基于BPM系統的重點工作督辦管理方法探析

范國明 余莉莉

【摘要】督查督辦是企業辦公室工作職能的一項重要內容，做好工作督辦是保障企業各項重點工作得到有效落實，各項決策部署高效執行的重要手段。利用MBP系統開展重點工作督辦管理是應用信息化手段提高工作督辦質量和效率的最佳選擇。本文主要分析了基于BPM系統的重點工作督辦管理方法的必要性、主要優勢和實施路徑等。

【關鍵詞】工作督辦;BPM系統;質量;效率

督查督辦是企業辦公室工作職能的一項重要內容，做好工作督辦是保障企業各項重點工作得到有效落實，各項決策部署高效執行的重要手段。在網絡化時代，利用互聯網技術和信息化手段提高工作督辦效率和質量顯得尤為重要。業務流程管理（Business Process Management，BPM）系統是應用廣泛的現代企業信息化管理系統，工作督辦管理BPM系統是專門開發的專業化管理平臺，在辦公室履行督查督辦職責過程中發揮了極其重要的作用。

一、現狀分析

傳統的工作督辦主要是通過督辦人員現場調查催辦、電話催辦、業務部門提交工作進展情況報告等方法，實現對重點工作執行的轉辦、催辦。結合當前，傳統的工作督辦方式存在一些不足和弊端，主要表現在以下幾個方面。

（一）效率不高。傳統督辦方式需要專人督辦，與業務部門多次對接了解工作進展情況，會造成彼此的時間浪費。督辦結果需要對業務部門反饋的情況重新梳理總結，對比進度計劃，得出結論，工作周期較長。

（二）效果不佳。因工作督辦帶有一定的監督性質，業務部門對工作督辦的支持力度不足，存在疲于應付的態度，所反映的工作進展情況真實度不足。督辦人員會因其他業務繁忙而壓縮督辦時間，也會存在工作督辦流于形式的現象等，導致督辦效果不佳。

（三）專業性不強。針對某些專業性很強的工作，因辦公室督辦人員對該項工作所涉及的專業領域知識了解不夠，很難確定該項工作推進的難點是什么，影響進度的關鍵因素是什么，更難以準確判斷總體進度。

二、工作督辦管理BPM系統實施路徑

工作督辦管理BPM系統是結合企業實際專門開發的工作督辦管理專業化平臺。工作督辦管理BPM系統主要分為五個操作角色：部門計劃管理員、部門員工、公司計劃管理員、審核審批人員（部門領導、分管領導、總經理及黨委書記）、績效管理員。

一是部門計劃管理員主要根據工作動態，在系統中填報重點編制、重點執行情況及計劃的調整等。二是部門員工主要對所負責的工作進展動態時時填報，上傳完成交付物。三是公司計劃管理員主要負責公司重點工作計劃的編制、公司計劃完成情況核查、部門計劃調整審議結果錄入、公司臨時計劃追加、月度重點工作評價。四是審核審批人員主要負責計劃的審核審批。五是績效管理員根據工作完成情況，輸出綜合績效評價。具體流程如“圖1”工作督辦管理BPM系統流程圖所示。

三、工作督辦管理BPM系統的主要優勢

（一）突出信息化，督辦效率得到提高。工作督辦管理BPM系統是專業的信息化管理系統，實現辦公網絡化、自動化，與辦公自動化系統（OA系統）有機結合，提高工作開展的便捷性。業務部門根據工作進展情況隨時更新工作動態，督辦人員定期查看督辦結果，實現高效督辦。在系統中，每項工作都實現PDCA閉環管理，工作的執行落實情況得到大力改善。

（二）結果真實準確，督辦質量得到保證。各業務部門填報的工作進展動態和完成交付物都須經過部門領導審核，上報工作完成情況的真實性大大提高。另外，全員可在系統中查看各項重點工作內容及完成動態，發揮了全員監督的作用。

（三）實現自動考核，促進工作自覺性提升。工作督辦管理BPM系統有自動考核功能，各業務部門在規定的時間范圍未及時填報工作情況的，工作督辦管理BPM系統將自動發起考核。因此，各業務部門的工作自覺性大幅提高，對所負責的各項重點工作必將嚴肅認真地完成，起到了真正的督辦效果。

四、結語

工作督辦管理BPM系統按照企業需要定義流轉規則，流程自動流轉，成為企業業務流程處理的一個“不知疲倦”的幫手。通過工作督辦管理BPM系統，以成熟的網絡技術和信息技術為手段，很好地實現了企業對工作督辦的需求，改善了工作督辦存在的不足，提高了工作督辦的效率和質量，完全符合現代企業對信息化辦公的要求。