衛生監督專業檔案規范化管理方法探析

田晨

【摘要】本文分析了當前我國衛生監督檔案管理中存在的問題，結合工作實際提出當前衛生監督專業檔案的規范化管理具體策略。

【關鍵詞】衛生監督;專業檔案;規范化管理;方法

衛生監督專業檔案全面記錄機構履行職能和管理活動的開展，所以對于衛生監督機構提高業務活動的規范性具有非常重要的意義。當前的一些衛生監督機構在管理檔案的工作當中存在著比較多的問題，比如重視不夠、檔案管理的不規范以及效率不高。因此加強衛生監督專業的檔案規范化管理，是非常有必要的。應做好衛生監督專業檔案管理工作，努力提高監督的質量，利用科學規范的理論依據來進行衛生安全管理工作。

一、衛生監督專業檔案的概述

衛生監督檔案是此機構在開展衛生監督、行政稽查、質量抽檢、行政許可與處罰等活動當中形成的檔案資料，是衛生監督機構管理各種活動的記錄。它的使用和保存價值是比較高的，能夠促進衛生監督機構的工作質量進一步提高，而衛生監督專業的檔案對于管理工作的作用主要體現在：首先，因為檔案是通過文字、圖表或者是聲像這樣的形式來記錄各種管理的活動，所以當開展檔案管理時，可以提高工作的質量以及管理的水平。其次，衛生監督專業的檔案是管理活動的最原始記錄，能夠維護相關人員的合法權利，能夠反映出這些工作人員工作情況的實際參考依據，所以對于督促他們，提高他們的工作質量具有非常高的推動作用。最后，衛生監督檔案當中記錄著很多的原始數據，是對衛生監督機構管理活動的所有總結，因此可以作為這一機構來制定管理工作的各種規范，而起到重要的參考作用，同時還可以作為內部績效考核的依據之一。

二、當前我國衛生監督檔案管理存在的問題

（一）規范化的水平不高。由于衛生監督機構的職能比較多，并且管理活動也很多，所以檔案資料非常繁雜。一些機構對于檔案管理工作沒有足夠的重視，所以他們在檔案管理當中的規范化水平是很差的，比如檔案管理這一工作的職責不明確，歸檔保存不及時，期限不嚴格，管理標準太多元，沒有統一，所以會存在一些遺漏，這就會影響到檔案管理工作的整體質量。

（二）檔案管理缺乏有效的應用。當前在衛生監督專業檔案管理工作中存在的最普遍問題就是檔案的整體利用效率沒有提高，這些檔案的價值并沒有體現出來，所以沒有得到更加全面的開發和利用，很多檔案資料在歸檔保存之后處于封閉的狀態，并沒有體現出它的價值。對于這些檔案查詢利用的次數不多，所以會浪費檔案資源，因而，也就無法提高當前衛生監督機構的工作水平。

（三）信息化水平不夠。在現階段檔案管理工作當中，信息化和網絡化的技術手段應用比較普及，但是在實際工作當中信息化的水平仍然不高，衛生檔案管理工作中整理、歸集、查詢以及其他的職能沒有運用信息化技術來開發，所以當前衛生監督檔案管理工作質量和效率得不到顯著提高。

三、當前衛生監督專業檔案的規范化管理策略

（一）提高衛生監督檔案管理工作的基礎水平。在開展衛生監督專業檔案管理工作的過程當中，相關的人員一定要充分重視這一工作的重要性，要按照實際情況來配備相關的設備和人員，將責任分配到個人，這些工作人員要負責自己職責之內的檔案資料整理和歸納，同時為了能夠細化管理的規章制度，明確好工作人員在檔案管理工作當中的具體職責，落實到位，必須要對檔案的門類和載體進行統一。檔案管理工作當中的收集、整理、登記等一些基礎工作，必須要具體到每一個管理工作人員，還可以在工作當中開展一些檢索的工具進行編制，這樣能夠提高檔案的利用效率。在衛生監督專業檔案管理基礎工作的開展過程當中，最關鍵的就是要保證檔案資料全面完整，同時對于一些有保密要求的檔案資料，必須要嚴格遵守保密制度，防止檔案內容泄露，所以要確保保存的手段安全可靠。

（二）加強開發利用衛生監督專業檔案。由于檔案有較高的保存和使用價值，因此在開展檔案管理的工作過程當中，必須要注重綜合開發利用這些檔案資料，所以衛生監督機構檔案管理部門要建立好使用衛生檔案的制度，明確各種檔案的利用手續范圍以及程序上的要求，同時要鼓勵相關部門開展檔案的利用，提高利用率。其次，衛生監督檔案管理部門還要組織相關人員進行配合，來開展編研工作，工作的重點要圍繞管理部門的各種職能，積極編寫有關于檔案的編研材料，為內部管理決策以及其他工作提供參考依據。衛生監督專業檔案管理工作能夠提高工作的質量和管理水平，所以要加強規范化建設，促進衛生監督執法的規范化。

（三）推動信息化的開展。利用各種信息化的技術來開展大量管理工作，不僅可以全面整理各種檔案資料的信息，還能夠提高這些檔案資料的形成速度，進一步提高檢索利用這些衛生監督檔案的水平。在衛生監督專業檔案管理工作當中利用信息化的技術，首先必須要保證這些信息內容全面，能夠覆蓋所有的文書檔案，將傳統的檔案資料轉變成電子的檔案，同時在存儲檔案的過程當中要使用超大容量的存儲設備，還要做好備份工作，以防這些檔案資料失效。而在調取和查閱檔案的時候，也要使用各種智能的軟件進行操作，還可以建立信息化的平臺，讓檔案資料查詢、整理以及編研等各種工作都變得網絡化。

（四）加強管理人員的培訓。在某種程度上，可以說衛生監督專業檔案的質量高低與檔案管理人員的素養有著直接的關系，所以必須要求檔案管理人員具有專業的檔案管理知識，同時在計算機管理等一些基礎方面也要有一定的了解。因此，必須要做出一些改變，不斷加強檔案管理人員的培訓，通過改善他們的知識結構來提高他們的職業素養。首先，要有計劃性，要通過清晰明了的計劃來培訓檔案管理人員，針對具體的人員，要先了解他們在哪方面有不足，然后在此基礎之上來更新他們的知識，提高他們的專業技能。其次，可以邀請一些專家進行指導，培養合格的檔案管理人才。衛生監督管理必須要重視培訓工作，積極邀請專業人員通過現場交流等方式，學習各種檔案學知識，同時還可以組織這些管理人員探討立卷經驗，只有這樣，才能夠不斷完善衛生監督專業檔案管理工作。通過各種培訓能讓檔案管理人員充分認識到工作的重要性，所以會在日常的工作當中嚴格按照各種制度來執行，能夠避免因為不負責任的態度而出現的工作問題，以高度的責任心和認真的工作態度來保證衛生監督專業檔案的質量。除此之外，領導在進行行政許可簽批時，要指出管理工作當中存在的問題，并進行及時分析和解決，這樣才能夠保障衛生監督專業檔案的規范性和嚴肅性。

四、結束語

綜上所述，要想提高工作的質量和管理水平，必須要保證衛生監督檔案管理工作的高效性，在檔案管理的歸納保存以及利用過程當中，必須要按照相關的標準進行規范化的管理，這是工作的主要職責。與此同時，在開展檔案管理工作的過程當中，部門首先必須要保證制度的完善，使用各種信息化的管理手段來開發和利用檔案資源，體現出這些檔案的價值，這樣才能夠提高管理的水平。比如可以通過提高工作的基礎水平、檔案開發、使用信息化的技術來推動以及不斷加強管理人員的培訓，使衛生監督專業檔案管理更加規范化。

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