簡析大數據時代背景下檔案管理工作

張佳音

【摘要】為了進一步對個人檔案進行管理，提升管理工作的效率和質量，檔案管理工作人員應不斷關注大數據時代的特點，以此為契機進行檔案管理工作的升級。本文針對新時代檔案管理工作的主要問題，分析大數據對其的幫助，在此基礎上提出相應的提升方案。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理;主要問題;提升方案

現階段，我國不斷走向信息化、現代化，在大數據技術的幫助下各領域各行業都迎來了發展的新時期。與此同時，大數據為行業的發展帶來了相應的問題，這些問題在檔案的管理工作當中有所體現。基于檔案所具備的重要性，相關管理人員在對其進行保存、整理時需要保持高度的嚴謹性。另外，個人的檔案信息是實時更新的，管理人員需要及時對信息進行保存，保證檔案的完整性、實時性。

一、現階段影響檔案管理工作的相關因素

（一）管理工作相關制度不完善。大數據時代的檔案管理工作發展要與完善的管理工作相關的制度相匹配，完善的制度能夠給管理工作提供制度上的保障，然而現階段檔案管理工作相關制度不完善，重視程度也需要進一步加強。與此同時，傳統的管理工作相關制度還沒有與大數據技術達到高度的配合，在這樣的條件下，通過大數據技術進行檔案的管理工作就會出現相應的漏洞。另外，目前檔案管理的相關工作仍然缺乏高度的嚴謹性，因此，檔案管理相關制度的建立及完善更應該引起高度重視。

（二）檔案管理人員的職業能力仍需加強。現階段，我國部分檔案管理人員仍然保留了傳統的工作理念和工作能力，沒有隨著大數據時代的發展同步更新自我工作理念、提升個人的職業能力。檔案的管理工作需要與時代發展相適應，這就要求檔案管理工作人員不斷更新自我理念，適應新時代的工作管理模式，不斷提高個人的職業能力。換一種說法，現階段我國依然有一定數量的檔案管理人員職業能力沒有隨著大數據時代的發展而進一步提高，不利于其個人的職業發展，也不利于促進檔案管理工作的進一步優化。基于以上情況，大數據時代檔案管理工作對于相關人員的職業能力提出了相應的要求，對于職業能力有了新的衡量標準。

（三）檔案信息數據的安全系數低。現階段，我們國家社會不斷走向信息化，公民的個人信息也變得更加完善、更加復雜、更加全面，為了有效地對個人數據信息進行保護，提高個人信息數據的安全性，相關部門需要對檔案管理工作的安全性進行再升級。大數據技術一方面幫助提高了檔案管理的質量和水平，但是另外一方面又對檔案內的信息數據造成了相應的威脅。對檔案相關數據信息造成威脅的兩大因素：一是網絡黑客、病毒的威脅。二是檔案管理相關人員、技術的缺失。由于兩大主要因素的威脅，大數據時代的檔案信息數據安全仍然難以得到百分百的保障。

二、大數據技術對檔案管理工作的有利影響

（一）有效完善了檔案數據的保管工作。在以往的檔案管理工作中，主要采取紙質檔案的記錄模式，但是由于紙質的穩定性較弱，因此，傳統的檔案管理工作需要在相對穩定的工作環境中進行，如果外部環境出現突變，例如水災、地質災害等不可抗力因素發生時，紙質檔案的保存就變得非常困難，容易造成個人檔案數據的丟失，原始檔案一旦丟失，找相關部門補辦開證明相當繁瑣，耗時又費力。現階段，大數據技術有效規避了紙質檔案所存在的弊端，其具有靈活性、大容量、穩定性等特點，能夠非常有效地對個人檔案信息進行保管和整理，能夠最大程度地保證檔案的穩定性，能夠有效地加長檔案保存的時限。

（二）有效縮減檔案保存成本，提高檔案保存的效率。大數據技術具有非常強的可處理性，能夠有效提高數據信息處理的熟讀和質量，能夠有效對信息數據進行分類處理，很大程度上優化了數據處理工作的水平，在檔案管理工作當中，大數據技術能夠有效地對個人檔案信息等進行科學化保存和處理，高效率進行檔案管理工作。現階段，國內經濟社會發展水平不斷提高，各類檔案的管理需求越來越大，大數據技術一方面降低了檔案保存的成本，另一方面有效地提高了檔案管理工作的效率，將會逐步取代傳統的紙質檔案。

三、大數據時代檔案管理工作的優化措施

（一）完善檔案管理工作的相關制度。大數據時代的檔案管理工作要與完善的檔案管理工作相關制度相匹配才能最大程度地發揮信息化技術的優勢。在完善相關制度的同時，需要充分了解大數據時代檔案管理工作的相應原則和需求，深刻認識檔案管理工作的具體信息。在建立相關制度之后，還需要嚴格落實制度的相關工作，不斷優化完善工作，提高制度的可行性，從嚴從實落實制度。最后，還需要在日常工作中不斷監測制度落實過程中所遇到的阻礙因素，實時對問題進行解決。

（二）提高檔案管理人員的整體綜合素質。檔案管理人員是加強檔案管理工作的重要因素，在新的時代發展需求下，相關部門應該進一步提高檔案相關人員的整體素質，加大對檔案管理人員專業化的培訓力度。同時需要高度重視檔案管理人員的自我工作理念，檔案管理人員個人職業理念的更新是有效促進大數據技術與檔案管理工作相結合的重要因素。但是，現階段，仍然存在部分檔案管理人員工作理念落后，不能與新時代的檔案管理工作相適應，所以說，檔案管理人員工作理念思路和能力水平需要與時俱進、不斷提升，只有他們的整體素質提高了，才能跟上大數據時代檔案管理工作的步伐。

（三）優化檔案管理人員組成。由于多種因素，導致對于檔案管理工作的重視程度還不夠高，導致越來越少的年輕人愿意加入檔案管理工作當中，也造成了檔案管理工作的相關人員呈現“高齡化”。然而現階段檔案管理工作對于年輕人的需求越來越大，對其所具備的先進科學理念有了更強的需要，所以說，有關部門應該基于年輕人的視角，不斷調動年輕人加入檔案管理工作的積極性，這樣才能有效促進檔案管理工作年輕化、先進化。

（四）提高檔案管理工作的安全系數。在信息化技術的幫助下，大數據時代的檔案管理工作變得更加高效、更加有序，然而與此同時，信息化技術的流通性也對檔案信息的安全性構成了一定的威脅。出于保障檔案管理安全系數提高的目的，檔案管理的相關人員在對檔案信息進行整理、保存的過程中，需要保持高度的嚴謹性，避免網絡黑客、網絡病毒有機可乘，杜絕其對檔案信息安全的威脅。另外，政府與檔案工作相關部門也需要對檔案管理工作的相關制度提起高度重視，加大培訓力度，促進檔案管理工作的安全性、科學性發展。

四、結語

總而言之，為了促進大數據時代檔案管理工作的進一步發展，需要充分利用信息化技術的優勢，完善檔案管理工作的相關制度，更新檔案管理工作相關人員的年齡組成結構，不斷提高檔案管理工作的安全系數和水平。希望通過本文的簡析能夠幫助優化大數據時代檔案管理工作。

【參考文獻】

[1]王洪濤.大數據時代背景下的檔案管理研究[A]."決策論壇——企業管理模式創新學術研討會"論文集（上）.

[2]李亮.淺談大數據時代高校檔案管理工作思路[A]."決策論壇——企業精細化管理與決策研究學術研討會"論文集（上、下）.

[3]董芹.大數據影響下基于SWOT分析的檔案管理研究[J].現代商貿工業，2017（36）：53-55.

[4]朱文澍.大數據時代下檔案管理模式的探究[J].科技傳播，2017，9（24）：180-181.

[5]曹月.淺談大數據對檔案公共服務影響[J].黑龍江檔案，2017（06）：42-43.