探析鄉鎮事業單位檔案管理的新特點

王韶平

【摘要】隨著社會經濟的發展，國內許多行業都開始運用信息化模式，由于多種先進設備的普及，加快了信息化的進程，鄉鎮事業單位檔案的管理過程中也開始順應此潮流。本文針對鄉鎮事業單位檔案管理的必要性以及現狀進行分析，通過多方面對檔案管理的新特點進行探究，希望能為相關人士提供有效參考。

【關鍵詞】鄉鎮事業單位;檔案管理;檔案機制

由于網絡基礎設施以及相應的系統建設問題，導致我國鄉鎮事業單位中所使用的檔案管理與城市事業單位所使用的系統還存在不同，針對上述情況，有關部門應當分析發展現狀，采取相應的措施以保證鄉鎮事業單位檔案管理有所改善，目前，鄉鎮部分單位中檔案管理的趨勢已經開始形成，但缺乏完善。

一、鄉鎮事業單位開展檔案管理的必要性

在鄉鎮事業單位中實行檔案管理能夠有效促進其信息化以及系統化的提升，并且可以迎合時代的發展，用更先進的理念和設備對其進行優化處理。目前對這一必然趨勢，事業單位的有關領導需要結合單位發展狀況，進行深入的研究，采用更加先進的設備以及技術來促進單位內部檔案管理模式上的創新，從而合理提升檔案管理的質量和效率。鄉鎮事業單位在檔案管理過程中，應當著重根據單位發展中所存儲的大量資料進行記錄，從而幫助單位員工隨意查閱單位內部資料。與此同時，在單位規劃中實現完善的檔案管理任務可以有效促進單位穩定發展，推動管理層對于資料的綜合化管理，并為員工的查閱提供良好的環境，有利于鄉鎮單位的可持續發展。另外，此項工作也帶動了工作效率的提升，有效推動多方面資料的收集和歸納，為后期運行提供更好的資料基礎，促使單位可以從具體的檔案管理運行轉向實際的歸類管理，從而展現事業單位對于檔案的使用價值，有利于各部門積極開展多項工作。

二、鄉鎮事業單位檔案管理中存在的問題

在目前運行的檔案管理過程中，經常會出現設備的使用率不高和缺少專業性的人才。第一，由于社會正在朝著信息化的方向不斷運行，促使眾多行業和單位的發展模式也因此有所轉變，在鄉鎮的事業單位管理過程中也會跟隨時代的步伐，采用大量的現代化設備，將傳統運行模式轉向更加現代化的運營方式。在此過程中，單位的檔案管理工作顯得十分重要，但是在鄉鎮事業單位的運行期間，由于設備的利用率不高，使得其嚴重影響檔案管理工作的發展。鄉鎮事業單位中有較多的基礎設施配置，但是由于沒有專門負責的檔案管理人員，使得專業程度始終提不上來，并且導致設備的諸多功能都沒有充分發揮出來。與此同時，還存在一些事業單位內部設備過于老舊的問題，其中的檔案管理工作經常會由于設備的影響，使得實際的管理工作始終難以順應社會的發展。第二，因為鄉鎮事業單位普遍缺少專業性的人才，實際的檔案工作任務量較為龐雜，需要更多專業性人才的支撐。針對上述情況，為保證單位能夠良好發展，需要管理層對內部的人員使用上實行進一步的調整，盡可能避免工作人員的多職化現象，應當安排專業的管理人士負責檔案的管理工作。此步驟可以有效防止檔案管理不系統的情況發生，還會因此強化檔案管理過程中的專業性。

三、單位檔案管理在鄉鎮事業單位管理中的新特點

（一）積極轉變觀念，加強檔案管理意識。在管理檔案的過程中，單位應當加強對其的重視程度，調整對于檔案理念上的轉變，不僅要將底層的員工思想予以調整，還需要調動管理層的積極性，重新認識檔案管理工作的重要性，以及崗位責任。在鄉鎮檔案管理過程中，此工作的細致化以及專業化程度能夠展現單位運行的理念以及相關負責人的工作能力。鄉鎮單位的負責人應當摒棄傳統的管理思想，采用更加先進的眼光去看待單位的總體發展和運行過程，分析社會信息化的進程，能夠有效幫助其轉變對于檔案管理的觀念。提升單位管理層對于檔案管理工作的前期資金投入，加大治理力度，向社會聘請專業的檔案管理人才，并建立一套專業的檔案管理系統，配備相對應的部門，不僅會保證事業單位的高質量運行，還會因為部門和體系的建立，促使員工的思想能對檔案管理工作有所轉變。除了建立專業的負責部門之外，還可以在其中設立多種專門負責管理的職位，按照層次區分不同的負責人，以保證此部門運行的系統化，從而提升鄉鎮事業單位發展和運行的總體質量。

（二）引進專業化人才，整理檔案管理秩序。在檔案管理的過程中，諸多項目的開展和系統的運行需要專業化的人才進行管理，才會保證體制、項目以及部門的科學化運轉，使其從一種無序的狀態轉變為序。在整個檔案管理的過程中，需要專業性極強的系統化流程，在后期歸檔期間還需要有較強的管理性，內容較為復雜。針對此種情況，鄉鎮事業單位的管理者應當根據單位發展狀況進行系統性的調整，將原有的管理工作進行改善，采用集中統一化管理的方式能夠保證整個管理過程的流程化和系統化。引進高素質的專業人才能夠有效改善此種狀況，向社會以及專業院校進行招聘，在上崗之前對員工進行培訓。例如，邀請社會上的專業化人士到學校進行演講和講座，將大量檔案管理經驗傳授給管理人員，可以采用考核的方式進行培訓，并設立嚴格的考核制度和獎懲機制，有利于提升工作人員的積極性，提高單位的凝聚力，同時也會加強工作人員的專業程度。另外，工作人員還應當加強對自身工作的要求，不斷吸收先進的管理知識，從而增加對工作崗位的理解和定期更新知識儲備，積極完成本職工作。

（三）利用現代化設備，提升檔案管理的效率。由于當代社會信息化發展的趨勢較為快速，并且大部分行業以及單位都開始實現信息化的管理，因此設備的完善程度顯得尤為重要。在時代的高速發展過程中，鄉鎮單位要想實現全面的發展和進步，需要落實信息化運行模式。在檔案管理期間，鄉鎮事業單位的管理層應當具備多種發展規劃，明確時代的發展進程，以單位的長期發展為主要的目標，加強檔案管理部門的資金投入，采用大量先進的設施，將傳統的紙質檔案進行數字化的輸入，從而實現信息化的管理。在此過程中，還應當根據時代運行的節奏調整數據信息的管理模式，增強檔案管理數字化建設。另外針對設備的使用狀況，可以邀請社會上專業的計算機人才到單位向員工傳授使用設備的具體方法，針對檔案管理流程進行相配套的教學，從而使員工熟悉整個系統化操作過程，以便于在實踐的過程中，可以妥善管理檔案。

（四）建設相應的檔案機制，創新管理模式。在單位的運行過程中，需要大量的體制來維持整個運行的模式和規律，從而使得單位運行狀態能夠有專業的等級化管理。鄉鎮事業單位在之前運行的過程中通常以一種傳統的檔案管理方式來維持單位運轉，不僅沒有具體的管理體制，內部的管理狀態還呈現一種無秩序的狀況。針對此類情況，鄉鎮事業單位應當著眼于實際，確立一套完整的檔案管理秩序，以此來確保鄉鎮檔案工作能夠在體制的管理之下系統化運行。在目前的社會發展狀況中，鄉鎮單位的發展應當結合實際需求和未來的規劃，不斷探索當前社會狀況，根據實際情況具體分析，積極學習大量先進的檔案管理知識，引進專業的管理人才，研究更多系統的管理思想，逐漸完善相應的檔案管理體制，企業可以研究國內外優秀的檔案管理運行體制，從而改善自身運行中的模式，取長補短，從而實現單位的全面發展。

四、結論

綜上所述，在鄉鎮事業單位檔案管理的過程中，還需要不斷完善。針對目前投入使用狀況中的多種問題進行有效的分析，并采用相對應的措施，全面促進檔案管理的實施進程，通過思想觀念上的轉變，引進專業化的人才，利用先進的設備，從而轉變當前的檔案機制，有利于鄉鎮事業單位的全面發展。

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