基層單位檔案管理工作的數字化需求和實現策略

王俊

【摘要】在基層單位檔案管理工作中，采用數字化的優勢，優化傳統的管理理念、創新管理模式，滿足現代化數字化發展的基本需求，提升基層單位檔案管理效率與質量。在檔案管理工作中，也需要結合基礎單位的發展情況綜合分析，能夠與信息時代的發展相結合，使基層單位檔案管理逐漸地向數字化、信息化、智能化方向發展。

【關鍵詞】基層單位;檔案管理;數字化;發展策略

在信息化時代背景下，對基礎單位檔案的管理，依然采用傳統的管理模式，已經無法滿足基層單位的發展需求，對基層檔案管理工作的數字化發展產生了嚴重的阻礙。目前，在大多數基層單位的發展中，逐漸提高了對檔案管理工作的重視度，采用先進的科學技術，使檔案管理之間地向無紙化的方向發展，使檔案管理工作能夠在基層單位中發揮出自身的重要性，提高檔案資源使用的頻率，創新管理模式，能夠隨著時代的發展共同進步，促進我國基層單位的穩定發展。

一、基層單位檔案管理數字化發展闡述

（一）檔案信息數字化。在基層單位檔案管理工作中，把先進科學技術與電子設備相結合，不僅改變了傳統的管理模式，而且還能夠提供方便快捷的使用方式，不會受到時間、地點、空間等因素的限制，既節約了檔案管理儲存空間，又提升檔案資源利用率，使用人員只需要按照相關程序正常操作，就可以得到想要的檔案數據。除此之外，對基層單位檔案的數字化管理，能夠對紙質文件、原始文件、實物檔案等都進行儲存，確保基層單位檔案的安全。在以往的檔案管理工作中，需要針對不同的檔案資源，由不同的部門進行管理，而對檔案的使用，也需要到各部門中走正常的流程，最后才能夠使用檔案資源，隨著基層單位的不斷發展，會有大量的檔案資料，那么就需要建立單獨的檔案管理室，但是由于管理人員不足，無法對檔案資源合理地管理，尤其是針對塵封已久的檔案資料，需要花大量的時間查閱，影響了檔案資源利用價值。為了能夠提升檔案管理工作效率，可以采用數字化的管理，把檔案資料進行掃描、整理、儲存，不僅能夠節省檔案儲存空間，而且還方便對檔案資源的查閱與使用。

（二）檔案資源的壓縮打包技術。在現代化科學技術的發展中，逐漸地研發出計算機壓縮打包技術，并且在檔案管理工作中廣泛地應用，把檔案資源中的信息、數據、圖像、文字等都轉換為電子文檔的形式，在網絡功能的作用下，可以在計算機上對檔案資源進行分類、整理、儲存、查找等。并且，方便對檔案資源的使用，使用人員只需要在計算機上輸入相關的關鍵詞，就會找到相關的檔案資源，并且能夠借助多媒體，可以把檔案資源進行展示，不用在花費大量的時間、人力等對檔案資源查找，發揮出數字化應用在基層單位檔案管理工作中的價值。

二、基層單位檔案管理存在的問題

（一）不完善的管理制度。目前，在大多數的基層單位中，還依然現采用傳統的檔案管理模式，需要獨立的檔案儲存空間，由檔案管理人員把相關信息數據進行記錄與管理。但是，大量的紙質文件，不僅會對檔案管理工作效率造成影響，而且還會出現檔案丟失、損壞等情況。再加上檔案管理制度的不完善，使檔案資源隨處堆放，無法提升檔案資源的利用率，嚴重的會存在檔案資料缺失、失密、殘損等后果。由于檔案儲存空間不足，只能把實物檔案與紙質檔案混雜堆放，失去了檔案管理的重要價值。

（二）檔案管理效率低。在信息化技術的影響下，對檔案信息數據進行檢索，主要采用的就是電腦及電子設備，能夠在電腦中輸入關鍵詞，就會第一時間給出檔案具體內容。但是目前的基層單位，還依然采用手工檢索，不僅無法確保檔案檢索工作的準確性，而且整體的工作效率都比較低。尤其是針對一些工程項目檔案的搜索，由于工程項目涉及的工作范圍與內容比較廣泛，所儲存的檔案資源也比較多，針對其中某一檔案資源的查詢，會增加人工檢索的工作難度，并且都是以紙質文件的形式儲存，需要花費大量的查詢時間，在查詢的過程中，難免會把檔案弄亂、丟失、損壞，甚至在查找的過程中，還會泄漏其他檔案資源的信息內容。

（三）檔案管理人員的缺失。對于檔案管理工作，大多數的人員不愿意從事此項工作，一方面，是此項工作涉及的檔案資源信息內容比較多，在管理的過程中會產生一定的難度;另一方面，選擇從事檔案管理工作，只能每天對著各種各樣的檔案資源，會覺得檔案管理工作比較枯燥。并且在日常的管理工作中缺少熱情與耐心，使基層單位的檔案管理工作頻繁換人，聘用年齡大的人員，雖然薪資待遇比較低，但是無法提升檔案管理工作效率;聘用非專業的管理人員，需要重新培養，不具備專業的檔案管理知識與管理技能，只是對日常工作中涉及的信息數據進行儲存，無法確保檔案資源的完整性。

三、檔案管理工作的數字化需求和實現策略

受到信息化時代的影響，傳統的檔案管理理念與模式，已經無法滿足現代化基層單位檔案管理工作的發展需求，而對檔案管理工作的數字化發展，已經成為重要的發展方向，基層單位應引進先進的科學技術與電子設備，完善檔案資源信息內容，建立起檔案資源數據庫，提高對檔案管理數字化發展的重視度。從而促進基層單位的穩定發展。

（一）建立完善的管理體系。隨著科學技術的快速發展，使基層單位檔案管理的目錄管理模式發生了巨大的變化，采用數字化目錄，能夠對檔案資源合理地查詢，建立完善的管理體系。不僅能夠對檔案管理產生約束性，而且還能夠使各項工作按照標準制度規范性地操作，確保檔案信息資源的完整性，使檔案管理工作人員能夠把相關信息數據及時地搜集、整理、分類、儲存等。尤其是數字化的檢索操作，能夠取締人工檢索操作，確保檔案檢索工作的準確性。

（二）構建網絡管理平臺。為了滿足基層單位的發展需求，加大對檔案管理工作的建設力度，采用現代化科學技術，構建網絡管理平臺，能夠在管理平臺上，對信息資源的查詢與使用，既加強對檔案資源的管理，又實現了檔案資源的共享目標，使各部門之間能夠在網絡平臺上相互溝通，從而提升檔案資源的利用率。

四、結語

綜上所述，為了促進基層單位穩定發展，需要加大對檔案信息資源的管理，要采用數字化技術，把紙質文件與實物檔案都轉化為電子檔案，既方便保存與管理，又為檔案管理工作創新發展，無論是對檔案信息資源的查詢，還是各單位部門的使用，都提供了方便快捷的工作方式，使數字化檔案管理發揮出自身的重要作用與價值，為基層單位的長遠發展奠定良好的基礎。

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