淺析建筑工程檔案資料管理問題及措施

尹曉娜

【摘要】在當今建筑工程當中，關于工程的相關信息檔案作用重大，隨著建筑業的迅猛發展，完善的工程檔案資料管理越來越重要。本文對建筑工程資料管理的重要性及問題展開探討，提出相應的處理措施。

【關鍵詞】建筑工程;檔案資料管理;處理措施

隨著建筑業的蓬勃發展，在整體項目建筑工程中，建筑工程檔案資料的相關管理至關重要，資料信息是整個企業對于建筑經驗和技術的積累總結，資料的提供在整個工程的前中后期都有著重要的參考意義，因此建立起一個完善的工程檔案管理制度能夠對工程質量、工程進度等進行有效的監督管理。

一、建筑工程檔案資料管理的重要性

建筑工程工序復雜，建筑面積較大且時間較長，在設計知識面較廣的長期工程施工中，會產生相當大量的與建筑工程相關的檔案資料，而一般相關資料管理工作是對施工信息的保存，是保證施工質量的基礎。因此，在專門的檔案保管制度建立過程中，有很多相關的問題需要注意，一個完整的檔案保管部門能夠通過完整的保管制度對檔案資料進行總結，幫助企業提升運行水平與管理質量，從而提升工程質量，最終達到創造經濟效益、增強企業競爭力的目的。

二、當前建筑工程檔案資料管理的發展形勢

（一）無專管部門。在當前發展情況之下，仍然存在部分建筑企業未設立專門的管理部門，對于工程檔案資料的管理僅僅停留在與其他需要保存管理的材料等混合存放，在需要使用時往往信息缺失，相關的部門只能憑經驗，摸著石頭過河，對于工程各個工序沒有相應的質量保證，其中最常見的情況就是檔案資料和建筑材料、設備等管理統一由一個管理人員管理。

（二）管理人員檔案意識薄弱。目前建筑工程當中，管理工作更加偏向于土木工程管理與造價管理方面，因為相關的管理涉及工程的成本、質量、進度等問題，企業內部未重視的情況之下，導致管理人員的檔案意識薄弱，由于建筑工程包含的資料往往冗雜，在工程竣工之后，需要交由驗收部門查閱的資料相當多樣，驗收部門需要通過相應的資料對施工的建筑規格和質量進行驗收，如果資料管理未對資料進行細化保管，往往會出現問題;在進行商品房的出售時候，同樣也需要交給業主住房的相關資料。

（三）管理質量偏低。在建立了相關監管制度的企業當中，還是存在著管理質量偏低的情況，資料管理一般分為施工前資料、施工過程資料、工程驗收資料。施工前資料一般包括：其他建筑公司建筑相關信息、造價資料、施工設計資料等;施工資料一般包括：建筑相關參數資料、施工進度及相關安排資料、材料及設備使用資料、管理工作日志等資料;工程驗收資料包括：質量驗收資料、建筑規格資料、材料用料及種類資料、污染物測量等相關資料。以上所列資料對于相應的過程都有十分重要的意義，但是在相關資料整理提供時，往往殘缺不全，數量雖然眾多卻沒有實質性數據，正是因為檔案管理質量的低下，對數量和質量都沒有設置相關標準，導致管理人員在管理過程的質量低下。

三、提高建筑工程檔案管理質量的措施

（一）完善管理制度，引入精細化管理。由于業主和相關部門對于工程質量安全越來越注重，檔案管理制度也應該健全起來，一個完整的管理制度可以確保相關人員的工作規范性與嚴謹性，同時相關的標準能夠促使檔案管理相關工作的履行與落到實處，在此，筆者建議對檔案管理引入精細化管理制度。精細化管理：精細化管理由管理理念創新衍生而來，隨著社會工作分工越來越精細化和專業化的發展，該理念被廣泛采用，建立在常規管理基礎之上。精細化管理除了擁有常規管理的基本思想與管理模式之外，以大幅度減少管理所占用資源為目標，通過管理人員職責細分、推動管理創新等方式，將管理職責明細化、具體化，及時將自身負責工作進行落實和檢查;除了對于管理人員職責的監督要求，精細化管理對于工作的細節和全過程也擁有極高要求，以期有效推行相關管理活動，最終獲得好的管理結果。精細化管理在資料檔案管理中的實際應用措施：1.人員精細化。將資料檔案管理工作的每一項細節工作都精細化到每一個相關人員身上，在實際工作中組成管理小組，設置組長、小組成員，分別負責工程數據記錄、原材料領用和歸還、實際施工記錄（例如地基厚度、場地建造長寬高）等。通過考核制度對人員職責的履行進行考核，同時要求對于資料檔案管理工作中的每個人員進行素質上的提高、職責上的落實、生活上的關心。只有將整個隊伍擰成一股繩，精細化管理的效果才能真正體現。2.工作精細化。工作精細化要求相關人員細化資料檔案管理的每一項工作細節（例如資料收集、資料處理過濾、資料歸檔、資料存放與提取管理等），只有將工作過程精細化，例如出現設備使用天數和保養次數記錄數據的缺失，先從資料收集人員開始問責，逐步確定，記入考核中，同時要求該人員對相關數據的修復進行負責。只有精細化管理完全落實，整個資料檔案管理過程才能夠順利展開，管理人員能做到資料的有效化與保密性。

（二）優化管理人員配置。管理人員是精細化管理的執行者，因此管理人員的素質十分重要，工程檔案資料管理具有一定特殊性，由于建筑市場競爭十分激烈，為防止商業間諜通過獲取公司資料達到項目獲得等目標，首先，基于信息安全的前提下，對管理人員進行第一道篩選，進入公司時間較短的不在考慮范圍。企業應該基于對員工信任度和工作方面的基礎上對員工進行選擇。其次，因為檔案資料設計方面較廣，涉及時間較長，工作量較大，相關數據和文本內容都十分復雜，因此需要在精細化管理的基礎管理之上對于相關工作進行配置優化，在內部管理人員中以責任心和工作經驗為前提進行選拔，對于之前從事各種崗位的內部人員（例如從事施工管理崗位），讓其留在施工崗位進行進行施工進度相關數據的收集，同時可以定期外聘相關專業人才開展培訓，提升管理人員的整體水平，并且進行定期的多方面綜合考核，使其在相關管理工作過程中更加得心應手。

（三）優化資料管理方式。鑒于不同的施工情況和環境可能存在差異，除了實體的相關資料檔案管理工作之外，對于資料管理還可以借用信息化技術來進行管理，通過相關的軟件對資料檔案進行相應的整理，減少相關的工作量，但是由于當前工程建設的發展狀況和行業信息化技術應用，相關的管理工作不能完全向信息化管理中轉移，為確保資料的保存安全性，仍然需要開展相關的紙質性工作，紙質信息的登記與電腦中信息同步，例如施工人員工作天數、材料領用量，通過電腦能夠更好地統計。

（四）參數資料的編寫。參數資料包括：施工材料質量報告參數、工程建筑實際參數等，相關參數的編寫要求十分嚴謹，需要制定相關的表格，數值確定和具體項目，表格中的內容應該嚴格按照相關市場準入部門和監管部門的要求進行編制，同時進行嚴格的編制，防止數據出現錯誤，導致在后面的竣工驗收過程中出現相關失誤，造成返工和全過程再確認等問題，加大工作量。

四、發展趨勢

資料檔案的管理會朝著系統化發展，建設工程的資料檔案管理隨著企業自身發展需要，將會獨立出來，成為一個單獨運行的部門，系統化的信息管理工作，能夠對整個施工過程起到“數據把控”的作用，通過對于各個過程的相關信息采集，綜合整理并提出相關意見，幫助企業在工程的施工進度中不斷調整優化。

五、結語

目前在建設施工工程當中，相當一部分企業對于資料檔案的管理不重視，相關管理人員專業素質不足，在管理過程中不夠重視導致管理工作沒有落實，同時由于相關制度的不完善，導致整個資料檔案管理工作相比于其他管理工作處于一個尷尬的地位。本文通過對相關問題的探究，分析問題的原因并且提出了四項措施，同時引入了精細化管理的概念應用于資料檔案的管理之中，以期從管理制度建立入手，對資料檔案管理工作起到促進作用。

【參考文獻】

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[2]蘇碧云.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].江西建材，2017（02）：283-284.