新時期單位檔案管理現狀與解決對策

張燁

【摘要】檔案作為歷史真實的記錄，是非常重要的信息資源。無論對單位自身還是社會發展都有著重要的意義。隨著新時代的到來，對檔案管理工作提出了很多新要求與新挑戰。然而，單位檔案管理仍沿用傳統的管理模式，暴露出很多問題，極大制約了單位檔案管理效率的提升。為此，本文就當前單位檔案管理現狀進行分析，提出相關解決對策，以期進一步提高單位檔案管理水平，充分發揮出檔案資源的利用價值。

【關鍵詞】單位;檔案管理;問題;對策

檔案管理屬于單位內部管理的重要組成部分之一，為單位各部門工作的順利開展提供有力的依據與指導。近年來，我國經濟社會正邁入高速發展時期，對單位檔案管理工作提出了新要求。如何在新時期做好檔案管理工作，提高檔案的利用價值成為一個重要的研究課題。基于此，本文通過分析單位檔案管理存在的問題，并提出有建設性的對策。

一、新時期單位檔案管理現狀分析

（一）缺乏強烈的檔案管理意識。目前一些單位的領導干部與工作人員對檔案管理的重視度不足，對這方面的法律法規了解甚少，檔案管理意識普遍薄弱。對于單位領導來說，簡單地將檔案管理歸為文員工作，認為這項工作不能直接給單位帶來經濟效益，因而忽視了檔案管理工作。在這種觀念的影響下，單位全體員工也普遍缺乏檔案管理意識，從而使檔案管理陷入惡性循環。對于本單位的檔案沒有及時進行整理與總結，往往是在需要用時才去翻閱、查找。另外，片面認為檔案管理只是對檔案資料進行收集、整理、保管，而不重視對檔案資源的開發利用，沒有發揮出檔案資源的應用價值。

（二）檔案管理制度有待完善。俗話說，無規矩不成方圓，必須有一套健全的管理制度與準則才能確保檔案管理的規范化與科學化。目前，大多數單位出臺了檔案管理制度，但奉行形式主義，這些制度形同虛設，工作人員往往不按規則辦事，從而導致檔案管理局面混亂。這從客觀上體現出單位對檔案管理的重視度不足。另外，單位內部各部門間缺乏有效的溝通機制，相互協作能力低下，也在一定程度上降低了檔案管理制度的執行力，從而影響到檔案的規范化管理。

（三）檔案設施陳舊，信息化水平有待提高。隨著網絡信息時代的到來，大多數單位已進行信息化管理時代。但是仍有一些單位由于資金投入較少，采用的是陳舊落后的硬件設施，運用手工檢索方式。另有部分單位沒有配備電腦，或者檔案盒偏少，從而造成檔案歸類隨意，從而增大了檔案查找的難度。有的未按照檔案管理規范要求建設檔案室，也未做好檔案室的防火、防澇、防蟲等措施。雖然檔案管理已基本實現信息化，但因為管理制度方面的落后，電子檔案管理人才的匱乏，阻礙了檔案管理與信息技術的有效結合，因此，檔案管理質量未獲得實質性的提升。

（四）檔案人員的業務素養有待提升。在檔案管理中，檔案人員是這項工作的直接參與者與實施者，其業務素養與知識儲備均會明顯影響到檔案管理的工作質量。為此，培養一支專業化、高素質的檔案人才隊伍是提高檔案管理質量，保證檔案工作順利實施的重要前提。然而由于長期思想認識方面的不到位，不少單位對檔案崗位的招聘要求極低，從而使得檔案人員的專業素養普遍不高。盡管有的單位會定期組織檔案人員參與業務培訓，但依然無法彌補這一缺陷，也難以真正提高檔案人員的業務能力。由于崗位能力不匹配、硬件設施陳舊滯后等原因又會阻礙檔案人員工作效率的提升。此外，薪資水平不高，無法留住專業人才，也讓一些檔案人員失去了工作激情，抱著“當一天和尚撞一天鐘”的心態開展工作，阻礙了檔案工作的有效展開。

二、新時期提高檔案管理水平的對策

（一）強化檔案意識，進一步完善檔案管理制度。要想充分發揮檔案管理的職能與作用，在工作上獲得更好的效果，單位領導必須高度重視檔案管理工作，要充分認識到這項工作對單位發展的意義，將其擺在重要的位置上。同時，檔案部門開展檔案宣傳工作，向廣大職工普及《檔案法》，讓大家充分認識到檔案管理的意義，自覺配合好檔案管理工作。然后，結合單位實際，進一步完善單位檔案管理制度，適應新時代檔案管理發展的要求。在制定制度的過程中要特別注重制度的可操作性、科學性與合理性，符合單位自身需求。完善的檔案制度能對單位領導與職工產生制約作用，在日常檔案管理過程中突出地位的平等性，這是確保檔案管理效率的一大保障。單位檔案部門負責對檔案制度嚴格執行，確保檔案制度的公平性與嚴肅性，讓檔案工作得以順利展開。另外，出臺一套健全的績效考核制度，對檔案工作進行科學合理的量化，以獲取公正、客觀的結果。根據考核結果對檔案人員進行獎懲激勵，以更好地激發他們的工作熱情。

（二）給予資金支持，改善檔案管理的硬件條件。檔案部門要積極向單位爭取資金支持，單位也應加大對檔案管理與開發利用的支持力度，從人力、物力方面給予更多支持。針對檔案經費不多的現狀，可分批逐步添置所需的檔案管理器材，引進先進的檔案管理技術，實現對檔案的科學化、信息化管理。工作人員將檔案資料轉化為電子檔案，在檔案數據庫保管，既能保證檔案資料的完整性，也能大幅減輕工作負擔。在此基礎上，檔案部門要努力思考如何在減少人力投入或無人化操作的條件下開展檔案資源的自動存取操作，進一步提高檔案管理自動化程度。檔案部門可開設檔案資源服務平臺，充分整合單位內部各部門的檔案管理工作，搭建檔案管理的中樞平臺。引入身份認證技術、云計算技術、大數據技術等，提高檔案資源的查詢與檢索效率。此外，檔案部門要積極與其他兄弟單位進行交流溝通，借助網絡技術實現單位間檔案信息資源的共享，使館藏資源更加豐富，也能進一步提高檔案資源的利用價值。

（三）加強檔案隊伍建設，提高檔案管理與開發利用水平。檔案管理具有極強的專業性特點，并非簡單的收集保管資料。這涉及對檔案的分類、編研以及開發利用等工作。檔案人員必須具有扎實的理論知識與較強的專業能力，才能做好這項工作。然而從實際來看，很多單位的檔案人員非專業出身，檔案專業人才非常少，尤其是復合型專業人才更是匱乏。對此，單位要重視引入檔案專業人才，從社會、高校招聘優秀的專業人才，優化檔案管理隊伍結構。與此同時，加強對檔案在職人員的教育培訓，邀請專家學者開設講座，采用多元化的培訓方式，著力提升檔案人員的業務素養。每次培訓后進行考試，凡是未通過者需重新進行培訓，多次未通過者應直接調離崗位，對考核成績優秀者給予相應的獎勵。這有利于增強檔案人員的學習意識，從內心重視業務學習，進而增強學習的自覺性與主動性。

三、結語

總之，檔案管理對單位發展來說有著重要的意義。為此，單位領導與全體職工都應充分重視這項工作。作為檔案工作者我們要充分認識到新時期檔案管理工作的新要求與新特點，把握機遇，增強創新意識，堅持以科學理論為指導，采用科學的方法不斷優化檔案管理機制，更好地發揮檔案資源的利用價值。

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