試論當前時期交通運輸業檔案管理工作

成丹

【摘要】為了提高交通運輸業檔案管理工作效率，針對當前交通運輸業檔案管理現狀及問題，提出交通運輸業檔案管理的具體思路，指出強化檔案管理的措施，實現新時期交通運輸業檔案管理向更高的水平進步。

【關鍵詞】交通運輸;檔案管理;問題

交通運輸業檔案管理是非常重要的，它不僅能反映交通運輸業的經濟業務能力，而且還為總結管理經驗提供了重要依據。檔案是否真實、完整，將直接影響到檔案工作的質量，同時為交通運輸業未來的發展提供重要依據和指導方向。然而，檔案管理工作往往最容易被忽視，嚴重影響檔案工作的質量和水平。如何切實到位地做好檔案管理工作，是目前交通運輸業檔案工作中亟待解決的一個問題。

一、交通運輸業檔案管理的現狀

在交通運輸行業中，檔案管理工作是保存歷史資料、服務現實工作，具有承上啟下功能的一項重要工作。許多交通運輸業都積極開展此項工作，但由于管理人手相對較少，而工作又相對較繁雜，并且一些人員對于檔案管理工作重視不夠，存在著少干活、少出錯的應付思想。

（一）檔案管理意識淡薄，檔案資料的收集、整理容易被忽視。1.我國交通運輸管理部門有很多職工對交通運輸管理行業檔案工作還不夠重視，沒有把交通運輸管理行業檔案工作看成是交通運輸管理工作重要的組成部分。2.在參與交通運輸的企業中，檔案管理工作根本沒有把資料的整理歸檔工作列入日程，甚至把它當成是浪費時間和精力的事情。久而久之，造成檔案的丟失、變質，失去價值。

（二）檔案管理不完善、不規范。建立良好的檔案管理機構是檔案管理工作的前提和保證，同時也是檔案管理工作有效進行的基本條件。但是在實際工作中，經常出現下列問題：1.檔案管理不集中，在管理工作中形成的檔案往往存放在不同的科室，管理零亂，各部門之間的協作能力不強，無法形成一個整體系統的交通運輸檔案管理，使交通運輸管理行業檔案的開發利用成效甚微。例如：現今的道路運輸管理行業檔案系統軟件比較落后，管理方式和服務系統都很單一，沒有達到系統化，車輛檔案管理系統僅僅限于車輛建檔、過戶、停報等簡單的業務操作，用先進的計算機配合稽查、統計、宏觀管理更是沒有出現。尤其是貨運信息檔案系統很不完善，致使貨運信息無法達到共享，車輛空駛率較高，造成了人、車、物的浪費。2.檔案管理工作分工模糊，由不同的人員兼職，均未設置此管理機構。這樣，就導致在核算、開支、創收、分配等方面無統一管理，并且所依據的規章制度也不一，不能協調一致，最終導致各自為政，無人負責，檔案管理不夠規范。

（三）檔案管理人員專業技能較低，道德素質修養不高。目前，很多地方并沒有聘用檔案管理專業人員，而是由一些非專業的人員來兼職管理。這些人沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏經驗，只是依葫蘆畫瓢，借鑒其他人員在檔案管理中的經驗，加以自己主觀的想法。這樣使得整理出來的檔案案卷存在較大的個人因素，缺乏通用性，檔案質量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，導致檔案價值不高。

二、搞好交通運輸行業檔案管理工作的具體措施

（一）從檔案建設方面做好管理。要建立和完善檔案管理，首先要對各管理部門的職責進行明確的分工，檔案管理的過程是不斷變化的，比如從車輛入戶建檔到報廢銷檔，檔案資料在不斷增多。同時，也要經過營運業戶、維修企業、檢測企業、管理部門多個管理環節。因此，建立完善的交通運輸檔案管理制度要明確各部門的分工和責任，明確管理規則，才能保證及時準確地收集、分類、歸檔、清理相關資料。加強對檔案的日常管理是完善交通運輸檔案管理的重要部分，要及時更新相關的技術資料并將其入檔，由于交通運輸檔案包含的資料比較復雜，且隨時都在變化更新，因此，對檔案的管理要隨時更新和完善，保證技術資料的時效性和延續性。所以，管理部門工作人員應當對技術檔案中的資料進行分類處理，確定保存時限。最后，檔案管理人員更新和保持資料是日常生活中的重要部分，還要及時清理過期資料，收集檔案號資源和儲存空間。

（二）從行政方面加強管理。為了加強交通運輸檔案管理，有關領導應該在全行業大力宣傳《檔案法》，讓各工作人員充分認識到加強行業檔案管理的重要性，把檔案管理工作納入各級領導的日常工作和各業務部門的工作規劃中，保證檔案管理工作順利進行。交通運輸管理部門要切建立好網絡管理系統，實現信息化的檔案管理方式。同時，還要提高工作人員的業務水平，抓好檔案管理人員業務培訓工作。對于檔案管理進行完善的統籌規劃，投放一些資金，希望可以完成信息建設和人員培訓工作，使全行業檔案管理基礎工作都能達到要求的檔案管理水平。經濟的發展使交通運輸業不斷發展，因此，在交通運輸檔案管理中，要不斷收集新的資料，完成信息資源共享，更快完成科研成果轉換，為提高交通運輸檔案管理服務。

三、結束語

如今的交通運輸管理職能正在轉變，管理方式不僅要合理利用國家的章程規范，還要利用經濟、行政、法律等條件，只要是交通運輸過程中的所有對象，都要一一進行管理。交通運輸行業是特殊行業，交通運輸安全直接關系到老百姓的人身安全和經濟利益。因此，重視交通運輸行業檔案管理是十分重要的。

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