企業紙質公文歸檔中的熱點問題

韓麗娟

【摘要】針對企業公文歸檔中存在的文種選用不當、公文格式不規范、文件不完整的常見問題，進行了細致的分析，并提出相應的解決辦法，以供同行參考。

【關鍵詞】企業;公文;歸檔

企業當年形成和承辦的文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。在收集整理過程中常常發現公文格式不規范、文件不完整等問題，嚴重影響了公文的嚴肅性、公正性，進一步影響了公文的歸檔質量和效率。凡是從事文書整理人員都知道，文件形成一旦不規范，歸檔起來很麻煩。

一、文種選擇不當問題

（一）請示與報告混淆、混用、合用。請示是請求性公文，適用于向上級機關請求指示、批準。請示應在事前行文，即所謂“事前請示”;請示要“一文一事”。報告是陳述性公文，適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問或交辦事項、上報有關材料等。報告可在事前、事中、事后行文;報告屬于“閱件”，可不回復。

（二）通告與公告混淆。公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項，通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

二、公文格式不規范問題

（一）結構層次序數不符合要求問題。公文中有時出現“一、”“1.”“2”“二、”“3.”“4”這樣的錯誤序數。當層次序數只有兩層時，可以用“一”“1.”“2.”“二”

“1.”“2.”依次標識。

（二）引用文件只引用標題，常常缺少文號的問題。引用文件時引發機關、標題、文件字號三者要同時具備，以方便查閱，同時三者排列順序不能先后顛倒。

（三）公文附件說明標注不規范問題。正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱，名稱后不加標點符號。字體字號用3號仿宋_GB2312。附件序號用阿拉伯數字，每行位置對齊，如“附件：1.×××”。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。文后“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行。

（四）上行文請示中常缺少聯系人的姓名和電話問題。請示屬于“辦件”，需要辦理、批復，請示必須注明聯系人及聯系方式。

（五）加蓋印章頁無正文，版記未在偶數頁問題。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌隆⒊晌娜掌跁r，可以采取調整行距、字距的措施解決，印章用紅色，位置應端正，其下弧與成文日期下邊緣相切，頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。版記部分應當在偶數頁上。

（六）公文簽發不齊全問題。公文應當經本單位領導審批簽發，領導簽發應包括三項內容：一是簽發意見;二是簽發人姓名全稱;三是簽發年月日，另外文件歸檔時發文稿紙首頁上的簽字要加蓋公章，以上幾項都具備了才有相應的法律效應。

（七）標題結構不合理、標題中使用兩個“關于”的問題。標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。標題中原則上不使用兩個“關于”，《關于貫徹落實...通知》類公文例外。

（八）版記中抄報和抄送都有問題。目前行文不管是對上還是對下，概用抄送，用4號仿宋_GB2312，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。

（九）審核人和核稿人混淆問題。公文簽發前，應當由發文機關辦公部門進行審核。以行政名義發文由行政辦公室核稿;以黨委名義發文由黨委辦公室核稿。

（十）成文日期與印發日期標注不規范問題。成文日期一般右空四個字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位。印發日期一般用4號仿宋_GB2312，編排在末條分隔線之上，印發日期右空一字。

三、歸檔文件不齊全、不完整問題

（一）發文文件存在問題。一是重視正本，輕視定稿。作為一份完整有效的文書檔案，必須具備正本（指紅頭文件）+定稿（含發文稿紙和底稿）的法律有效性（即領導簽發項內容和用印章等項必須齊全、規范）。實行辦公自動化（OA）的企業有關文件的定稿應按照規定歸檔， 不能因為文件正本和定稿相同而不歸檔定稿。電子文件定稿往往將修改痕跡隱藏保存，通過一定的技術手段可以顯示出來，同樣起到紙質載體定稿的作用。二是忽略附件歸檔。歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件。

（二）收文文件存在問題。一是常常忽視公文辦理過程中產生的文件材料，比如《收文處理單》?！妒瘴奶幚韱巍酚涊d了承辦部門具體意見或領導批示，應與收文作為一件完整文件一并歸檔。二是附件不全問題。文后標注說明有兩個附件，歸檔時只見其中之一。

（三）歸檔中有來文無復文或者有復文無來文的問題。按照歸檔要求請示與批復、報告與批示、函與復函等為一件，保持批復、批示、復函等結論性文件在前，請示等緣由性文件在后。

（四）重視紅頭文件，輕視白頭文件問題。一個企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的直接記述和反映企業生產經營活動的具有現實和長遠查考價值的文件材料都應列入歸檔范圍，像企業領導人講話、董事會決議、企業年度工作報告、上報統計報表等雖不屬于紅頭文件，卻屬于歸檔范圍中的一部分，每年歸檔時要注意收集齊全，不能有所遺漏。

四、幾點建議

（一）學習公文處理的規定要求。認真學習企業印發的《公文處理辦法》《關于進一步規范報送公文有關事項的通知》《關于公文質量考核評價辦法》等規定和要求。新成立的單位和新到公文處理崗位工作的人員，要先學《公文處理辦法》再工作，學透《辦法》再行文，比對《辦法》再發文。

（二）養成公文處理的良好習慣。作為文書處理人員尤其是審核人員，不能為了提高公文處理效率，自己一一修改，這樣做的結果是擬稿人認識不到問題在哪里，下次起草，依然錯誤頻出。經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草部門，并說明理由，由擬稿人修改，只要堅持下去，就會形成一個良好的行文習慣。

（三）不斷提高文書人員的素質。利用網絡、舉辦培訓班、建立微信群等多種形式宣貫公文及檔案相關知識，營造學習氛圍，提高文書人員的素質。比如核稿中遇到的排版不規范、頁碼標注不規范、歸檔文件不完整等問題，截圖發到微信群，讓大家直觀接收教訓;一些好的公文寫作及歸檔方法，在群里與大家共享。相信經過一段時間的耳濡目染，擬稿人的寫作水平自然而然就會提高，公文格式不規范的問題就會相應減少。同時針對問題多的部門及人員進行集中培訓，從根本上杜絕低層次公文質量問題出現，確保公文工作管理水平全面提升。

（四）通過建立公文質量考評辦法，激發文書人員的責任感?？荚u辦法中要體現考評原則、考評范圍、考評內容、考評辦法、考評程序等內容，其中考評內容要包含文種的正確使用、公文格式的正確使用、行文規則的正確使用及公文內容等等?？荚u辦法的實施可以調動文書人員工作的積極性，最終達到行文規范，歸檔質量高的目的。

（五）加強公文的平時管理工作。平時管理實際上是一項經常性的文件材料收集工作。負責文書工作的人員，可準備若干空檔案盒，按永久、30年、10年分別排列盒號，將條目貼在卷盒卷脊上排列好，把本年度辦理完畢的文件材料存放在相對應保管期限的卷盒中。同時，在檔案資源管理系統做好歸檔文件目錄的錄入登記工作，以備隨時歸檔和查找文件。

（六）定期向檔案部門移交歸檔文件材料。需要歸檔的公文及有關材料，應當按照企業檔案管理的有關規定，并根據其相互聯系、特征和保存價值等及時收集、整理歸檔，保證歸檔公文的齊全、完整。企業應當于每年第一季度將上年辦理完畢的文件收集齊全，按照年度-保管期限-機構或年度-機構-保管期限三級進行分類，在完成排列、編號、編目、裝盒等一系列工作后正式向檔案部門移交。

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