及加強對信息資源整合的重視程度。其次，運用海報等多種手段加強以文檔一體化為基礎的信息化管理重要性的宣傳，從而使領導和員工能夠擁有正確的認識，這不僅是前提，更是相關目標實現的保證，只有充分了解了以文檔一體化為基礎的信息化管理的重大意義，才能有利于后期工作的開展。同時還需要加強相關工作人員的綜合素質，通過多種方式途徑進行培訓和學習，使文檔管理人員在掌握文書處理和檔案管理方面知識的同時，熟悉文件運動和文件管理，并且各行業單位需要適當開展實踐培訓，而且還要培訓工作人員學習信息處理技術和計算機應用技術，努力提高檔案工作者的綜合素質能力，從而適應文檔一體化管理的要求。

（二）統一文件管理。各行各業首先需要建立一個文檔一體化管理的組織機構，其次需要建立一個屬于自己的計算機管理系統，或者和別的管理組織機構統一用一個軟件，還有需要專業的技術設備與技能嫻熟的操作人員，最后也是最重要的，建立統一的業務規范，加強文件管理各崗位人員的培訓。拿高校來說，學生的個人信息、圖書館的書籍信息等，都需要用到這些設備與人員，將學生的個人信息錄入學習的信息庫，包括后期的成績等材料，還有將珍貴的圖書館信息資源錄入電子信息系統中，實現文檔電子的一體化，方便學生和老師們使用。總的來說，各行各業需要充分調動資金資源，引進先進設備，聘請或者培養專業人士從事文檔一體化的信息化管理工作，建立統一的文件管理系統，從而更好地適應文檔一體化的需求。

（三）確保網絡安全。在統一文件管理的基礎上，還需要確保網絡的安全問題。各組織機構能做的就是選用性能好的殺毒軟件，防止病毒侵害，而且還需要定期備份數據以防數據意外丟失。對于各機構內部上網的信息則需要進行加密，內部網上要建防火墻，限制外部人員或者外部網絡的非法訪問或入侵。比如現在大學黨建組織會用到的公文流轉系統，通常稱其為OA系統，它與檔案系統、文檔一體化系統之間存在著遞進關系。OA系統的功能體現在日常的信息發布和流轉上對文件有著管理的作用，而文件的管理不僅僅是文件的制作與保存，還包括了文件的在線傳輸、檢索等，由此可見，OA這類系統應用廣泛，這就非常需要注意網絡安全問題了。之前提到部分高校會運用OA來發布和保存文件，倘若OA系統被非法訪問或者被入侵，那危害的就不僅一臺計算機那么簡單，它甚至會出現整個學校的信息泄露、學校無法正常運作等一系列問題。所以確保網絡的安全問題，也是以文檔一體化為基礎的文書檔案信息化管理策略中的一項重要考慮因素。

四、結束語

在當今數字化的進程中，普通紙質的文件檔案與電子文件檔案之間的界線已經逐漸消失，各行各業的文書人員與檔案管理人員的工作也越來越相近，甚至合二為一，全程由一人或者一組人員管理電子文件檔案。文檔一體化打破了陳舊老化的分散式的檔案管理的格局，充分體現了電子文件管理理念，將電子文件檔案從一開始就納入檔案管理，視文件的形成、處理、歸檔和管理為一個整體，同時也保障了電子文件檔案管理的及時性與流動性。經檔案部門的前端控制，從而實現了對整個文檔生命周期的管理與控制，確保了電子文件檔案的真實完整性和有效性。

【參考文獻】

[1]吳海燕."互聯網+"時代高校文檔一體化檔案管理建設[J].蘭臺世界，2017（12）：45-47.

[2]徐麗敏.大數據時代下文檔一體化管理的構建與實施方案[J].科技資訊，2018，16（02）：18-19.

[3]任天琪.天津城市建設學院文檔一體化管理系統分析研究[D].天津師范大學，2011.