科研單位檔案信息化管理探究

劉曉英 王凱弘

【摘要】在網絡信息時代，信息化模式是檔案管理的重要趨勢，是科研單位追求更高檔案工作效率的客觀需要。科研單位的檔案部門應靈活運用信息化技術的優勢并結合適應新形勢的工作方式，探索加強檔案信息化管理的策略，以便充分發揮檔案管理的重要作用，提高科研單位的工作質量與綜合效益。

【關鍵詞】科研單位;檔案管理;信息化

檔案信息化管理指的是把傳統以檔案實體為中心的管理模式轉變為以檔案信息為載體的社會服務。科研單位是為解決某些科學與實踐問題而成立的，更應更新思路、開放眼界，認清當今時代科技高速發展的潮流，認識檔案信息化管理的價值，加快信息化發展進程。

一、科研單位檔案信息化管理的重要性

在新時代，科研單位檔案信息化管理是重要的、迫切的，主要體現在三個方面：

（一）有助于提高科研單位檔案管理效率。科研單位檔案的生成涉及諸多內容，在存檔之后也會被多次使用、進行日常維護，并且隨著檔案重要程度、存儲年限等的變化，會繼續出現存檔變動。這一系列復雜的、細致的工作如果只依賴人工，不但耗費大量人財物資源，還會影響工作效率，無法滿足科研檔案服務需求。加強檔案信息化管理則能讓檔案人員從傳統繁瑣的工作模式中解放出來，利用計算機和網絡提高工作效率，形成一個完整的檔案信息化網絡。

（二）有助于提高科研單位檔案管理質量。在傳統的檔案人工管理中，科研單位相關人員時常在查閱檔案之后才發現不是自己需要的內容，不得不進行新一輪的查閱，不僅費時費力，且頻繁查閱檔案會慢慢損耗原始文件，甚至出現丟失文件的情況。科研單位的一些檔案需要保密，要求檔案人員具備高度責任感。利用檔案信息化管理方式能記錄科研檔案的基本內容、借閱人員、保密級別等，直接減少檔案的泄密與損耗的風險，提高檔案使用的針對性，并及時開展檔案維護工作，促使科研單位檔案管理質量大幅度提升。

（三）有助于提高科研檔案資源再次利用效率。科研單位建立統一檔案管理標準和信息化管理平臺，在實現檔案信息化管理以后，可以在內部網上共享檔案信息，實現檔案數據資源的共享，方便多次利用檔案資源，提高其利用率，這對信息化基礎檔案利用和信息資源開發利用都起到不可或缺的作用。

二、科研單位檔案信息化管理的策略建議

信息化建設在科研單位檔案管理工作中已經普及，但由于檔案信息化管理建設規劃不完善、基礎設施建設相對滯后、檔案信息數據庫功能不全、檔案工作者教育培訓不到位等，導致檔案信息化管理后勁不足，急需強化。

（一）完善檔案信息化管理的建設規劃。科研單位的檔案信息化管理必然要在發展檔案事業的大環境里遵循國家標準與安全保密原則，不斷完善其建設規劃，找到與自身情況相符的發展路徑。第一，統籌兼顧，促進單位自動化辦公系統和檔案信息化管理的有機銜接，基于單位辦公平臺實現系統內電子文件的在線移交、在線傳遞和在線查閱，奠定電子文件的歸檔及其規范化管理的堅實基礎。第二，精準發力，以充分調研、合理論證和科學規劃為基礎，把有限的資源投入到檔案信息化管理的關鍵部位，例如檔案數字化建設，確保檔案信息的完整性、繼承性。第三，適時調整，因為檔案信息化管理是長期的系統性建設工程，不可能一勞永逸，應緊跟時代發展步伐，調整并完善建設規劃、實施方案，使其在滿足當下信息化發展要求與特征的同時，適應今后一段時期信息時代的發展需要。

（二）加強單位檔案管理基礎設施建設。科研單位檔案信息化管理需要設施設備的支持，主要包括硬件設備和軟件環境。針對硬件設備，單位應配齊計算機、相機、掃描儀、打印機、錄音設備和制作音視頻的信息錄入、傳輸、輸出等設備。科研檔案信息的保管、安全都與存儲介質有關，選擇恰當的存儲設備是有序推進檔案信息化管理的關鍵環節。目前檔案信息化管理以掃描件、圖片、音頻和視頻等資料為主，在系統存儲以外使用光盤刻錄技術。雖然光盤方便攜帶、能快速存取，并且成本低廉，但和硬盤相比儲存量、存儲速率和穩定性都不足，要求科研單位檔案人員在實際工作中按照所存儲檔案信息的要求選擇設備。例如通過專用的、穩定性強的設備存儲珍貴檔案信息，或將其轉變為紙質材料妥善保存;通過硬件等穩定性強的設備存儲需要長期保存的、質量要求較高的檔案;通過價格低廉的可擦除光盤或一次性光盤存儲周期較短、存取速度要求不高的檔案。針對軟件環境，科研單位應專門設立檔案信息化管理經費，確保檔案信息化和單位信息化同步進行。因此，要加強檔案局域網自動化集成管理，面向檔案的整理、編目和使用等工作，基于自動化管理形成整體的、為使用者提供檢索與查詢等服務的系統;通過單位網站面向各個科研部門、管理部門等提供檔案信息服務;利用各種網絡應用系統收集電子檔案，及時完整歸檔;與互聯網連接，促進業務合作，共享科研檔案信息資源。

（三）建立功能完善的檔案信息數據庫。檔案信息數據庫是有組織的、系統化的一個數字大集合，當下科研單位要建立的檔案信息數據庫的信息主要來源于館藏檔案和收集的電子文件。對于館藏檔案，應通過數字化技術把以其他形式存儲的所有檔案數據信息都利用手工著錄和掃描等形式變成以數字記錄方式存儲在磁盤、光盤等設備中，促使館藏檔案實現數字化轉化;對于收集的電子文件，應基于數字化管理體系開展歸檔和整理等工作，把它變成數字化檔案，形成檔案數據庫。在建立檔案數據庫之后要積極利用大數據技術加強對檔案數據的深度挖掘，實現精準洞察和精準服務，提高用戶對檔案的認同感，體現科研單位檔案的服務價值。例如要對用戶信息實施數據挖掘，從中提取他們的信息需求，查看訪問服務器時的日志文件，對其行為加以跟蹤，推測需求，提供個性化的科研檔案信息利用服務。也可以挖掘用戶的統計檢索及瀏覽記錄，通過運用統計分析方法分析用戶點擊檔案目錄的概率，選取點擊率較高的檔案實行數字化處理;分析用戶檢索檔案時使用的關鍵詞，完善并充實數據庫的檢索關鍵詞，提高查準率;分析用戶訪問網頁的頻率，尤其是在原有的檔案信息化管理基礎上利用查閱權限和記錄查閱頻率，從數據中找到問題，補齊短板，提供深層次的檔案信息服務。

（四）加強檔案工作者綜合素質的繼續教育。高素質的檔案工作者是科研單位加強檔案信息化管理的基礎，檔案工作者不但要提高自身能力，夯實政治理論，還要具備專業知識和創新能力，成為熟悉檔案管理的、專業知識水平較高的復合型人才。那么科研單位就要加強對檔案工作者的繼續教育，落實專業培訓工作，特別是對于從其他崗位轉到檔案管理崗位的工作者或兼職工作者，必須建立并實施系統培訓計劃，使其掌握計算機技術、網絡技術、數字化技術等現代信息技術，運用信息技術開展檔案管理工作。檔案工作者要堅持學習檔案的歸檔、館藏檔案的數字化等方式，提高檔案信息化管理質量，提高工作能力與素質，提高檔案信息化管理程度。

三、結束語

檔案信息化管理是一項復雜的、系統性的工作，科研單位的檔案部門務必要完善其建設規劃，加強基礎設施和檔案信息數據庫建設，利用大數據挖掘技術提升科研檔案信息服務質量，同時積極加強對檔案工作者的繼續教育，全面提高檔案管理效率，促使檔案數據、檔案信息更好地為科研單位的設計與研究工作服務，為科研單位的運行與發展提供可靠支撐。

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