大數據背景下檔案的管理與利用

張永妙

【摘要】本文首先簡述了檔案管理的概念，分析了大數據技術應用于檔案管理的優勢，隨后提出了大數據背景下檔案管理與利用過程中存在的問題，并有針對性地提出了相應優化對策，以期為相關從業者提供參考。

【關鍵詞】大數據背景;檔案管理;利用

在大數據背景下，為了提升檔案管理的質量和效率，給檔案服務提供多樣化、便捷化的數據利用，需要將大數據技術充分應用于檔案管理工作中，從而實現檔案工作和大數據常態化發展，有助于提升檔案管理和利用工作的質量和效率。因此，深入研究大數據背景下的檔案管理和利用，推動檔案服務工作有效發展是當前亟待解決的重要問題。本文的主要研究內容為檔案管理和利用過程中存在的問題及對策。

一、檔案管理的概念

檔案具有原始性、憑證性、價值性等特點，通過采用大數據技術進行檔案管理，能夠充分發揮其數據容量大、傳輸效率高、數據結構多樣化的優勢，通過電子檔案實現檔案的有效管理。電子檔案是指根據檔案管理的標準和規范，有目的性地留存起來且有著一定參考憑證的價值、帶有背景信息、利用特殊形式封存的電子文件。因此，在大數據背景下，電子檔案管理的原則是對電子檔案管理進行全過程、全方位的密切關注，使電子檔案保有其應有的原始性、價值性、憑證性。

二、大數據技術應用于檔案管理的優勢

大數據技術在檔案管理中的優勢主要體現在以下四個方面：第一，能夠有效提升檔案管理效率。通過使用計算機管理系統進行電子檔案的管理，可以有效降低檔案管理人員的工作量，并極大地提升管理效率。第二，提升檔案存檔的嚴謹性。通過電子檔案的普及，對于保證檔案的嚴謹性具有重要意義。同時，在查找檔案時可以根據智能搜索快速查到所需文件，能夠有效提升審閱速度，并避免了檔案內容管理混亂的現象。第三，查漏補缺。利用大數據技術進行電子檔案的管理，能夠及時發現檔案的錯漏并進行補充，有效地保障了檔案的完整性。在檢查存檔文件時，需要通過手動的形式對傳統表單文件管理進行壓縮和加載，并在管理系統中對電子表單文件管理進行直接修改，有效提升了管理效率。第四，有助于實現標準化管理，提升管理質量。通過電子檔案管理，由計算機制定統一標準，并實現智能化管理，能夠有效保證管理工作的規范性，從而有效提升管理工作的質量。

三、大數據背景下檔案管理與利用存在的問題

在大數據背景下，檔案管理和利用過程中存在的問題主要體現在以下方面：首先，電子檔案管理模式發展較快，但各地區、各企業所建設的電子檔案管理系統和軟件都存在一定差異性，導致其難以在電子政務系統和辦公自動化系統中實現統一管理和開發利用。這一現象導致電子檔案難以實現有效共享，難以制定統一標準并實施，無法進行有效管理和規劃，嚴重制約了電子檔案管理的進一步發展。其次，電子檔案管理的安全性仍然是當下亟待解決的重要問題。雖然應用大數據技術能夠將紙質文件轉化為數據信息，從而有效抵抗火災、爆炸、洪水災害等等影響，但由于計算機和網絡系統存在漏洞，數據流的發展使得檔案數據和計算機網絡系統緊密連接，很容易受到黑客攻擊和病毒攻擊，從而對檔案數據的安全存儲產生不利影響。再次，由于檔案管理信息化建設仍然受到傳統檔案管理模式的影響，未能形成具有較強系統性、規范性、統一性的標準模式，導致檔案數據的管理缺乏科學性，且許多企業領導者不夠重視檔案管理工作，使得管理人員的檔案管理工作積極性受到打擊，使得管理效率降低，從而嚴重影響檔案數據存儲和管理的安全。最后，缺乏復合型的高素質人才。電子檔案的管理和利用給檔案管理人員提出了更高的要求，其必須具備較強的數據收集、數據統計、數據分析能力，并能夠活用檔案管理系統。然而，當前檔案管理人員的綜合素質參差不齊，高素質人才總量嚴重不足，因此，需要加強高素質檔案管理隊伍的建設，并加大培訓力度，從而為檔案管理工作的發展奠定人才基礎。

四、大數據背景下檔案管理與利用對策

（一）積極開發檔案管理新技術，實現檔案管理和利用服務的創新。大數據技術的優勢不僅體現在具有龐大的數據容量，同時還體現在應用大數據技術，能夠提升檔案管理效率和利用價值。因此，為了優化和提升檔案管理和利用，需要加大對大數據技術的研發和應用，通過對大數據進行收集、存儲、挖掘和分析，并合理利用傳統檔案信息資源以及大數據背景下數據的存儲和應用技術，促進檔案管理實現自動化和智能化，能夠實現遠程檢索、在線利用檔案數據，及時為相關決策的制定和實施提供可靠的數據支持，從而給各企業的生產經營活動提供方便，有效提升檔案管理的效益。

（二）完善檔案管理機制，建立統一的檔案管理規范。建立完善的檔案管理機制和統一的檔案管理規范和標準，能夠有效提升檔案管理和利用的效率和質量。通過大數據技術的應用，能夠有效建設科學的管理平臺，實現各部門之間的統一管理，并通過在線的形式實現不同部門之間檔案信息的共享和交流，并充分創造出巨大的價值。然而，在傳統檔案管理機制的制約下，各部門之間的檔案信息資源通常處于相對獨立的狀態，難以實現有效整合和共享。因此，需要建立完善的檔案管理機制，提升各個部門和工作環節中的溝通和寫作，有效提升檔案資源的利用率和檔案管理效率，實現檔案數據規模化、經濟化的管理和利用。除此之外，由于檔案數據量龐大，且具備多樣化的結構類型，必須形成統一的管理規范方可實現檔案管理平臺的有效運轉，從而將資源、技術、處理流程等有效統一，實現檔案管理和利用的規范化運作。

（三）加強電子檔案管理安全系統的建設。一方面，需要加強準入安全建設。信息數據的訪問管理是保證檔案資源的共享安全得到有效保障的重要措施，訪問管理是檔案網絡安全保護的重要渠道，具有重要的保護意義。通過合理運用訪問管理技術，能夠對認證用戶的訪問權限進行管理和控制，從而保證資源不受非法侵權和惡意披露。通常情況下，訪問管理方法主要包括文件權限設置、密碼加密、身份認證、網絡設備權限控制等;另一方面，需要加強接入安全建設。訪問管理是實現電子檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源訪問符合要求的有效措施。要想保證電子檔案資源的安全存儲，檔案部門需要事先掃描電子檔案信息，隨后再將其傳入綜合共享平臺，從而有效避免惡意數據的入侵。同時，檔案部門還應當選擇合適的加密存儲技術、檔案存儲系統和共享機制，從而有效保證數據的加密存儲，保護檔案云平臺和檔案信息資源集成共享平臺中存儲信息的安全性。

五、結束語

綜上所述，在大數據背景下，各行各業之間的競爭已經逐漸轉變為資源和數據的競爭，因此實現大數據資源的開發和利用，提升檔案管理效率，方可實現更大的價值。通過應用大數據，為檔案管理提供了新的模式，并建立新的管理系統和平臺，有效推動檔案管理和利用服務的升級，將大數據的作用和價值最大程度地發揮出來。因此，檔案管理人員必須不斷提升自身的綜合素質和相應技術能力，才能促進檔案資源的價值有效發揮。

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