大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理解析

白楊

【摘要】為了提高事業單位檔案管理的有效性，一定要將目前的管理方式進行創新，通過智能化和信息化的管理手段、措施來提升當前檔案管理的效率和質量，同時也要使用一些創新技術來將管理體系健全，吸引更多優秀的人才，提升我國事業單位電子檔案的應用效率。本文將對大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理應用進行探討。

【關鍵詞】大數據;事業單位電子檔案;信息化管理

對于當前的事業單位發展過程來說，電子檔案信息化管理已經成為內部管理的主流，通過信息化管理能夠使檔案管理更加精準，效率也得到一定提升。但當前檔案管理過程中還存在著一定的問題，影響著事業單位的發展。為了進一步提升事業單位工作效率，實現由管理型政府向服務型政府的轉型，必須提供更高效的電子檔案信息化管理系統。通過更加有效的運營和發展才能夠幫助事業單位滿足大數據時代的發展潮流，推動電子檔案信息化管理更加科學。

一、事業單位電子檔案信息化管理的意義

事業單位信息化管理在當前的發展中起到了非同尋常的作用。通過信息化和技術化的手段，對事業單位中使用的技術和使用的方式方法進行分析，對內部工作流程進行合理控制，能夠讓事業單位的信息數據得到掌控。在這個過程中，事業單位能夠有效進行管理，通過綜合性強的控制方式提升事業單位內部管理的有效性，使信息化管理的范圍得以保證。國家對事業單位要求的不斷提升使內部檔案管理的復雜性逐漸增加，所以通過事業單位信息化管理能夠更加迅速有效地實現事業單位的管理全面性。通過對事業單位各種環節進行合理的檔案存儲，能夠將所有事業單位的工作內容和相關信息進行存檔，讀取更加方便。通過細致的分析和管理能夠實現各個環節的信息有效結合，對數據進行加工處理在管理端能夠做出科學穩定的控制情況報告，并且能夠進行相應的審核，對事業單位可能發生的風險進行評估，提前做好應急預案。

二、事業單位電子檔案信息化管理存在的問題

（一）認識上的誤區。目前我國事業單位管理中還存在著使用傳統管理方式的情況，信息化管理模式在我國事業單位的應用時間比較短，應用范圍比較狹窄。很多事業單位對其認識存在明顯的不足，認為信息化只是利用計算機、互聯網對相關資料的收集和存儲，對整個單位內部的工作質量和效率的有效性比較弱。其實，信息化能夠對當前事業單位進行整體分析和監控，了解目前單位中存在的問題，推動整個單位的管理效率提升。同時很多領導沒有認識到信息化的重要性與有效性，使當前事業單位電子檔案管理中出現不小心被刪除或被他人盜竊等問題。

（二）軟件不夠成熟。在信息化背景下，多種信息軟件被開發出來，但很多軟件沒有切合當前事業單位的實際管理要求，制定還不夠成熟，在應用過程中還存在著很多問題。我國所應用的軟件主要包括自主研發和國外引進。目前自主研發的檔案管理軟件還不夠成熟，整體來說不夠先進，而國外引進的電子檔案軟件雖然成熟度夠，但不能完全貼合我國不同單位性質的需求，靈活度較差，在應用過程中也十分有限，如電子檔案與原始檔案的銜接，機構改革財務檔案合并使用等問題，并且引進資金高，很多事業單位不愿意投入巨大的成本。目前想要解決這一問題，必須要對我國當前的軟件缺口進行研發和補充。加強相關事業單位軟件的開發，解決目前人才匱乏的情況，同時也要重視當前缺乏有效管理軟件的問題，應用更加有效的方式來提高我國信息化管理的水平。

（三）電子檔案信息化管理機制不健全。我國經濟的不斷發展，導致各行各業的競爭增加，事業單位也更重視為人民提供更加高質量的服務，所以要想提升整個事業單位管理的有效性，必須要重視電子檔案信息化管理機制的制定。但目前很多事業單位在發展過程中沒有重視管理機制的開發，也忽略了電子檔案信息化管理機制的建設，這樣使得窗口服務型事業單位的服務效能下降。同時，很多單位內部的檔案制度非常完善，但缺乏對信息化電子檔案管理制度的制定，很多工作指令不能有效傳達，處理問題和進行監管也沒有一定的體系，使得當前事業單位的電子檔案建設受到了很大的影響。

三、事業單位電子檔案信息化管理的策略

（一）根據情況制定管理機制。要想提升事業單位電子檔案信息化管理水平，首先要制定相應的管理機制，對于不同的事業單位需要根據實際情況來制定相應的電子檔案信息化管理模式，開發有針對性的電子檔案存儲軟件，使得檔案信息和數據更加精準與全面。在制定管理機制時，需要將檔案管理的目的和管理的要求進行明確，通過技術人員和領導層的共同商議來為電子檔案信息化管理范圍制定相應的計劃，制定相應的制度來確定信息化管理等有效性。通過這樣靈活的設計，能夠提升電子檔案信息化管理水平，也能保證當前事業單位檔案管理的全面性。

（二）事業單位電子檔案信息化管理系統的應用。事業單位電子檔案信息化管理需要制定相應的信息化管理系統，通過這樣的系統能夠實現對檔案數據和信息的收集，通過數據作為決策依據，來對單位的發展進行規劃。領導要想對事業單位進行管理，需要科學的數據，通過電子檔案信息化管理的應用，能夠更好地計劃、組織、協調日常的運行，通過當前的各種信息化、智能化的管理系統，能夠提高電子檔案系統運行的效率和質量，通過這樣的方式能夠讓整個事業單位有效性得到提升，也防止一些檔案泄露和信息數據出錯的情況。電子檔案系統在安裝時也比較簡單，不用花費過多的成本，既節約了人力，也提升了信息的科學性和全面性，十分適合當前的事業單位使用。通過這樣的方式，使目前信息的輸入工作量得以減輕，也能夠讓相關人員及時了解目前事業單位的運行情況，在選擇需要使用的檔案過程中更加便捷，進而更好地進行電子檔案的控制和管理。

（三）進一步有效確保檔案信息管理的安全性。當前互聯網已經滲透到各行各業的每一個角落，對于事業單位來說，電子檔案的安全性十分重要，為了進一步避免電子檔案管理工作中出現的安全問題，一定要確保檔案信息管理的安全性，需要加強管理工作和安全監督工作。在大數據背景下，海量的數據可以通過一些便捷的手段進行傳輸和保存，在這種方便快捷的保存模式下，也會帶來巨大的安全隱患。所以，在事業單位進行檔案保存的過程中，一定要重視數據的安全性，可以通過防火墻和殺毒軟件等定期進行殺毒，同時管理人員要保持高度的警惕，及時對整個電腦進行監控，避免出現數據丟失和數據盜竊等情況。最后需要加強人員配置，每一個環節都需要有專人進行管控，全面保護，只有這樣才能加強信息化建設的力度，推動我國事業單位全面發展。

四、結語

綜上所述，在大數據背景下，對于當前事業單位的發展來說，事業單位電子檔案信息化管理是十分有必要的，是提升事業單位質量和效率的重要方式。電子檔案信息化管理能夠保證更加穩定和安全，是整個事業單位發展過程中的重點。因此，加強事業單位電子檔案信息化管理，靈活應用信息化管理模式，解決當前存在的問題，才能真正提高事業單位的工作質量，推動我國事業單位的發展。

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