新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

劉艷

【摘要】人力資源管理工作中的一項重要內(nèi)容就是人事檔案管理，對于機關(guān)事業(yè)單位來說，人事檔案管理工作非常重要。不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，讓我國開始進入信息化社會，由此不斷暴露了機關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中存在的問題。所以，一定要對相應(yīng)完善措施予以積極采用，促進事業(yè)單位人事檔案管理水平的全面提升。為此，筆者結(jié)合自身工作實踐，就機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題展開了論述，并著重探討了新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作，以供參考。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;制度

在社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境中，雖然機關(guān)事業(yè)單位屬于行政性質(zhì)的組織機構(gòu)，但也必須與社會市場經(jīng)濟環(huán)境相適應(yīng)，以獲得持續(xù)發(fā)展，讓自身在社會市場中的競爭力得以保持。而其中保持競爭力的一項重要因素就是單位部門中的人事檔案管理工作。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作必須與現(xiàn)階段信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景相適應(yīng)，立足于傳統(tǒng)管理，將新的檔案風(fēng)險管理理念建立起來，對人事檔案管理工作不斷完善與創(chuàng)新。

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏較強的重視程度。如今，很多機關(guān)事業(yè)單位都沒有認識到檔案管理工作的重要性，根本未將人事檔案管理工作納入組織管理工作。由于人事檔案管理工作不同于其他工作，沒有直接牽涉到單位利益，且不容易出好成績，因此諸多職工干部便將人事檔案管理工作忽視，所以導(dǎo)致了人事檔案收集困難，且在管理方面也一片混亂，處于無監(jiān)督、監(jiān)察的狀態(tài)，甚至一些機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作根本無人關(guān)心，未發(fā)揮出人事檔案管理的實效。

（二）人事檔案管理管理制度不完善。人事檔案管理工作如果想更加規(guī)范，就必須制定相應(yīng)的章程與制度，以起到有效制約的作用。若缺少完善的制度，則管理員工便會根據(jù)自身的經(jīng)驗和習(xí)慣開展工作，而不同的員工有不同的工作方式與習(xí)慣，所以勢必會讓人事檔案管理陷入一片混亂。因此需有效細化人事檔案管理工作，給予其精準的指導(dǎo)以及有效的約束，促進人事檔案管理精準與規(guī)范性的提升。除此之外，如今一些機關(guān)事業(yè)單位還缺乏完善的人事檔案管理制度，管理過于隨意，雜亂無章，所以加強這一方面的改善迫在眉睫。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)比較低下。針對我國現(xiàn)有機關(guān)單位人事檔案管理工作來說，相應(yīng)的檔案管理人員的素質(zhì)還普遍偏低，具體在以下幾方面體現(xiàn)出來：首先，檔案管理人員未有較高的專業(yè)素養(yǎng)，就我國機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員來說，專門的人事檔案管理經(jīng)驗較為匱乏，隨著現(xiàn)代人事檔案管理工作的日趨復(fù)雜，已有無法勝任的現(xiàn)象開始在他們中出現(xiàn)。其次，現(xiàn)階段，機關(guān)事業(yè)單位中負責(zé)人事檔案管理工作的人員年齡均普遍偏大，他們中的很多人思維均較為落后，所采用的檔案管理手段已趨于被淘汰，且對接納和學(xué)習(xí)新事物較為抵觸，如此對機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效開展造成了很大阻礙。

二、新時期做好人事檔案管理工作的路徑

（一）提升重視程度，完善管理思維。人事制度的變遷對人事檔案的地位變化具有很大影響，在人事制度變遷的第一個階段，人事檔案在我國的地位非常高，是人們在社會環(huán)境中生存的重要證明之一。隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案的地位和權(quán)威受到了極大的挑戰(zhàn)，所以新時期政府要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理中產(chǎn)生的綜合效益堅持發(fā)展的思路。新經(jīng)濟常態(tài)背景下，人才是各機關(guān)組織之間競爭的實質(zhì)，而人事檔案管理有助于事業(yè)單位對人才進行發(fā)掘，并將其留住，同時讓事業(yè)單位更好地進行管理創(chuàng)新和經(jīng)營改革。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需讓人事檔案管理部門和檔案人員之間的合作更加緊密，對之前與新時代背景不適應(yīng)的管理思維與管理措施予以不斷改革和完善。

（二）完善管理制度，強化工作規(guī)范。機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作復(fù)雜程度較高，系統(tǒng)性較強，若要保證工作的順利開展就必須要有一個完善的管理制度。因此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)將本單位人事檔案管理的實際情況結(jié)合起來，并參照《檔案法》中的具體要求，進一步完善單位人事檔案管理制度，包括管理工作考核制度和責(zé)任追究制度等。諸如搜集、整理、查閱、薄膜、調(diào)用等均屬于人事檔案工作的范疇，借助制度進行規(guī)范，可對檔案管理要求和標(biāo)準予以明確，并對管理制度予以嚴格執(zhí)行，這樣才能真正發(fā)揮管理規(guī)章制度的效用來。另外，還需展開積極宣傳，逐漸在單位議事日程中加入人事檔案管理工作的考核，從側(cè)面激勵檔案人員把自身的知識修養(yǎng)提高，提升認知水平，讓單位每位工作人員都具備“依法治檔”的意識，進一步規(guī)范檔案管理。

（三）完善檔案收集工作，提升管理質(zhì)量。機關(guān)事業(yè)單位需安排專人負責(zé)各項管理工作，從而讓人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進一步加快。同時把相關(guān)規(guī)定內(nèi)容結(jié)合起來，不斷完善人事部門檔案庫房的管理工作人員與基礎(chǔ)設(shè)施，安排專門的人員具體負責(zé)每個人的檔案。同時，庫房應(yīng)具備防火、防盜，以及防潮等多項功能，且鐵制存儲柜也不可少，以對檔案進行妥善儲存，配備好空調(diào)、滅火器等滅火與控溫的設(shè)備與管理工具。另外，結(jié)合實際管理需求，對人事檔案管理制度予以進一步完善，優(yōu)化其檔案功能，保證檔案記錄內(nèi)容更加真實，增強其客觀性，并向事業(yè)單位提供更可靠的參考依據(jù)，幫助其有效落實各項人事決策，讓事業(yè)單位能夠更好地開展人才選拔工作。

（四）提高人事檔案管理員工的素質(zhì)。員工在人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。從上述分析中我們能夠知曉，人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響到檔案管理工作質(zhì)量的高低，所以為了保證機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作更好地進行，就一定要將員工自身的素質(zhì)提高，進而必須把以下幾點做好：首先，定期開展員工素質(zhì)培訓(xùn)，以不斷提升員工的素質(zhì)，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，將人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升，機關(guān)事業(yè)單位可鼓勵員工積極展開學(xué)習(xí)，促進自身相關(guān)素質(zhì)的提高。最后，鼓勵進步員工，為其他員工做好帶頭表率作用，讓不斷學(xué)習(xí)的良好氛圍形成于機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部。

三、結(jié)語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用水平也有很大提升。為此，要求事業(yè)單位的人事檔案管理工作通過對開放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式予以利用，以適應(yīng)社會的需求，同時不斷提高自身的綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，提升自身工作效率和質(zhì)量，更好地為社會服務(wù)。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員需牢牢把握住時代機遇，在創(chuàng)新上加大力度，加強改革，進一步將事業(yè)單位人事檔案管理工作做好。

【參考文獻】

[1]林彥婷.機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理思考[J].合作經(jīng)濟與科技，2015（19）：115-116.

[2]王雪亮.淺析機關(guān)事業(yè)單位技術(shù)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策建議[J].卷宗，2017（20）：189-192.

[3]宗大娟.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2017（02）：136-137.

[4]王丹.談新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].統(tǒng)計與管理，2014（10）：130-131.

[5]周珍.新時期做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中國市場，2016（30）：47-48.

[6]程力.淺談新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].才智，2016（13）.